Siamo nel secondo decennio del terzo millennio. Intelligenza artificiale, criptovalute, blockchain e auto a guida autonoma sono in aumento. Kurzweil sta dicendo che i computer saranno più intelligenti di noi in 12 anni. E ti sbagli se pensi che l’evoluzione sia limitata ai computer. Facebook ha attualmente 71 opzioni di genere disponibili per i suoi utenti. Diverse altre tecnologie sociali sono state create per affrontare il mondo di oggi, che è senza dubbio VUCA (volatile, incerto, complesso e ambiguo).

Nel frattempo, continuiamo a utilizzare strutture organizzative emerse millenni fa nelle nostre aziende. Sì, sto parlando del modo fondamentalmente autocratico di gestione. Fai quello che dice il tuo capo. Il potere deve essere delegato dall’alto verso il basso. E così via. Alcuni approcci sono venuti fino a cercare di proporre una “riscrittura” di questo sistema, anche se ci sono solo alcune alternative.

Per affrontare gli effetti collaterali della struttura gerarchica e navigare nel mondo VUCA, molti esperti propongono la creazione di contesti in cui l’auto-organizzazione è possibile. Questo è il caso di Steve Denning, che nella sua ricercaha realizzato che la maggior parte dei team ad alte prestazioni sono auto-organizzati. Altre prove indicano lo stesso percorso, come il Manifesto reattivo, lo sviluppo di software agile e le organizzazioni evolutive.

Al fine di aumentare la gamma di tecnologie sociali per l’auto-organizzazione (e per affrontare gli “svantaggi” di altri approcci), noi (Target Teal + Partners) abbiamo sviluppato un catalizzatore per l’auto-organizzazione chiamata Organic Organization.

O2 è diviso in 3 libri, il Gioco Libro, il Modello Libro, e il Rogue Libro. Può essere applicato in un team, reparto o in un’intera organizzazione. L’unica regola è che il gruppo target deve avere un notevole livello di autonomia rispetto al resto. Ovviamente, O2 funzionerà a piena potenza solo se applicato all’intera organizzazione.

Struttura del cerchio nidificato

Come Holacracy e Sociocracy 3.0, O2 divide l’organizzazione in cerchi semiautonomi. Questi cerchi contengono ruoli che svolgono alcune attività specifiche e condividono uno scopo comune.

In generale, vecchie aree, reparti e squadre formano cerchi. Tuttavia, O2 dà la preferenza a piccoli gruppi, con un massimo di 12 membri.

I cerchi esterni e interni sono collegati attraverso ruoli speciali, chiamati collegamento esterno e collegamento interno. Scriveremo di più sui ruoli principali nel prossimo post.

5 funzioni di base

Nel nostro viaggio aiutando altri team e aziende a sviluppare l’auto-organizzazione, abbiamo imparato che è importante lavorare su alcune “funzioni di base” per mantenere il gruppo sano nel lungo periodo. Queste funzioni mirano a rivedere il lavoro, sincronizzare gli sforzi, adattare la struttura, selezionare le persone che manterranno il processo e si prenderanno cura delle relazioni tra i membri. Queste funzioni sono sviluppate in riunioni governate da un facilitatore scelto dai membri del circolo.

Recensione

È incredibile quanti gruppi non si riuniscono per rivedere il proprio lavoro. Alcuni lo fanno individualmente o attraverso revisioni tra capo e subordinato. Ma c’è un modo migliore.

Quando siamo immersi in un ambiente in cui gli altri vedono ciò che stiamo facendo, emerge un effetto chiamato pressione dei pari. In questo contesto, siamo molto più attenti alle aspettative dei colleghi e facciamo del nostro meglio per soddisfarle. La ricerca mostra che questo motivatore è più potente del denaro. Ovviamente, la pressione dei pari crea “tensioni” che fanno muovere gli individui in un gruppo verso l’obiettivo più grande. La funzione di revisione aiuta a rafforzare questo ambiente.

È anche comune sentire i manager lamentarsi che i loro subordinati non fanno nulla per migliorare gli indicatori. Il problema è che non puoi preoccuparti di qualcosa che non vedi o non riesci a capire. È necessario esercitare l’atto di revisione.

In O2, il modo in cui avviene la revisione è definito dal facilitatore. Il formato più comune è quello di controllare azioni, progetti, metriche e liste di controllo assegnate ai ruoli nel cerchio.

Sincronizzare

Molti gruppi non sviluppare meccanismi efficaci per effettuare le richieste. E le cose peggiorano quando il leader / manager centralizza il monopolio della distribuzione dei compiti, cioè quando una persona esegue solo compiti passati direttamente dal suo superiore. Inutile dire che questo non è affatto efficace.

