電子メールは、長い間、ビジネスコミュニケーションのためのコアツールとなっていますが、Sendmail、Inc.による2013年の調査。、それは緊張、混乱、または作業専門家の64％のための他の負の結果を引き起こしていることがわかりました。だから、どのようにこれをやってあなたの電子メールを避けることができますか？

そして、どのようにあなたが望む結果を得る電子メールを書くことができますか？ この記事およびビデオでは、私達はあなたが電子メールのあなたの使用が明確、有効巧妙であることを保障するのに使用できる作戦を見る。

効果的な電子メールを書く

平均的なオフィスワーカーは、毎日約80の電子メールを受信します。 メールのそのボリュームでは、個々のメッセージは簡単に見落とさ得ることができます。 あなたの電子メールを気づかれ、行動させて得るためにこれらの簡単な規則に続

1. 電子メールで過通信しないでください。
2. 件名を有効に使用します。
3. メッセージを明確かつ簡潔に保ちます。
4. 丁寧にしてください。
5. あなたのトーンを確認してください。

電子メールで過通信しないでください

仕事でのストレスの最大の原因の一つは、人々が受け取る電子メールの膨大な量です。 そう、電子メールを書き始める前に、あなた自身に尋ねなさい:”これは実際に必要であるか。この一環として、電話またはIMを使用して、前後の議論が必要になる可能性のある質問に対処する必要があります。 当社の通信計画ツールを使用して、さまざまなタイプのメッセージに最適なチャネルを特定します。また、特に会話履歴を削除することを考えずに電子メールを転送する可能性があるため、電子メールはあなたが望むほど安全ではありません。

そう電子メールの敏感なか個人情報を共有することを避け、あなた、またはあなたの電子メールの主題が、あなたのオフィスによって掲示板で塗られて見可能な限り、悪いニュースを直接伝えてください。

これは、共感、思いやり、理解とコミュニケーションをとり、あなたのメッセージが間違った方法で取られた場合に償いをするのに役立ちます。

件名をうまく活用する

新聞の見出しには二つの機能があります：それはあなたの注意をつかむと、それはあなたがそれを読むかどうかを決 あなたの電子メールメッセージの件名行は、同じことを行う必要があります。

空白の件名は、”スパム”として見落とされたり拒否されたりする可能性が高いので、常にいくつかの適切に選択された単語を使用して、電子メールが何であるかを受信者に伝えてください。

メッセージが毎週のプロジェクトレポートなど、通常の一連の電子メールのいずれかである場合は、件名に日付を含めることができます。 応答が必要なメッセージの場合は、「11月7日までに返信してください」などのアクションへの呼び出しを含めることもできます。”

以下のようなよく書かれた件名は、受信者が電子メールを開くことなく、最も重要な情報を提供します。 これは、受信トレイを見るたびに受信者に会議について通知するプロンプトとして機能します。

Bad Example	Good Example
Subject: Meeting	Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. February25,2014

伝えるために非常に短いメッセージがあり、件名に全部を合わせることができる場合は、”Eom”（メッセージの終わり）を使

例

件名：2月の販売レポートを送ってもらえますか？ ありがとう！ EOM

(もちろん、これは受信者が”EOM”の意味を知っている場合にのみ有用です。)

メッセージを明確かつ簡潔に保つ

電子メールは、伝統的なビジネスレターのように、明確かつ簡潔にする必要があります。 あなたの文章を短くしてポイントにしてください。 電子メールの本文は、直接的かつ有益でなければならず、それはすべての関連情報を含む必要があります。 執筆ではっきり伝達し合うことの指導のための執筆技術の私達の記事を見なさい。しかし、伝統的な手紙とは異なり、いくつかの電子メールを送信するためには、一つだけを送信するよりも多くの費用はかかりません。

そう、いくつかの異なったトピックについての誰かと伝達し合う必要があれば各自のための別の電子メールを書くことを考慮しなさい。 これはあなたのメッセージをより明確にし、あなたの特派員が一度に一つのトピックに返信することを可能にします。

