I doveri effettivi di un segretario di stato variano ampiamente da stato a stato. Nella maggior parte degli stati, l’ufficio del segretario di stato è una creazione del progetto originale della costituzione dello stato. Tuttavia, in molti casi le responsabilità sono state aggiunte per statuto o ordine esecutivo.

Funzioni nella maggior parte degli statimodifica

La funzione più comune, e probabilmente la più importante, detenuta dai segretari di stato è quella di servire come capo ufficiale delle elezioni dello stato (sebbene molti stati abbiano anche supervisori delle elezioni, che di solito sono funzionari eletti dalla contea). In 38 stati, la responsabilità ultima per lo svolgimento delle elezioni, compresa l’applicazione delle norme di qualificazione, la supervisione della regolamentazione finanziaria e l’istituzione di procedure Election Day ricade sul segretario di stato. Le eccezioni sono Alaska, Delaware, Hawaii, Illinois, Maryland, New York, Carolina del Nord, Oklahoma, Carolina del Sud, Utah, Virginia e Wisconsin.

La Florida è uno dei tanti stati per i quali questo è vero, e per questo motivo, durante il riconteggio delle elezioni in Florida, il segretario di Stato della Florida Katherine Harris è diventato uno dei pochi segretari di stato a diventare ben noto a livello nazionale.

Nella stragrande maggioranza degli stati, il segretario di Stato è anche responsabile dell’amministrazione del Codice commerciale uniforme, un atto che prevede l’applicazione uniforme dei contratti e delle pratiche commerciali negli Stati Uniti, compresa la registrazione dei privilegi sui beni personali. Di pari passo con questo dovere, nella maggior parte degli stati il Segretario di Stato è responsabile per la registrazione del marchio di stato e per il noleggio di imprese (di solito comprese partnership e società) che desiderano operare all’interno del loro stato. Di conseguenza, nella maggior parte degli stati, il segretario di stato mantiene anche tutti i record sulle attività commerciali all’interno dello stato. E in alcuni stati, il segretario di stato ha un’autorità di regolamentazione ad ampio raggio anche sulle imprese.

Oltre alla documentazione aziendale, l’ufficio del segretario di stato è il principale archivio di documenti ufficiali in forse una maggioranza degli stati. Questo include nella maggior parte degli stati le copie ufficiali dei documenti statali, tra cui la copia ufficiale effettiva della costituzione dello stato (e nel Delaware, la copia di proprietà statale della Carta dei diritti degli Stati Uniti) copie formali di atti legislativi promulgati in legge, ordini esecutivi emessi dal governatore e regolamenti e interpretazioni di statuti emessi da agenzie di regolamentazione statali. In almeno una mezza dozzina di stati, questa autorità di tenuta dei registri si estende agli atti civili, come matrimoni, certificati di nascita e decreti di adozione e divorzio. Molti stati richiedono anche l’ufficio del segretario di stato per mantenere anche i record di transazioni fondiarie e proprietà.

In almeno 35 stati, il segretario di Stato è anche responsabile per l’amministrazione dei notai pubblici. E quasi tutti gli stati designano anche (quasi sempre nella stessa costituzione dello stato) che il Segretario di Stato sia il “Custode del Gran Sigillo” dello stato. Apparentemente ciò richiede al segretario di prendere decisioni su dove deve essere apposto il sigillo di stato, sia che si tratti di legislazione, contratti statali o altri documenti ufficiali.

Gli stati che hanno programmi di riservatezza degli indirizzi spesso affidano al Segretario di Stato il compito di amministrarli.

Doveri meno comunimodifica

Circa una dozzina di stati conferiscono al segretario di Stato il compito di rilasciare licenze professionali. Questo include medici, idraulici, estetisti, appaltatori generali e, in almeno due stati, ministri (per celebrare matrimoni). In Nevada, Pennsylvania e West Virginia, il segretario di stato deve cancellare chiunque desideri agire come agente sportivo per un atleta professionista.

In diversi stati (tra cui Indiana, Mississippi, Massachusetts e Wyoming), il segretario di stato è responsabile della supervisione del settore dei titoli.

In Illinois, Maine e Michigan, il segretario di stato è responsabile del rilascio delle patenti di guida, delle immatricolazioni di veicoli a motore e della riscossione delle tasse automobilistiche. In molti altri stati, questi doveri rientrano in un’organizzazione come dipartimenti di veicoli a motore, trasporti o polizia di stato.

In diversi stati il segretario di Stato è anche incaricato di monitorare le attività dei lobbisti. Mentre alcuni potrebbero considerare questo come una naturale estensione del ruolo di chief Election officer, il Segretario del Commonwealth della Virginia, che non è responsabile delle elezioni in quello stato, è comunque responsabile della regolamentazione del lobbismo.

