E-mail è stato a lungo uno strumento fondamentale per le comunicazioni aziendali, ma un sondaggio 2013 di Sendmail, Inc., ha trovato che ha causato la tensione, la confusione, o altre conseguenze negative per 64 per cento di professionisti che lavorano.

Quindi, come puoi evitare che le tue email facciano questo? E come si può scrivere e-mail che ottengono i risultati desiderati? In questo articolo e video, esaminiamo le strategie che è possibile utilizzare per garantire che l’uso di e-mail è chiaro, efficace e di successo.

Scrivere email efficaci

L’impiegato medio riceve circa 80 email ogni giorno. Con quel volume di posta, singoli messaggi possono facilmente ottenere trascurato. Seguire queste semplici regole per ottenere le vostre email notato e agito su.

1. Non sovracomunicare via e-mail.
2. Fare buon uso di linee di soggetto.
3. Mantieni i messaggi chiari e brevi.
4. Sii educato.
5. Controlla il tuo tono.
6. Correzione di bozze.

Non sovracomunicare via e-mail

Una delle maggiori fonti di stress sul lavoro è l’enorme volume di e-mail che le persone ricevono. Quindi, prima di iniziare a scrivere un’e-mail, chiediti: “È davvero necessario?”

Come parte di questo, si dovrebbe usare il telefono o IM per affrontare le domande che sono suscettibili di avere bisogno di qualche discussione avanti e indietro. Utilizza il nostro strumento di pianificazione delle comunicazioni per identificare i canali migliori per i diversi tipi di messaggio.

Inoltre, e-mail non è così sicuro come si potrebbe desiderare che sia, in particolare come le persone possono inoltrare e-mail senza pensare di eliminare la cronologia delle conversazioni. Quindi evita di condividere informazioni sensibili o personali in un’e-mail e non scrivere nulla che tu, o l’oggetto della tua e-mail, non vorresti vedere intonacato su un cartellone pubblicitario dal tuo ufficio.

Quando possibile, fornire cattive notizie di persona. Questo ti aiuta a comunicare con empatia, compassione e comprensione e a fare ammenda se il tuo messaggio è stato preso nel modo sbagliato.

Fai buon uso delle righe dell’oggetto

Un titolo di giornale ha due funzioni: cattura la tua attenzione e riassume l’articolo, in modo che tu possa decidere se leggerlo o meno. La riga dell’oggetto del messaggio e-mail dovrebbe fare la stessa cosa.

È più probabile che una riga dell’oggetto vuota venga trascurata o rifiutata come “spam”, quindi usa sempre alcune parole ben scelte per dire al destinatario di cosa tratta l’e-mail.

Potresti voler includere la data nella riga dell’oggetto se il tuo messaggio fa parte di una serie regolare di e-mail, ad esempio un rapporto di progetto settimanale. Per un messaggio che ha bisogno di una risposta, si potrebbe anche voler includere un invito all’azione, come ad esempio “Si prega di rispondere entro novembre 7.”

Una riga dell’oggetto ben scritta come quella qui sotto fornisce le informazioni più importanti, senza che il destinatario debba nemmeno aprire l’e-mail. Questo serve come un prompt che ricorda i destinatari circa la riunione ogni volta che guardano la loro casella di posta.

Se hai un messaggio molto breve da trasmettere e puoi inserire il tutto nella riga dell’oggetto, usa “EOM” (Fine del messaggio) per far sapere ai destinatari che non hanno bisogno di aprire l’email per ottenere tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

Oggetto: Potresti inviare il rapporto di vendita di febbraio? Grazie! EOM

(Ovviamente, questo è utile solo se i destinatari sanno cosa significa “EOM”.)

Mantieni i messaggi chiari e brevi

Le email, come le lettere commerciali tradizionali, devono essere chiare e concise. Mantenere le frasi brevi e al punto. Il corpo dell’e-mail dovrebbe essere diretto e informativo e dovrebbe contenere tutte le informazioni pertinenti. Vedi il nostro articolo sulle abilità di scrittura per una guida su come comunicare chiaramente per iscritto.

A differenza delle lettere tradizionali, tuttavia, non costa più inviare più e-mail rispetto a inviarne solo una. Quindi, se hai bisogno di comunicare con qualcuno su un certo numero di argomenti diversi, considera di scrivere un’e-mail separata per ognuno di essi. Ciò rende il messaggio più chiaro e consente al corrispondente di rispondere a un argomento alla volta.

È importante trovare un equilibrio qui. Non vuoi bombardare qualcuno con e-mail, e ha senso combinare diversi punti correlati in un’unica e-mail. Quando ciò accade, mantieni le cose semplici con paragrafi numerati o punti elenco e considera le informazioni “chunking” in unità piccole e ben organizzate per renderlo più facile da digerire.

Si noti anche che nel buon esempio sopra, Monica ha specificato cosa voleva che Jackie facesse (in questo caso, modificare il rapporto). Se si rendono facile per le persone a vedere ciò che si vuole, c’è una migliore possibilità che vi darà questo.

Sii educato

Le persone spesso pensano che le e-mail possano essere meno formali delle lettere tradizionali. Ma i messaggi che invii sono un riflesso della tua professionalità, dei tuoi valori e dell’attenzione ai dettagli, quindi è necessario un certo livello di formalità.

A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita linguaggio informale, gergo, gergo e abbreviazioni inappropriate. Le emoticon possono essere utili per chiarire il tuo intento, ma è meglio usarle solo con persone che conosci bene.

Chiudi il tuo messaggio con “Saluti”, “Cordiali saluti” o “Tutto il meglio”, a seconda della situazione.

I destinatari possono decidere di stampare e-mail e condividerle con gli altri, quindi sii sempre educato.

Controlla il tono

Quando incontriamo persone faccia a faccia, usiamo il linguaggio del corpo dell’altra persona , il tono vocale e le espressioni facciali per valutare come si sentono. E-mail ci priva di queste informazioni, e questo significa che non possiamo dire quando le persone hanno frainteso i nostri messaggi.

La tua scelta di parole, lunghezza della frase, punteggiatura e maiuscole può essere facilmente interpretata male senza segnali visivi e uditivi. Nel primo esempio qui sotto, Emma potrebbe pensare che Harry sia frustrato o arrabbiato, ma, in realtà, si sente bene.

Pensa a come la tua email “si sente” emotivamente. Se le tue intenzioni o emozioni potrebbero essere fraintese, trova un modo meno ambiguo per pronunciare le tue parole.

Correzione di bozze

Infine, prima di premere “invia”, prenditi un momento per rivedere la tua email per errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. I tuoi messaggi di posta elettronica sono tanto una parte della vostra immagine professionale come i vestiti che indossi, quindi sembra male per inviare un messaggio che contiene errori di battitura.

Mentre rileggi, presta molta attenzione alla lunghezza della tua email. Le persone hanno maggiori probabilità di leggere e-mail brevi e concise rispetto a quelle lunghe e vaganti, quindi assicurati che le tue e-mail siano il più brevi possibile, senza escludere le informazioni necessarie.

Il nostro articolo sulle abilità di scrittura ha suggerimenti e strategie che è possibile utilizzare quando la correzione di bozze e-mail.

Infografica

Clicca sull’immagine qui sotto per vedere la nostra infografica su Come scrivere e-mail efficaci.