に悪い例では	例
題名:改定売上情報 こんにちはジャッキー、 コに送ることを報告します。 私は昨日それを読んだ、と私は第2章では、私たちの売上高についてのより具体的な情報が必要だと感じています。 私はまた、トーンがより正式なことができると感じました。また、私は新しい広告キャンペーンに関する今週の金曜日のPR部門との会議を予定していることをお知らせしたいと思いました。 また、私はあなた それは11:00a.m.にあり、小さな会議室になります。あなたがその時間を作ることができれば私に知らせてください。 ありがとうございます！ ありがとうございます モニカ	題名:改定売上情報 こんにちはジャッキー、 コに送ることを報告します。 私は昨日それを読んだ、と私は第2章では、私たちの売上高についてのより具体的な情報が必要だと感じています。私はまた、トーンがより正式である可能性があると感じました。 あなたはこれらのコメントを念頭に置いてそれを修正できますか？ この上であなたのハードワークをありがとう！ Monica （Monicaは、PR部門の会議についての別の電子メールでこれをフォローします。ここでバランスを見つけることが重要です。

ここでバランスを見つけることが重要です。 あなたは電子メールで誰かを砲撃したくない、それは一つの電子メールにいくつかの、関連する、ポイントを結合することは理にかなっています。 これが起こるとき、事を番号を付けられたパラグラフか箇条書きと簡単保ち、消化することをもっと簡単にするために小さく、整然とした単位に”chunking”情報

上記の良い例では、MonicaがJackieに何をしたいかを指定しています（この場合はレポートを修正します）。 あなたはそれが簡単に人々があなたが望むものを見るために作る場合は、彼らはあなたにこれを与えることをより良いチャンスがあ

丁寧に

人々はしばしば、電子メールは伝統的な文字よりも正式ではないと考えています。 しかし、あなたが送信するメッセージは、あなた自身のプロ意識、価値観、そして細部への注意を反映しているので、ある程度の形式が必要です。あなたが誰かと良い条件にしている場合を除き、非公式の言語、俗語、専門用語、および不適切な略語を避けてください。

あなたが誰かと良い条件にし 顔文字はあなたの意図を明確にするのに役立ちますが、あなたがよく知っている人だけに使用するのが最善です。

状況に応じて、”よろしく”、”誠意をこめて”、または”すべてのベスト”でメッセージを閉じます。

受信者は電子メールを印刷して他の人と共有することを決定する可能性があるので、常に礼儀正しくしてください。

トーンをチェックする

私たちは対面して人々に会うとき、私たちは彼らがどのように感じるかを評価するために、他の人の身体言語、声 電子メールはこの情報の私達を奪い、これは人々が私達のメッセージをいつ誤解したか私達が言うことができないことを意味する。単語、文の長さ、句読点、大文字の選択は、視覚的および聴覚的な手がかりなしで簡単に誤解することができます。

単語の選択、文の長さ、句読点、および大文字 下の最初の例では、エマはハリーがイライラしているか怒っていると思うかもしれませんが、実際には彼はうまく感じています。tr>

悪い例 良い例 良い例

エマ、

私は今日の午後5時までにあなたのレポートを必要とするか、私は私の締め切りを欠場します。

Harry

こんにちはEmmaは、

たくさんの苦労が報告する。 あなたは午後5時までに私にあなたのバージョンを取得してくださいできるので、私は私の締め切りをお見逃しなく？

ありがとうございました！

ありがとうございました！

ハリー

あなたの電子メールが感情的にどのように感じているかを考えてみてくださ あなたの意図や感情が誤解される可能性がある場合は、あなたの言葉を表現するあいまいさの少ない方法を見つけてください。

校正

最後に、「送信」を押す前に、スペル、文法、句読点の間違いがないかメールを確認してください。 あなたの電子メールメッセージは、あなたが着る服と同じくらいあなたのプロのイメージの一部なので、タイプミスを含むメッセージを送信するために悪あなたが校正するように、あなたの電子メールの長さに細心の注意を払います。

あなたの電子メールの長さに細心の注意を払います。 人々は長い、とりとめのないものよりも短く、簡潔な電子メールを読む可能性が高いので、あなたの電子メールは、必要な情報を除外することなく、できるだけ短

スキルを書く上で私たちの記事は、あなたの電子メールを校正するときに使用できるヒントや戦略を持っています。

インフォグラフィック

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