Le voci di chiusura hanno luogo alla fine di un ciclo contabile come un insieme di voci di registro. Le voci di chiusura servono a trasferire i saldi da alcuni conti temporanei e in quelli permanenti. In questo modo il saldo dei conti temporanei viene azzerato, pronto per iniziare il periodo contabile successivo.

Il processo trasferisce questi saldi temporanei del conto a voci permanenti sul bilancio della società. Gli account temporanei che chiudono ogni ciclo includono account di entrate, spese e dividendi pagati.

Le attività, le passività e i conti patrimoniali dello stato patrimoniale, tuttavia, non sono chiusi. Questi conti permanenti e i loro saldi finali fungono da saldi iniziali per il successivo periodo contabile.

Lo scopo di chiudere le voci

Un termine spesso usato per chiudere le voci è “riconciliare” i conti della società. I contabili eseguono le voci di chiusura per riportare le entrate, le spese e il prelievo dei saldi temporanei del conto a zero in preparazione del nuovo periodo contabile.

Le voci di chiusura sono anche registrate in modo che il conto utili non distribuiti della società mostri un effettivo aumento dei ricavi rispetto all’anno precedente e mostri anche eventuali diminuzioni da pagamenti e spese di dividendi.

Gli utili non distribuiti agli azionisti come dividendi, ma trattenuti per ulteriori investimenti, spesso in pubblicità, vendite, produzione e attrezzature.

Conto di riepilogo del reddito

Il conto di riepilogo del reddito funge da conto temporaneo utilizzato solo durante il processo di chiusura. Contiene tutte le entrate e le spese della società per il periodo di tempo contabile corrente. In altre parole, contiene l’utile netto o la cifra degli utili che rimane dopo aver sottratto tutte le spese aziendali, gli ammortamenti, le spese per il servizio del debito e le tasse. Il conto di riepilogo del reddito non tiene conto quando si preparano i rendiconti finanziari perché il suo unico scopo è quello di essere utilizzato durante il processo di chiusura.

Quattro passaggi per completare le voci di chiusura

Completare le voci di chiusura utilizzando i seguenti passaggi:

1. Individuare i conti ricavi nel bilancio di prova, che elenca tutti i conti ricavi e capitale nel libro mastro della società. Vedrete che hanno un saldo del credito. Per riportarli a zero, è necessario eseguire una voce di addebito per ciascun conto entrate per spostare il saldo sul conto Riepilogo entrate.
2. Individuare i conti spese nel bilancio di prova. Vedrai che hanno un saldo a debito. Eseguire una voce di credito per ciascun conto spese sul conto riepilogo entrate, per riportare i totali del conto spese a zero.
3. Se il conto di riepilogo del reddito ha un saldo a credito dopo aver completato le voci, o gli importi delle voci di credito hanno superato gli addebiti, la società ha un reddito netto. Se il saldo a debito supera i crediti la società ha una perdita netta. Ora, il riepilogo del reddito deve essere chiuso al conto utili non distribuiti. Eseguire una voce di diario per addebitare il conto riepilogo entrate e accreditare il conto utili non distribuiti.
4. L’ultimo passaggio prevede la chiusura del conto dividendi agli utili non distribuiti. Il conto dividendo ha un normale saldo a debito. Accreditare il conto dividendi e addebitare il conto utili non distribuiti. Gli utili non distribuiti ora riflettono l’importo appropriato del reddito netto che è stato assegnato ad esso.

Per la maggior parte delle aziende, questo completa il ciclo contabile per il periodo di tempo corrente.

Una scorciatoia e la gestione del software

Il metodo in quattro fasi sopra descritto funziona bene perché fornisce una traccia di controllo chiara. Per le imprese più piccole, potrebbe avere senso ignorare il conto di riepilogo del reddito e chiudere invece le voci temporanee direttamente sul conto utili non distribuiti.

Il risultato finale è altrettanto accurato, con conti temporanei chiusi al conto utili non distribuiti per la presentazione nel bilancio della società.

In alcuni casi, il software di contabilità potrebbe gestire automaticamente il trasferimento dei saldi a un conto di riepilogo del reddito, una volta che l’utente chiude il periodo contabile. Le voci si svolgono “dietro le quinte”, spesso senza conto di riepilogo del reddito che mostra nel piano dei conti o altri record di transazione.