Giovedì 27 agosto 2020

Nel corso del 2020, probabilmente hai dovuto rivalutare il budget del tuo no-profit. Le sfide senza precedenti che la pandemia globale ha portato alla luce hanno costretto molte piccole e medie organizzazioni senza scopo di lucro ad operare su un budget ancora più stretto del solito.

Questo lo rende un momento perfetto per la vostra organizzazione per aggiornare la vostra comprensione dei budget operativi al fine di ri-strategize il proprio per fare la maggior parte di esso.

Qui a Jitasa, aiutiamo i direttori esecutivi e finanziari delle organizzazioni senza scopo di lucro a organizzare le loro finanze per un uso più efficiente. Nelle nostre storie di successo, puoi leggere di altre organizzazioni che hanno affidato le loro informazioni finanziarie ai nostri esperti e di come la relazione ha permesso loro di reindirizzare la loro energia e concentrarsi sulla loro missione.

Pianificazione finanziaria efficace e budgeting è ancora più importante in questi tempi difficili. La comunicazione aperta con un esperto sulle finanze del tuo no-profit può aiutarti a valutare il tuo budget senza scopo di lucro e ridefinire gli obiettivi in base alle migliori pratiche degli esperti.

Ciò ci riporta all’importanza di una comprensione completa dei budget operativi senza scopo di lucro. In questa guida, tratteremo le basi e fare un tuffo profondo per aiutare il vostro no-profit ri-analizzare il budget per l’anno. Tratteremo i seguenti punti:

1. Che cos’è un budget senza scopo di lucro?
2. Caratteristiche di budget efficaci
3. Componenti di budget
4. Modello di budget senza scopo di lucro
5. Recensioni di budget

Sentiti libero di utilizzare la navigazione sopra per passare alla sezione che più suscita i tuoi interessi per la tua organizzazione. Oppure, leggi con noi fin dall’inizio per una panoramica completa. Cominciamo!

Che cos’è un budget senza scopo di lucro?

Un budget senza scopo di lucro è un documento di pianificazione utilizzato per prevedere le spese e allocare le risorse per l’organizzazione. Descrive in dettaglio sia i costi che la tua organizzazione dovrà sostenere, sia le entrate che ti aspetti di ricevere in un determinato periodo di tempo.

La tua no-profit realizzerà regolarmente due budget primari. Questi sono il tuo budget operativo e il tuo budget di capitale.

Un budget operativo senza scopo di lucro scompone le entrate e le spese annuali previste per l’organizzazione. Si rompe le entrate da diverse fonti di finanziamento e le spese operative per programma e costi generali.

Il tuo budget di capitale proietta le spese e le entrate associate a progetti pluriennali e a lungo termine. Questo tende a coprire le campagne di capitale del tuo no-profit e altre campagne di spesa importanti.

Durante tutto l’anno, questi budget sono quelli che rivedi regolarmente per monitorare il processo dei tuoi vari progetti, il successo della raccolta fondi e la tua posizione finanziaria. Questo significa che il vostro budget non è qualcosa che si crea, ma mai guardare di nuovo. È un documento vivente che dovrebbe essere al centro delle tue attività finanziarie.

Caratteristiche di efficaci budget no-profit

La cosa grandiosa di rivedere il vostro budget no-profit ora, durante il caos del 2020? Hai l’opportunità di renderlo ancora più efficace. Come voi e il vostro commercialista lavorare insieme per mestiere o restrategize un budget efficace, è necessario tenere a mente le caratteristiche che rendono un budget più efficace.

Nella nostra esperienza, queste funzionalità includono attività definite, un periodo di tempo specificamente definito e metriche realistiche e misurabili. Cerchiamo di coprire ciascuna di queste caratteristiche in modo approfondito.

Attività definite

Il budget del tuo no-profit e il tuo piano strategico dovrebbero andare di pari passo. Ogni aspetto del tuo budget dovrebbe essere associato direttamente a un’attività specificamente definita che stai cercando di realizzare.

In aggiunta a ciò, ciascuna di queste attività dovrebbe avere un budget separato specificamente definito. Questi budget separati si combinano tutti nel singolare budget operativo a livello di organizzazione.

