I ett innlegg hver måned retter vi oss mot de viktigste interne problemene som våre kunder har identifisert som å hindre organisasjonens evne til å kjøre på sitt beste. I dette innlegget undersøker vi retningslinjer og prosedyrer.

Retningslinjer og prosedyrer er nødvendige for en smidig og effektiv organisasjon med mindre konflikt og omarbeiding. Det er imidlertid ofte forvirring mellom hva som er en policy og hva som er en prosedyre,og hvordan du oppretter P&P som er effektive. I sin strategiske planlegging interne vurderinger, mange av våre kunder kommenterte at deres retningslinjer og prosedyrer var mangler eller ineffektive. I dette blogginnlegget har vi tenkt å klargjøre definisjonene og gi deg noen gode tips for å skrive god politikk og prosedyrer.

Definisjonene

la oss starte med hva som er en policy og hva er en prosedyre.

• politikken til en organisasjon er klare, konsise uttalelser av parametrene som en organisasjon driver sin virksomhet. I hovedsak er retningslinjene reglene som ansatte overholder når de utfører sine ulike ansvarsområder.
• prosedyrene er instruksjonene eller trinnene som beskriver hvordan du fullfører en oppgave eller gjør en jobb.

en av de enkleste og klareste forklaringene jeg har hørt er dette. Hvis du drar på en kjøretur, er retningslinjene for stasjonen reglene for veien du følger, dvs. fartsgrenser, enveisveier, ingen passerende soner, etc. Prosedyrene for kjøreturen er instruksjonene du følger for å komme dit, dvs., gå 75 miles vest på Interstate 40 til Du kommer Til Nashville, så Ta Interstate 65 sør for 25 miles, etc. Retningslinjer styrer hvordan du kjører, prosedyrer forteller deg hva du skal gjøre for å komme til reisemålet ditt.

Skrive Gode Retningslinjer og Prosedyrer

PÅ PGS lager VI retningslinjer for å veilede hvordan vi opererer i vår virksomhet. Vi bruker en mal som inneholder følgende:

• policynavnet og delingen av organisasjonen som den gjelder for (økonomi, salg, leder og så videre)
• formålet med policyen. Dette er en kort uttalelse som definerer hva vi vil ha når denne politikken er i kraft.
• teorien for politikken. I likhet med formål, men kommer fra en annen vinkel, forklarer teorien hvorfor dette er viktig.
• Til Slutt lister Vi elementene i selve policyen eller spesifikke regler vi alle følger med hensyn til denne policyen.

For eksempel har vi et sett «Admin Day» FOR PGS, en dag da vi alle prøver å være til stede på kontoret eller jobber Via Skype uten planlagte kundemøter eller utenfor avtaler. I clarifying Admin Day har vi en skriftlig policy.

formålet med Admindagspolicyen lyder: å sikre at kommunikasjon mellom teammedlemmer er tilstrekkelig, at tilstanden til selskapet er kjent for teammedlemmer og at problemer identifiseres og løses raskt.

teorien sier: Opprettholde sterk forståelse blant teammedlemmer re. tilstanden til virksomheten og løse problemer som hemmer produktiviteten til teammedlemmer, vil resultere i et høyt presterende team og organisasjon.

politikken selv for Admin Day inkluderer kuler som: «Hver onsdag er pgs’ utpekt admin day.», og «Teammedlemmer forventes å delta i vårt personalmøte hver onsdag klokka 8:30»

Prosedyrer PÅ PGS har et annet utseende. Nesten alle våre prosedyrer er skrevet som flytskjemaer. For eksempel har vi et flytskjema som tilrettelegger for hver fase Av Vår Visjon Navigasjon® strategisk planleggingsprosess. Disse flytdiagrammer de generelle trinnene som må følges for å sikre at hver klient får et sluttresultat av høy kvalitet fra økten.

Prosedyrer er også ofte skrevet som en rekke trinn i et word-dokument, som trinnene for å angi faktureringsinformasjon I Quickbooks.

Endelige notater om utvikling av retningslinjer og prosedyrer

Retningslinjer og prosedyrer er avgjørende for en organisasjon å holde alle opererer fra de samme kjerneprinsipper og fullføre sine oppgaver på den måten som sikrer en lyd, pålitelig produkt hver gang. Den eneste advarselen i å lage et sett med retningslinjer og prosedyrer: vær forsiktig for å unngå overkill.

Vi har noen tidligere blogger om når du skal opprette policy, og når ikke det vil hjelpe deg med å avgjøre når en policy er viktig og når den ikke er. på Samme måte er prosedyrer viktige når en avvik fra prosessen vil resultere i omarbeid eller et dårlig gjort produkt, eller for en svært komplisert og kompleks oppgave. Prosedyrer blir overkill når de er opprettet for enkle oppgaver eller oppgaver som virkelig kan gjøres effektivt på en rekke måter for å oppnå det samme resultatet.

Hva er dine erfaringer? Vi vil gjerne høre dine tanker. Send oss en e-post for å starte samtalen.