In circa cinque stati, il segretario di stato è il funzionario responsabile del museo ufficiale di stato. In alcuni di questi stati, e anche in alcuni stati senza musei ufficiali, il segretario di stato è designato come il funzionario con la responsabilità della manutenzione dei documenti storici dello stato.

Alcuni stati mettono il segretario di stato incaricato dell’uso della proprietà pubblica. Nella maggior parte dei casi, questo significa solo edifici pubblici (di solito lo State Capitol building), ma in Mississippi include anche alcune terre che sono legalmente definite come appartenenti allo stato, come tidelands.

Diversi stati concedono al segretario di stato un’autorità tecnica statutaria in materia di indulti e commutazioni. Nella maggior parte dei casi, questo non è altro che la responsabilità di apporre il sigillo dello stato sulla proclamazione del governatore. Tuttavia, in Delaware e Nebraska, il segretario di stato siede su un consiglio di grazia con il governatore, e il segretario di stato comanda uguale autorità con il governatore in tutte le decisioni di perdono che vengono emesse.

Dai primi anni 1980, molti stati hanno aumentato gli sforzi per sviluppare relazioni commerciali dirette con le nazioni straniere. In molti di questi stati, al segretario di Stato è stata attribuita la responsabilità primaria in questo settore. Nonostante ciò, non dovrebbe esserci confusione tra i doveri del segretario di Stato di un particolare stato e quelli del Segretario di Stato degli Stati Uniti. Il divieto della Costituzione degli Stati Uniti contro i singoli stati che hanno relazioni diplomatiche con stati stranieri è assoluto; questi doveri recentemente evoluti sono di natura puramente commerciale.

Nel Maine e in California, in caso di alcuni legami elettorali, è il segretario di Stato che determina il vincitore mediante sorteggio. In California, questo non si estende alle elezioni primarie, o alle elezioni del Governatore o del Luogotenente Governatore. Nel Maine, questo dovere si applica solo alle elezioni primarie.

Responsabilità unicemodifica

Diversi stati hanno dato al loro segretario di stato almeno una responsabilità condivisa da nessun altro segretario di stato:

