毎月一つのポストでは、私たちは、クライアントがその最高の状態で実行するために彼らの組織の能力を妨げ この記事では、ポリシーと手順を検討します。
紛争や手直しの少ない円滑で効率的な組織のためには、ポリシーと手順が必要です。 しかし、ポリシーとは何か、プロシージャとは何か、そして効果的なP&Pを作成する方法との間に混乱が生じることがよくあります。 戦略的計画の内部評価では、私達の顧客の多数は方針およびプロシージャが欠けているか、または非効果的であったことをコメントした。 このブログ記事では、定義を明確にし、優れたポリシーと手順を書くための健全なヒントを提供します。
定義
ポリシーとプロシージャとは何かから始めましょう。
- 組織のポリシーは、組織が事業を行うためのパラメータの明確で簡潔な声明です。 本質的には、ポリシーは、スタッフが彼らの様々な責任を遂行する際に遵守するルールです。
- 手順は、タスクを完了したり、ジョブを実行する方法を説明する手順または手順です。私が聞いた最も簡単で明確な説明の1つはこれです。 あなたが運転旅行に出発していた場合、あなたのドライブのポリシーは、あなたが従う道路のルール、すなわち、速度制限、一方通行の道路、通過ゾーンなどです。 あなたの運転旅行のための手順は、あなたがそこに着くために従っている方向、すなわちです。、75マイル西に行く州間高速道路40あなたはナッシュビルに到達するまで、その後、州間高速道路65南に25マイルなどを取ります。 ポリシーは、あなたが運転する方法を支配し、手順は、あなたの目的地に到達するために何をすべきかを教えてくれます。
良いポリシーと手順を書く
PGSでは、私たちは私たちのビジネス内でどのように動作するかを導くためのポリシーを作成します。 以下を含むテンプレートを使用します。
- ポリシー名と、それが適用される組織の部門(財務、営業、エグゼクティブなど)
- ポリシーの目的。 これは、このポリシーが有効になったときに私たちが持っているものを定義する短い声明です。
- 政策のための理論。 目的と似ていますが、異なる角度から来て、この理論はなぜこれが重要であるかを説明しています。
- 最後に、ポリシー自体の要素またはこのポリシーに関して従う特定のルールを一覧表示します。たとえば、PGSには「管理者の日」が設定されており、予定されたクライアント会議や外部の予定なしにオフィスにいるか、Skype経由で作業しようとする日です。 管理者の日を明確にするには、我々は書面による方針を持っています。
Admin Dayポリシーの目的は、チームメンバー間のコミュニケーションが適切であること、会社の状態がチームメンバーに知られていること、問題が迅速に特定され、解決されていることを保証することです。
理論は述べています：チームメンバーの間で強い理解を維持することは、再。 ビジネスの状態とチームメンバーの生産性を阻害する問題を解決することは、高いパフォーマンスのチームと組織になります。
管理者の日のポリシー自体には、”毎週水曜日はPGSの指定された管理者の日です。”、および”チームメンバーは毎週水曜日の午前8時30分にスタッフミーティングに参加する予定です”
PGSでの手順は異なります。 私たちの手順のほとんどはフローチャートとして書かれています。 たとえば、Vision Navigation®戦略計画プロセスの各フェーズごとにファシリテーターフローチャートが作成されています。 これらのフローチャートは各顧客が会議から良質の最終結果を得ることを保証するために続かれなければならない一般的なステップを図表にする。
手順は、Quickbooksに請求情報を入力する手順のように、word文書に一連の手順として記述されることもよくあります。
ポリシーと手順の開発に関する最終的な注意事項
ポリシーと手順は、組織がすべての人が同じコア原則から動作し、毎回健全で信頼性の高い製品を保証する方法でタスクを完了させ続けるために不可欠です。 ポリシーと手順のセットを作成する際の唯一の注意：やり過ぎを避けるために注意してください。
私たちは、ポリシーを作成するときにいくつかの以前のブログを持っており、それにいつない場合は、ポリシーが不可欠であり、それがないときを決定するのに役立ちます.同様に,手順は、プロセスからの逸脱がリワークや不十分な製品になりますときに重要です,または非常に複雑で複雑なタスクのために. 手順は、単純なタスクや、同じ結果を達成するためにさまざまな方法で効果的に行うことができるタスクのために作成されると、やり過ぎになります。あなたの経験は何でしたか？
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