Una politica di rimborso spese dei dipendenti è il processo che un dipendente deve seguire per essere rimborsato dal proprio datore di lavoro quando incorre in spese aziendali. In genere, una politica di rimborso è legata a un dipendente che viaggia per lavoro, impegnarsi in cene di lavoro, o l’acquisto di forniture o strumenti legati al lavoro.

La politica di rimborso spese dei dipendenti dovrebbe essere una sezione all’interno del manuale dei dipendenti che richiede la firma del dipendente per assicurarsi di comprendere la politica di rimborso spese dei dipendenti nella sua interezza.

Utilizza il nostro modello per la tua politica di rimborso spese per i dipendenti come punto di partenza e apporta modifiche se del caso, se possibile, consulta il consulente legale per assicurarti che la politica di rimborso spese per i dipendenti sia adatta alla tua azienda.

Modello di politica di rimborso spese dei dipendenti

Di seguito è riportata la politica di rimborso spese dei dipendenti per ABC Productions che tutti i nostri dipendenti devono seguire quando si tratta di denaro speso per questioni legate al lavoro.

Ci sono solo due categorie di spese legate al lavoro ABC Productions copre:

• Spese pagate direttamente da ABC Productions per conto dei dipendenti.
• Le spese pagate dai dipendenti ABC Productions e sono rimborsabili.

Il dipendente può avere diritto al rimborso totale o parziale dopo che HR ha esaminato le richieste.

Quali sono / sono le spese legate al lavoro?

Le spese legate al lavoro sono direttamente correlate a un dipendente di ABC productions durante un beneficio (come un telefono aziendale) o a spese di intrattenimento legate all’attività (come una cena con clienti o colleghi di lavoro).

Si noti che le spese relative al lavoro potrebbero essere limitate e che il responsabile delle risorse umane deve approvarle. Se un dipendente spende più dell’importo HR approvato, il costo aggiuntivo deve essere coperto solo dal dipendente.

Non saranno considerate spese di lavoro, quindi ABC Productions non le coprirà:

• Un incontro non autorizzato con clienti, partner o candidati aziendali.
• Multe o reati durante la guida di un’auto aziendale.
• Un abbonamento o una formazione non aziendale.
• Un viaggio personale.

Si prega di notare quanto sopra serve come alcuni esempi, parlare con HR per saperne di più in profondità per quanto riguarda le spese rimborsabili prima ancora di presentare un reclamo.

Spese di viaggio

Durante un viaggio d’affari approvato per ABC Productions, le seguenti spese saranno parzialmente o completamente rimborsate:

• Tariffe di trasporto (aereo, auto, nave, ecc.)
• Alloggio
• documento Legale spese (Visa)
• Richiesto/necessario per le spese mediche (vaccinazioni)
• trasporto Locale durante il viaggio (taxi, noleggio auto, ecc.)
• Spese minori pre-approvate dal manager del dipendente (pasti, materiale aziendale, ecc.)

Se le spese di assistenza medica si verificano dopo un incidente o un incidente legato al viaggio, il dipendente potrebbe essere coperto da un’assicurazione di risarcimento dei lavoratori. Se non lo è, ABC Productions può rimborsare il dipendente per le loro spese mediche, se ritenuto opportuno.

Spese non rimborsabili

Di seguito è riportato un elenco più approfondito delle spese che ABC Productions non rimborserà a un dipendente:

• La perdita o il furto di beni personali di un dipendente, come i bagagli.
• Aggiornamenti non autorizzati, come business class durante il volo o un aggiornamento camera d’albergo.
• Servizi alla persona, come massaggi, trattamenti di bellezza, ecc.
• Acquisti personali, come vestiti, regali, snack per l’ufficio, ecc.
• Le spese sostenute da un coniuge o da un altro non dipendente mentre accompagna il dipendente ABC Productions durante il viaggio.

Quanto sopra non è un elenco completo, si prega di parlare con HR su tutte le spese rimborsabili prima di partire per un viaggio d’affari.

Procedura

Quando un dipendente ABC Productions va su un viaggio legato al lavoro, HR organizzerà il vostro alloggio, trasporto, e documenterà le spese. Tuttavia, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

• Spese per documenti ABC Productions non ha organizzato direttamente, come le tariffe dei taxi. Si prega di chiedere per le ricevute, quando possibile, come si potrebbe avere diritto a una somma giornaliera per coprire le spese di viaggio ulteriormente necessarie.
• Invia una nota spese alle risorse umane con tutta la documentazione necessaria entro due settimane dal tuo viaggio.

HR è responsabile per l’approvazione delle richieste di rimborso dei dipendenti. Una volta approvato, riceverai il rimborso nel tuo stipendio entro due periodi di paga.

Quando i dipendenti subiscono spese legate al lavoro, sono tenuti a:

• Chiedere l’approvazione delle risorse umane e del loro manager.
• Invia una richiesta di rimborso a HR.
• Invia tutte le ricevute e le fatture rilevanti per cene di lavoro e trasporti entro due settimane.

Eventuali spese eccessive saranno indagate e se vengono riscontrati casi di affermazioni falsificate o esagerate, ABC Productions adotterà provvedimenti disciplinari.