• In California, gli adulti consenzienti possono entrare in una partnership domestica registrandosi con il Segretario di Stato.
• Nel Connecticut, diventare un moderatore per i dibattiti politici richiede una licenza dal Segretario di Stato.
• In Colorado, le società di arti dello spettacolo sono tenute a presentare determinate informazioni al Segretario di Stato.
• In Delaware, il Segretario di Stato sovrintende l’Ufficio del Delaware dei servizi dei veterani.
• In Illinois, il Segretario di stato è ex officio Clerk of the Court of Claims. Inoltre, il Segretario di Stato è responsabile dell’applicazione degli statuti sui furti di veicoli a motore statali e della regolamentazione dell’industria automobilistica.
• In Indiana, il Segretario di Stato è responsabile per la regolamentazione delle concessionarie auto.
• In Iowa, il Segretario di Stato assegna il premio Carrie Chapman Catt a tutte le scuole dell’Iowa che si iscrivono e registrano almeno il 90% dei loro studenti idonei a votare. Il premio prende il nome dal Iowan che era un leader nazionale nel movimento per il suffragio femminile.
• In Kentucky, il Segretario di Stato supervisiona l’Ufficio del territorio statale, che mantiene una registrazione permanente delle sovvenzioni, dei warrant e delle indagini fondiarie dello stato.
• In Louisiana, gli avvisi di pensionamento da parte di funzionari statali e dipendenti sono depositati presso il Segretario di Stato.
• In Maryland, gli sviluppatori di condomini residenziali e multiproprietà devono registrarsi presso il Segretario di Stato.
• In Massachusetts, il Segretario del Commonwealth funziona come registro degli atti per l’intero stato, mantenendo filiali in ogni contea.
• Nel Michigan, gli assicuratori autor che scrivono politiche per i residenti del Michigan sono tenuti a presentare le informazioni dell’assicurato al Segretario di Stato.
• In Minnesota, i membri dei consigli di stato, commissioni e consigli sono nominati attraverso un processo di nomine aperte basato sul merito amministrato dal Segretario di Stato. La legge statale richiede inoltre al Segretario di Stato di pubblicare un rapporto annuale che fornisce un elenco e una descrizione dei doveri, dell’appartenenza e delle statistiche per ogni consiglio di stato, commissione o consiglio.
• In Mississippi, il Segretario di Stato ha una responsabilità fiduciaria per l’applicazione della sedicesima sezione public school trust lands e lieu lands laws, la cura e la gestione del public trust tidelands dello stato, e la disposizione delle terre confiscate allo stato per il mancato pagamento delle tasse ad valorem, tra gli altri doveri.
• In Montana, il Segretario di Stato siede nel Consiglio degli esaminatori, che funge da emittente del debito statale e approva la vendita di obbligazioni per lo stato.
• In Nebraska, le agenzie di gestione del debito non possono svolgere attività senza prima ottenere una licenza dal Segretario di Stato.
• In Nevada, il Segretario di Stato è membro del consiglio di amministrazione della Tahoe Regional Planning Agency, che protegge l’ambiente all’interno del bacino del Lago Tahoe attraverso regolamenti sull’uso del suolo.
• Nel New Hampshire, la vital records administration è di competenza del Segretario di Stato.
• Nel New Jersey, il Segretario di Stato è incaricato di migliorare e costruire la consapevolezza della diversità etnica. Altri compiti includono la promozione del volontariato e dell’alfabetizzazione.
• A New York, il Segretario di Stato è incaricato della supervisione delle migliaia di cimiteri dello stato. Inoltre, il Segretario di Stato amministra il programma di gestione costiera dello stato secondo i termini della legge federale sulla gestione delle zone costiere.
• In North Carolina, il Segretario di Stato protegge gli investitori perseguendo le violazioni delle leggi sui titoli dello stato.
• Nel Dakota del Nord, il Segretario di Stato è membro e segretario d’ufficio della Commissione di emergenza.
• In Ohio, il Segretario di Stato è membro del Consiglio di ripartizione, che si riunisce ogni decennio dopo il censimento decennale per ridisegnare i confini per ciascuno dei 99 distretti della Camera dell’Ohio e 33 del Senato dell’Ohio. Altri membri del Consiglio di ripartizione sono il Governatore, il Revisore dei conti di Stato e due membri, uno repubblicano e uno democratico, nominati dai leader legislativi statali.
• In Oregon, il Segretario di Stato è Revisore dei conti pubblici in virtù della costituzione dello stato e in questa veste esegue audit finanziari, di conformità e di performance delle agenzie statali e dei governi locali.
• In Pennsylvania, il Segretario del Commonwealth supervisiona la State Athletic Commission, che regola la boxe professionale e le arti marziali miste.
• A Puerto Rico, il Segretario di Stato rilascia licenze di bingo.
• Nel Rhode Island, le agenzie statali e i governi locali sono tenuti a presentare avvisi di incontri pubblici con il Segretario di Stato sotto gli auspici dell’Open Meetings Act dello stato. Il Segretario di Stato a sua volta pubblica tali avvisi on-line.
• In South Carolina, il Segretario di Stato è responsabile per la registrazione franchising televisione via cavo.
• Nel Dakota del Sud, il Segretario di Stato è l’autorità per il rilascio di permessi di armi nascoste.
• In Tennessee, il Segretario di Stato regola la raccolta fondi in caso di calamità.
• In Texas, il Segretario di Stato registra le terme sanitarie.
• Nello Utah, i governi locali e le entità a scopo limitato sono tenuti a registrarsi presso il Luogotenente Governatore, che svolge il ruolo di segretario di stato.
• In Virginia, il Segretario del Commonwealth gestisce le petizioni di clemenza, il ripristino dei diritti civili e le estradizioni, fungendo anche da collegamento del governatore con le tribù native americane della Virginia.
• A Washington, il Segretario di Stato è ex officio presidente del Consiglio di produttività dello stato. Per legge, il Productivity Board ha il compito di rivedere i suggerimenti dei dipendenti pubblici per migliorare l’erogazione dei servizi pubblici e aumentare l’efficienza delle operazioni governative.
• In West Virginia, le banche fondiarie non possono operare a meno che non si siano registrate presso il Segretario di Stato.
• In Wisconsin, il Segretario di Stato è, secondo la costituzione dello Stato, un membro d’ufficio del Consiglio dei Commissari delle terre pubbliche del Wisconsin insieme al Tesoriere dello Stato e al Procuratore generale. Il Board of Commissioners of Public Lands investe i quattro fondi fiduciari scolastici del Wisconsin e gestisce in modo sostenibile le restanti terre fiduciarie scolastiche a beneficio dell’istruzione pubblica, pre-kindergarten attraverso l’università. Una delle principali fonti di reddito per la scuola trust funds – la più grande è il Comune, la Scuola di Fondo, con un valore equo di mercato di oltre $1 miliardo è BCPL Stato del Fondo Fiduciario per il Programma di Prestito, che presta il fondo fiduciario principale per i distretti scolastici e comuni per il finanziamento pubblico di progetti che contribuiscono allo sviluppo economico, infrastrutture locali, capitale di attrezzature e veicoli, costruzione di riparazioni e miglioramenti, o il rifinanziamento delle passività in essere per ridurre i futuri costi di indebitamento.
• Nel Wyoming, il Segretario di Stato è responsabile della ricezione e del deposito di informazioni sull’etica da parte di tutti i legislatori statali e di ciascuno dei funzionari costituzionali dello stato. Il Wyoming è l’unico stato dell’Unione a cui manca una commissione etica.