Ad esempio, la tua organizzazione no-profit può fissare un obiettivo per raccogliere $15.000 per costruire un laboratorio informatico in una scuola del centro città.

Dovrai mettere insieme un budget che pianifichi tutte le spese necessarie per costruire un laboratorio informatico di questo tipo. Ad esempio, dovresti stimare il costo necessario per acquistare i computer, investire in wifi efficace e raccogliere attrezzature varie (come l’assicurazione) necessarie per tale investimento.

Sul tuo budget più ampio e a livello di organizzazione, dovrai designare quali fonti utilizzerai per raccogliere questo $15.000 e allocare i fondi al progetto.

Periodo di tempo specifico

Quando la tua organizzazione no-profit stabilisce obiettivi per il piano strategico o di sviluppo della tua organizzazione, assicurati che tali obiettivi siano specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e basati sul tempo (o INTELLIGENTI). La misura che vogliamo sottolineare qui è l’aspetto temporale. Il vostro senza scopo di lucro dovrebbe essere molto consapevoli del tempo come si mestiere il vostro budget.

Le organizzazioni non profit di solito elaborano un unico budget per l’anno. Tuttavia, è importante considerare quando l’organizzazione prevede di raccogliere entrate e quando si desidera completare le attività descritte nel documento. Ad esempio, se sai che #GivingTuesday e il giving di fine anno sono una fonte importante di entrate per la tua organizzazione no-profit, puoi decidere di completare un progetto più ampio direttamente dopo queste campagne.

Un altro motivo per cui il tempo è importante? Ottenere il budget approvato e impostazione check-in per la tua squadra. Prima ancora di iniziare il processo di budgeting, è necessario impostare un giorno e l’ora in cui si desidera che il documento sia approvato dal consiglio. Questo ti tiene responsabile fornendo una data di scadenza per completare il piano.

Dovresti anche impostare check-in regolari con il tuo team per assicurarti di rispettare il budget che hai pianificato. Molte organizzazioni non profit fanno un rapido check-in mensile con una revisione più approfondita ogni trimestre.

Metriche realistiche e misurabili

L’idea di definire metriche realistiche e misurabili va di pari passo con la definizione delle attività nel budget dell’organizzazione. Ciascuna delle vostre attività dovrebbe essere associato con un importo in dollari specifico per ogni fonte di spesa e di reddito.

Ciò è particolarmente importante quando l’organizzazione sviluppa la parte delle entrate del budget. Il finanziamento del tuo no-profit dovrebbe essere specificamente associato a diverse fonti di raccolta delle entrate.

Ad esempio, se ti aspetti di ricevere this 100.000 dalla raccolta fondi individuale quest’anno, puoi determinare che come 50.000 verranno dai principali donatori, $20.000 dalla tua campagna peer-to-peer, $20.000 dalla tua pagina di donazione online, $10.000 dalla raccolta fondi per posta diretta.

Ricorda che ognuna di queste metriche di finanziamento dovrebbe essere realistica per il tuo team. Determinare ciò che è realistico analizzando i vostri successi di raccolta fondi passati. Tuttavia, puoi anche scegliere un obiettivo più ambizioso per spingere la tua squadra a raccogliere di più. Basta non impostare troppo alto, altrimenti si può scoraggiare la tua squadra.

Componenti di budget senza scopo di lucro

Sia che tu stia creando un budget senza scopo di lucro da solo o se stai lavorando con un contabile esperto, dovrai assicurarti che sia completo sia delle entrate previste che dei budget di spesa.

Questi sono i due componenti principali di un budget senza scopo di lucro. Scaviamo un po ‘ più a fondo in ogni argomento.

Entrate previste

Le entrate previste devono essere separate e allocate da ciascuna fonte di raccolta fondi. Usa i dati passati del tuo team di sviluppo per capire meglio e prevedere quanto raccoglierai da ogni fonte.

