Il processo di richiesta di informazioni (RFI) è un aspetto importante per la pianificazione di progetti nel settore delle costruzioni. Tuttavia, il processo di approvvigionamento può essere inutilmente lungo e confuso, costandoti tempo e denaro preziosi. Qui di seguito andremo oltre ciò che una richiesta formale di informazioni è, come sono utili, e le migliori pratiche su come scriverli. Parleremo anche di alcuni suggerimenti chiave su come migliorare il processo RFI, in modo da poter mantenere al massimo l’efficienza aziendale.

Foto di Rodolfo Quirós su Pexels

RFI Definito

Una richiesta di informazioni è fondamentalmente una forma di comunicazione destinata a ottenere informazioni di carattere generale su potenziali fornitori e dei prodotti e servizi che offrono. L’obiettivo finale nell’invio di un RFI è vedere come i prodotti e i servizi di un potenziale fornitore possono essere utilizzati al meglio per risolvere soluzioni e soddisfare le esigenze della tua azienda. Gli appaltatori hanno una vasta gamma di fornitori e parti interessate tra cui scegliere, quindi le richieste di informazioni aiutano a vedere cosa ogni azienda ha da offrire e come ogni azienda si accumula in base alle esigenze dell’appaltatore.

Gli RFI sono presentati principalmente nelle prime fasi dei contratti di costruzione, ma possono essere utilizzati durante tutta la fase di costruzione in quanto sorgono diverse richieste per un progetto specifico. Generalmente, le RFI verranno inviate prima delle richieste di preventivo (RFQ) e delle richieste di proposta (RFP), poiché le RFQ e le RFP vengono inviate dagli appaltatori una volta che hanno ristretto le soluzioni migliori.

Gli RFI possono anche assumere forme diverse in quanto dipendono da ciò che il contraente generale sta cercando. Ad esempio, un appaltatore generale alla ricerca di lavori elettrici invierebbe un RFI a un subappaltatore mentre un GC alla ricerca di materiali invierebbe un RFI a un fornitore.

I vantaggi per le richieste di informazioni di RFI non solo aiutano gli appaltatori a confrontare i potenziali fornitori, ma aiutano anche a restringere il pool di fornitori tra cui scegliere. Gli RFI hanno anche un formato generale per la raccolta di informazioni di base, che rende più facile per i GC filtrare i fornitori che non sono adatti al progetto in questione. RFI può anche contribuire a incoraggiare la concorrenza tra i fornitori, soprattutto quando il documento è condiviso su una piattaforma pubblica.

Foto di Ivan su Pexels

Scrivere un RFI

Inizia con una panoramica generale della tua azienda e di ciò che stai cercando dal venditore. Dopo aver ricevuto, il fornitore dovrebbe capire che il documento è un RFI e avere una buona idea di chi è la vostra azienda. Dovresti anche essere il più specifico possibile con le tue esigenze, come prezzi generali, requisiti del personale e orari di consegna. Ciò ti consentirà di confrontare meglio i tuoi fornitori senza ulteriori chiarimenti.

Anche essere sicuri di dare una linea guida su come il destinatario deve rispondere alla richiesta di informazioni, quale formato da seguire, e fornire una scadenza per tornare a voi. Infine, puoi includere altri dettagli come richiedere l’esperienza precedente dei fornitori o il tuo processo di valutazione per scegliere il potenziale fornitore.

Migliorare il processo RFI

In qualità di general contractor, un modo per migliorare il processo di approvvigionamento consiste nell’utilizzare un modello RFI. Utilizzando un modello non solo rende più facile per voi di includere tutte le informazioni necessarie, ma renderà anche più facile per il fornitore di rispondere con quello che stai cercando. Puoi anche includere immagini e disegni di costruzione o immagini in quanto le immagini possono aiutare il fornitore a capire meglio la soluzione che stai cercando. L’utilizzo di un sistema software contribuirà inoltre a rendere il processo RFI più organizzato e a fornire un accesso più rapido e migliore ai documenti per i dipendenti sul campo e in ufficio.

Se sei il destinatario della RFI, ci sono anche passi che si possono adottare per migliorare il processo. Rispondere rapidamente e diligentemente vi darà un vantaggio rispetto ad altri concorrenti, aumentando la probabilità di ottenere il lavoro. Tuttavia, prima di rispondere, è necessario assicurarsi che l’RFI sia sufficientemente dettagliato da garantire che la vostra azienda sia adatta per il progetto di costruzione. Non è possibile fornire una buona risposta se RFI non è chiara o non pone le domande giuste. Infine, non abbiate paura di rifiutare un lavoro. Se la vostra azienda non è una buona misura per il lavoro, si può ancora lasciare una buona impressione con un GC da formalmente in declino, aumentando le vostre probabilità i contatti GC di nuovo per un diverso sforzo futuro.

Conclusione

Leggendo questo articolo, dovresti avere un’idea molto migliore di cosa sia una richiesta di informazioni e di come aiutano le aziende a scegliere la migliore soluzione possibile per le loro richieste. Assicurati di seguire i suggerimenti di cui sopra su come scrivere un RFI e le migliori pratiche per migliorare il processo RFI: la tua azienda ti ringrazierà.