gir bedriften din små penger til ansatte? Små kontanter er små mengder kontanter som bedrifter bruker til å betale for lave kostnader, som frimerker eller donuts for et møte. Men hvis du skal etablere et smålig kontantfond i din småbedrift, vær forberedt på å skape et smålig kontantregnskapssystem.

Du må registrere små kontanttransaksjoner, selv om du tror de er for lave til å bety noe. Uten en smålig cash system, kan bruke små kontantbeløp med jevne mellomrom legge opp til et stort avvik i bøkene dine. Og når du opprettholder poster over alle bedriftens utgifter, kan du kreve skattefradrag.

Les videre for å lære om å etablere et petty cash fund, håndtere petty cash accounting, forene din petty cash-konto og kreve skattefradrag.

Etablere et petty cash fund

Petty cash funds er nyttige alternativer til å skrive sjekker eller bruke kredittkortet ditt for å dekke små utgifter. Petty cash-midler brukes til å kjøpe varer for bedriften din, refundere ansatte som har kjøpt forretningsartikler, eller for å gjøre endringer.

hvis du bestemmer deg for å etablere en petty cash fund, gjør følgende kan bidra til å forenkle petty cash regnskap ansvar:

• Velg en petty cash depot og petty cash kasserer
• Bestem beløpet for petty cash fund
• Bestem hva petty cash midler kan brukes til
• Velg et maksimumsbeløp for petty cash forespørsler

petty cash depot er en ansatt som er ansvarlig for petty cash management og distribusjon til ansatte. Du eller en ansatt) som setter penger i petty cash fund når det blir for lavt og håndterer smålig kontantregnskap. Du bør spørre separate ansatte til å ta på seg disse rollene for å motvirke ansattes tyveri.

Du må bestemme hvor mye petty cash fund er satt til. Noen bedrifter sette $50 i deres smålig kontanter fondet mens andre sette $250 – mengden av fondet avhenger av dine forretningsbehov.

hva kan ansatte kjøpe med små kontanter? Du bør sette grenser før du distribuerer smålig kontanter. For eksempel kan ansatte ikke bruke små penger til å kjøpe seg kaffe.

Til Slutt bør du velge et maksimumsbeløp som ansatte kan be om små kontanttransaksjoner. Hvis den ansatte trenger å bruke mer enn smålig kontantforespørsel grensen, kan de bruke forretningskredittkortet.

Petty cash accounting

som alle andre typer transaksjoner, må du registrere petty cash transaksjoner i småbedrifter regnskap bøker.

for å forbedre måten du håndterer petty cash regnskap, krever en petty cash kvittering for hver transaksjon. Og, opprette en smålig pengeseddel som angir beløpet, ansattes navn, og dato når du gir ansatte smålig kontanter. Når du eller ansatte betaler med små penger, behold kvitteringen og legg til kvitteringen for kvitteringen for dine poster.

for smålig kontantregnskap må du opprette en logg som beskriver transaksjonene dine. Ja, du ma registrere en petty cash journal entry nar du legger penger inn i petty cash fund og nar penger forlater fondet. Vurder å registrere små kontanttransaksjoner i bøkene dine minst en gang per måned.

Så, hvordan fungerer smålig kontant bokføring?

Petty cash log

Opprett en petty cash log som beskriver hva som ble kjøpt, kjøpsbeløpet, datoen det ble kjøpt, kontoen som ble berørt (F.eks. Kontorrekvisita-konto) og hvilken ansatt som mottok midlene.

her er et eksempel petty cash log:

Journaloppføring for å sette penger inn i petty cash fund

Når din petty cash kasserer setter penger inn i petty cash fund, må de opprette en journaloppføring i bøkene dine. Oppføringen må vise en økning i Din Smålig Kontantkonto og en nedgang i Kontantkontoen din. For å vise dette, debiterer Du Petty Cash-kontoen din og krediterer Kontantkontoen din.

din petty cash bok format bør være lik følgende oppføring:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Deretter oppretter du en annen bilagspost som debiterer Petty Cash-kontoen og krediterer Kontantkontoen.

Dagbokoppføring for å fjerne penger fra petty cash fund

du (eller din petty cash-kasserer) må også opprette dagbokoppføringer som viser hva petty cash-midler går mot.

for å opprette journaloppføringer som viser petty fund-kjøp, må du debitere de tilsvarende kontoene (F. eks. Kontorrekvisita-konto hvis du kjøper rekvisita) og kreditere Petty Cash-kontoen din.

du kan debitere flere kontoer, avhengig av hvor ofte du oppdaterer bøkene dine for småkontanter.

din smålig kontanter regnskap format bør være lik dette:

Petty cash accounting examples

Let’s say you utpeke $75 til smålig kontanter fondet. Når du legger inn penger i fondet, må du opprette en bilagspost som debiterer Din Petty Cash-konto og krediterer Din Cash-konto.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 for pizza for et lagmøte
• $14.00 for kontorrekvisita

du må oppdatere smålig kontanter logg for å detalj de ovennevnte utgifter. Din petty cash-logg vil se slik ut:

oppdater bøkene dine for å vise de brukte petty cash. Du må debitere Porto, Måltider og Underholdning, Og Kontorrekvisita kontoer og kreditere Petty Cash konto.

petty cash reconciliation

dine petty cash poster kan være unøyaktige på grunn av ansattes tyveri eller regnskapsfeil. For å fikse uoverensstemmelser, avstemme smålig kontanter.

for petty cash avstemming, trekke beløpet i petty cash fondet fra beløpet som er angitt i bøkene dine. Dette viser deg hvor mye penger du har trukket fra fondet. Sammenlign dette beløpet med det totale beløpet som er oppført på kvitteringene dine for å avgjøre om kontoene dine er like.

Petty cash skattefradrag

Mange av dine forretningsutgifter er fradragsberettiget, inkludert kjøp gjort med petty cash fund.

Du kan trekke noen smålig kontanter kjøp fra virksomheten skatt hvis du har riktig poster for å støtte dine krav.

Vil du ha en enkel måte å spille inn smålig kontanter poster i bøkene dine? Patriot online regnskap programvare er enkel å bruke og laget for ikke-regnskapsfører. I TILLEGG tilbyr vi gratis, USA-basert støtte. Få en gratis prøveversjon i dag!

dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mer informasjon, vennligst klikk her.