Esistono due metodi di previsione che puoi utilizzare per prevedere le entrate future della tua organizzazione no-profit. Ciascuno di questi metodi di previsione crea una certa flessibilità nel budget in modo che la tua organizzazione abbia maggiori probabilità di essere sul target durante tutto l’anno. Questi due metodi di previsione sono chiamati metodo di sconto e metodo di taglio:

• Metodo di sconto: utilizzando questo metodo, il team identifica l’importo in dollari che si prevede di ricevere da ogni fonte di raccolta fondi. Quindi, si moltiplica l’importo in dollari per la percentuale di probabilità di raccolta fondi. Ad esempio, se stai facendo domanda per una sovvenzione di $10.000 e hai una probabilità del 75% di ricevere la sovvenzione, aggiornerai le entrate previste a $7.500.
• Metodo di taglio: utilizzando questo metodo, il tuo team identifica l’importo totale delle entrate di raccolta fondi previste, quindi lo moltiplica per la stima complessiva della probabilità. Ad esempio, se si dispone di una storia di successo nella raccolta fondi e si aspettano un 80% di probabilità di successo nel vostro previsto revenue 100.000 di entrate stimate, si prevede $80.0000.

Un contabile senza scopo di lucro sarà in grado di aiutare a guidare la tua squadra attraverso la decisione di quale metodo di previsione è il migliore per il tuo budget. Inoltre, saranno in grado di lavorare con te per determinare i tassi di probabilità per le tue previsioni.

Può essere pericoloso prevedere che avrai successo al 100% con tutte le tue entrate previste. È meglio essere cauti quando si pianifica in anticipo in modo da essere più sicuri di avere i finanziamenti necessari per raggiungere i propri obiettivi, indipendentemente dalle circostanze esterne.

Budget di spesa

La seconda parte di un budget efficace senza scopo di lucro è il budget di spesa. Questo è lo strumento che si utilizza per determinare e prevedere i costi sopportati dal vostro senza scopo di lucro per finanziare i vostri vari progetti.

Questo può essere suddiviso in spese di raccolta fondi, amministrative e di programma. La combinazione delle tue spese di raccolta fondi e amministrative è ciò che compone il sovraccarico del tuo no-profit. Mentre budget di spesa di ogni no-profit avrà un aspetto leggermente diverso, il Better Business Bureau raccomanda che le organizzazioni non spendere oltre il 35% del vostro finanziamento sulle loro spese generali e spendere almeno il 65% sui loro programmi.

Tuttavia, come abbiamo detto, questo sarà diverso per ogni no-profit. Ecco perché è importante discutere le proprie spese con un contabile che ha esperienza di lavoro con organizzazioni non profit. Possono aiutare a assicurarsi che le spese siano sotto controllo.

A un livello più granulare, la tua organizzazione no-profit dovrebbe tenere a mente le spese specifiche che incontrerai, come ad esempio:

• Le spese di raccolta fondi possono essere suddivise in marketing della campagna, luogo dell’evento di raccolta fondi o investimento software virtuale e strumenti tecnologici di raccolta fondi.
• Le spese amministrative possono essere suddivisi in cose come lo stipendio che si paga i dipendenti, gli investimenti effettuati per organizzare i dati, l’affitto per il vostro spazio ufficio, e le bollette si paga per la vostra organizzazione.
• Le spese del programma sono quelle necessarie per condurre il tuo lavoro nella comunità. Ad esempio, un’organizzazione che incoraggia l’educazione musicale per i bambini svantaggiati potrebbe investire in spazio in classe, strumenti e libri musicali per il loro programma.

Il modo migliore per stimare quali saranno le spese della tua organizzazione no-profit è esaminare ciò che hai speso in passato. Assicurati di separare le spese fisse e variabili della tua organizzazione, quindi stima quali voci di budget vari costeranno.

Le spese fisse sono quelle che sono costanti di anno in anno come l’affitto dell’ufficio della tua organizzazione. Puoi contare su questo per essere lo stesso prezzo di anno in anno a causa del contratto che hai con la tua società di gestione. Nel frattempo, le spese variabili sono quelle che possono cambiare di anno in anno e non possono essere contate per rimanere costanti. Ad esempio, le spese di raccolta fondi potrebbero variare di anno in anno a seconda delle campagne che stai eseguendo.

Ci sono molte idee sbagliate sulle spese senza scopo di lucro. Le persone tendono a pensare che i dipendenti senza scopo di lucro non dovrebbero fare grandi stipendi e che il sovraccarico è una cosa intrinsecamente negativa. Questo non è vero. La parte di spesa del budget dovrebbe garantire un sano equilibrio finanziario per l’organizzazione.