Non è necessariamente una questione di cattive intenzioni da parte di coloro che fanno solo ciò che chiede il capo. Spesso le aspettative, le responsabilità e le autorità non sono chiare. Ecco perché in O2 tutte le aspettative devono essere contratte attraverso ruoli espliciti.

Una volta che sai cosa puoi aspettarti dai tuoi coetanei, diventa più facile fare richieste. Come con qualsiasi organizzazione, tali richieste di nuovi progetti, azioni o informazioni possono essere fatte in qualsiasi momento da qualsiasi persona. Ma attraverso la funzione di sincronizzazione, ci assicuriamo che ciò avvenga con una frequenza minima in ogni cerchio.

O2 cerca di decentralizzare la distribuzione di progetti e azioni, per dare più agilità a gruppi o organizzazioni.

La funzione di sincronizzazione inizia con la creazione di un elenco di tensioni percepite, che sono problemi/problemi/opportunità che richiedono qualcosa. Queste tensioni vengono poi trattate una ad una e trasformate in progetti e azioni che vengono assegnati ai ruoli del cerchio.

Adattare

Abbiamo sempre le nostre organizzazioni e team con grande affetto. Tuttavia, un designer, per quanto intelligente e dedicato, non sarà mai in grado di prevedere tutto ciò che può accadere (ricordate il mondo VUCA). La chiave è creare un design evolutivo, cioè un sistema con adattabilità integrata.

La struttura organizzativa dietro O2 fa uso di questo concetto. Quindi ogni aspettativa, ruolo e restrizione all’interno del gruppo o dell’organizzazione O2 deve essere esplicita. Man mano che sorgono nuove tensioni e opportunità di miglioramento, il gruppo adatta la propria struttura per affrontare il nuovo contesto in cui è immerso.

Tutti questi cambiamenti avvengono esclusivamente nella funzione di adattamento di ciascun cerchio. A questo punto, i gruppi possono modificare i ruoli, creare cerchi interni o impostare restrizioni che riguardano i loro membri.

L’autorità esplicita, cioè la chiarezza di ciò che ogni membro del gruppo “può” e “non può” fare, consente un rapido processo decisionale e meno esitazioni su base giornaliera.

Il processo per apportare queste modifiche assicura che siano fatte solo in allineamento con lo scopo del cerchio. Ad esempio, una persona non può cambiare un ruolo per il proprio beneficio, senza che ciò contribuisca in alcun modo allo scopo del cerchio.

Seleziona

Talmente semplice mantenere aggiornati i gruppi di auto-organizzazione richiede energia. Ogni cerchio in O2 contiene alcuni ruoli di base che assicurano il funzionamento del metodo. Tre di questi ruoli sono scelti dal gruppo stesso attraverso un’elezione nella funzione select: facilitatore, segretario e collegamento interno.

Il gruppo esegue la “selezione” su base regolare (ogni 3 mesi, ad esempio). Le rotazioni in questi ruoli principali sono raccomandate per responsabilizzare la maggior parte delle persone in O2 e garantire l’indipendenza dai facilitatori o dagli esperti esterni.

Attenzione

La separazione tra lavoro e vita personale è iniziato con il conformista organizzazioni (leggi qui per capire meglio). L’ambiente aziendale tradizionale non accoglie completamente le persone. Le emozioni, le incertezze e le paure che si lasciano a casa. Al lavoro devi essere un “buon professionista”.

Si scopre che nel 21 ° secolo il lavoro è prevalentemente creativo (se il tuo non lo è, potresti essere sostituito da un robot presto). E questo tipo di attività, perché ha una maggiore interdipendenza tra persone e ruoli, richiede una comunicazione più efficace tra gli agenti. Per navigare in questa complessità, è necessario sviluppare relazioni migliori e intelligenza emotiva.

Comprendiamo che lavorare lo spazio organizzativo (struttura, ruoli, restrizioni, processi) non è sufficiente per le organizzazioni. La funzione care mira a sviluppare la comunicazione, riconoscere i bisogni individuali e coltivare l’apertura tra i membri, ma senza “inquinare” lo spazio dell’organizzazione.

Un reciproco impegno

La riproduzione di O2 richiede un impegno reciproco tra i partecipanti. Tutte le persone coinvolte devono rispettare le regole delineate nel Libro del gioco, indipendentemente dai ruoli e dalle posizioni. Tale impegno include la sospensione di qualsiasi precedente sistema di autorità o di differenze di status. Ciò significa che in O2 le uniche fonti di aspettative, restrizioni e contabilità sono quelle definite dal gruppo nelle riunioni del cerchio. Tratteremo questo in modo più dettagliato anche nel prossimo post.

Desiderosi di testare O2 e ottenere l’accesso ai libri? Iscriviti alla nostra newsletter per ricevere la prima versione che lanceremo presto.