La tua azienda fornisce petty cash ai dipendenti? Fondi di piccola cassa sono piccole quantità di denaro che le aziende utilizzano per pagare le spese a basso costo, come francobolli o ciambelle per una riunione. Ma se avete intenzione di stabilire un fondo di cassa piccola presso la vostra piccola impresa, essere pronti a creare un sistema di contabilità piccola cassa.

È necessario registrare le transazioni di piccola cassa, anche se si pensa che siano troppo bassi per avere importanza. Senza un sistema di piccola cassa, utilizzando piccole somme di denaro periodicamente può aggiungere fino a una grande discrepanza nei tuoi libri. E quando si mantengono i record di tutte le spese della vostra azienda, è possibile richiedere detrazioni fiscali.

Continua a leggere per conoscere la creazione di un fondo di cassa piccola, la gestione della contabilità di cassa piccola, riconciliare il tuo conto di cassa piccola e richiedere una detrazione fiscale.

Creazione di un fondo di cassa piccola

I fondi di cassa piccola sono alternative utili per scrivere assegni o utilizzare la carta di credito aziendale per coprire piccole spese. I fondi di piccola cassa vengono utilizzati per acquistare articoli per la tua azienda, rimborsare i dipendenti che hanno acquistato articoli aziendali o apportare modifiche.

Se si decide di istituire un fondo di cassa piccola, fare quanto segue può aiutare a semplificare le vostre responsabilità di contabilità piccola cassa:

• Selezionare un depositario di petty cash e un cassiere di petty cash
• Determinare l’importo per il fondo di petty cash
• Decidere per quali fondi di petty cash possono essere utilizzati
• Scegliere un importo massimo per le richieste di petty cash

Il depositario di petty cash è un dipendente responsabile della Il cassiere di cassa piccola è qualcuno (ad esempio, tu o un dipendente) che mette i soldi nel fondo di cassa piccola quando diventa troppo basso e gestisce la contabilità di cassa piccola. Dovresti chiedere ai dipendenti separati di assumere questi ruoli per scoraggiare il furto dei dipendenti.

È necessario determinare quanto è impostato il fondo petty cash. Alcune aziende mettono 5 50 nel loro fondo di cassa piccola mentre altri mettono $250—l’importo del tuo fondo dipende dalle tue esigenze aziendali.

Cosa possono acquistare i dipendenti con fondi di piccola cassa? È necessario impostare i confini prima di distribuire piccoli contanti. Ad esempio, i dipendenti non possono utilizzare piccoli contanti per comprarsi il caffè.

Infine, si dovrebbe scegliere un importo massimo che i dipendenti possono richiedere per le transazioni di piccola cassa. Se il dipendente ha bisogno di spendere più del limite di richiesta di cassa piccola, possono utilizzare la carta di credito aziendale.

Petty cash accounting

Come qualsiasi altro tipo di transazione, è necessario registrare le transazioni di piccola cassa nei libri contabili delle piccole imprese.

Per migliorare il modo di gestire la contabilità di cassa piccola, richiede una ricevuta di cassa piccola per ogni transazione. E, creare una piccola ricevuta di cassa che indica l’importo, il nome del dipendente, e la data in cui si dà dipendenti petty cash. Quando voi o dipendenti pagare con petty cash, conservare la ricevuta e allegare la scheda di cassa piccola alla ricevuta per i record.

Per la contabilità di cassa piccola, è necessario creare un registro in dettaglio le transazioni. E, è necessario registrare una voce diario petty cash quando si mettono i soldi nel fondo cassa piccola e quando il denaro lascia il fondo. Considerare la registrazione di transazioni di piccola cassa nei tuoi libri almeno una volta al mese.

Quindi, come funziona la contabilità di cassa?

Petty cash log

Creare un petty cash log che i dettagli ciò che è stato acquistato, l’importo dell’acquisto, la data è stato acquistato, il conto interessato (ad esempio, forniture per ufficio conto), e quale dipendente ha ricevuto i fondi.

Ecco un esempio petty cash log:

Journal entry per mettere i soldi nel fondo cassa piccola

Quando il cassiere petty cash mette i soldi nel fondo cassa piccola, devono creare una voce di diario nei tuoi libri. La voce deve mostrare un aumento del tuo conto di cassa e una diminuzione del tuo conto di cassa. Per mostrare questo, addebitare il tuo conto in contanti e accreditare il tuo conto in contanti.

Il formato del tuo libro cassa piccola dovrebbe essere simile alla seguente voce:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Quindi, crea un’altra voce del diario addebitando il conto di cassa e accreditando il conto di cassa.

Voce di diario per rimuovere denaro dal fondo di cassa piccola

Tu (o il tuo cassiere di cassa piccola) devi anche creare voci di diario che mostrino a cosa vanno incontro i fondi di cassa piccola.

Per creare voci di diario che mostrano acquisti di fondi piccoli, è necessario addebitare i conti corrispondenti (ad esempio, l’account di forniture per ufficio se si acquistano forniture) e accreditare il conto di cassa piccola.

È possibile addebitare più account, a seconda della frequenza con cui si aggiornano i libri per la contabilità di cassa.

Il tuo formato di contabilità per piccoli contanti dovrebbe essere simile a questo:

Petty cash accounting examples

Let’s say you designare 7 75 al vostro fondo di cassa piccola. Quando si mette i soldi nel fondo, è necessario creare una voce di diario addebitando il tuo conto di cassa piccola e accreditare il tuo conto di cassa.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 per la pizza per una riunione di squadra
• $14.00 per le forniture per ufficio

È necessario aggiornare il log petty cash per dettagliare le spese di cui sopra. Il tuo registro cassa piccola sarà simile a questo:

Dopo aver raccolto le ricevute dai tuoi dipendenti, aggiorna i tuoi libri per mostrare la cassa piccola usata. È necessario addebitare le spese di spedizione, Pasti e intrattenimento, e forniture per ufficio conti e accreditare il tuo conto cassa piccola.

Riconciliazione petty cash

I record di petty cash potrebbero essere imprecisi a causa di furto dipendente o errori contabili. Per correggere le discrepanze, riconcilia la tua piccola cassa.

Per la riconciliazione di cassa piccola, sottrarre l’importo nel tuo fondo di cassa piccola dall’importo indicato nei tuoi libri. Questo ti mostra quanti soldi hai ritirato dal fondo. Confronta questo importo con l’importo totale elencato nelle ricevute per determinare se i tuoi account sono uguali.

Detrazione fiscale petty cash

Molte delle tue spese aziendali sono deducibili dalle tasse, inclusi gli acquisti effettuati con il tuo fondo petty cash.

È possibile detrarre alcuni piccoli acquisti di cassa dalle tasse aziendali se si dispone dei record adeguati per sostenere le vostre richieste.

Vuoi un modo semplice per registrare i record di cassa nei tuoi libri? Software di contabilità online di Patriot è facile da usare e fatto per il non-contabile. Inoltre, offriamo supporto gratuito con sede negli Stati Uniti. Ottieni la tua prova gratuita oggi!

Questo non è inteso come consulenza legale; per ulteriori informazioni, fare clic qui.