Senza scopo di lucro Budgeting Template

Si consiglia che il vostro no-profit raggiungere un esperto contabile senza scopo di lucro per le imbarcazioni i vostri bilanci di anno in anno. Un ragioniere vi aiuterà a portare nella giusta direzione quando si tratta di scoprire le opportunità di ridurre le varie spese. Aiuteranno anche la tua organizzazione no-profit a trovare nuovi modi per migliorare la tua raccolta fondi per massimizzare le entrate.

Quando hai completato il tuo budget annuale senza scopo di lucro ed è pronto per essere inviato al tuo consiglio per la revisione, sarà simile al modello qui sotto.

Rivedi il tuo budget senza scopo di lucro

Manichini.com spiega: “Un buon budget è accartocciato, macchiato di caffè e molto esaminato. Un buon budget guida e predice.”Ciò significa che la tua organizzazione no-profit dovrebbe controllare frequentemente il tuo budget per monitorare i tuoi progressi durante tutto l’anno.

La tua organizzazione dovrebbe tenere regolarmente controlli di budget senza scopo di lucro. Molti consigliano di tenerli annualmente, trimestralmente e mensilmente per assicurarsi che la tua organizzazione sia sulla buona strada.

• La revisione annuale del budget non profit si verifica generalmente quando si sta scrivendo il budget del prossimo anno. Questo è quando si (e il tuo commercialista) rivedere le finanze preventivate dall’anno passato e determinare dove il bilancio è rimasto in corso e dove le vostre finanze deviato dal percorso. Utilizzerai queste informazioni per informare le entrate e le spese previste per il prossimo anno fiscale.
• Quando il tuo team si riunisce trimestralmente per rivedere il tuo budget, dovresti confrontare le entrate e le spese preventivate per quel trimestre e confrontarle con gli importi effettivi. Dovresti anche rivedere i tuoi budget di sovvenzione e determinare quali fondi sono stati vinti, usati, inutilizzati, ecc. Infine, rivedere l’intero bilancio e cercare eventuali discrepanze. E ‘ meglio prendere questi presto e prendere nota di loro per i bilanci futuri.
• Le revisioni mensili del budget consentono al tuo team di riunirsi frequentemente e regolarmente per esaminare le tue finanze per il mese e determinare il budget rispetto alle spese e alle entrate effettive per i singoli progetti. È inoltre possibile rivedere i bilanci per rilevare eventuali discrepanze e guardare avanti per garantire che le voci di bilancio future sembrino in linea.

Ancora una volta, ogni volta che la tua organizzazione rivede il tuo budget e i tuoi account, un contabile addestrato ti aiuterà a assicurarti che tutto sia in ordine. Raggiungi i contabili di Jitasa per chiedere come i loro professionisti finanziari addestrati possono aiutare la tua revisione senza scopo di lucro e creare il miglior budget per aiutarti ad avere successo.

La bellezza del tuo budget no-profit è che consente al tuo no-profit di rimanere trasparente con il tuo team, i tuoi membri del consiglio e i tuoi sostenitori. La trasparenza nelle finanze è la chiave per instillare fiducia e fiducia per tutti coloro che sono coinvolti con l’organizzazione.

Se sei interessato a investire in un contabile addestrato per aiutare la tua organizzazione no-profit a garantire trasparenza e responsabilità nelle finanze, conduci la tua ricerca. Ecco alcune risorse aggiuntive che puoi esaminare per ulteriori indicazioni:

• Lavorare con un contabile senza scopo di lucro: cosa aspettarsi. Lavorare con un contabile può aiutare la tua organizzazione a sviluppare un budget efficace. Per saperne di più su ciò che un contabile può fare per voi in questo articolo completo.
• Contabilità e contabilità per organizzazioni non profit. Cercando di assumere o esternalizzare un team di finanza? Scopri di più su contabilità e contabilità per organizzazioni non profit, in particolare sulla differenza tra loro.
• Top 10+ Società di contabilità senza scopo di lucro in outsourcing. Lavorare con un commercialista specificamente dedicato al non profit è importante per lo sviluppo di un bilancio senza scopo di lucro ben informato. Scopri di più sulle prime dieci scelte di Fundly per le aziende in outsourcing.