sihteerin todelliset tehtävät vaihtelevat suuresti osavaltioittain. Useimmissa osavaltioissa valtiosihteerin virka on luotu osavaltion perustuslain alkuperäisestä luonnoksesta. Monissa tapauksissa vastuut on kuitenkin lisätty perussäännöllä tai toimeenpanomääräyksellä.

useimpien osavaltioiden tehtävät

yleisin ja luultavasti tärkein tehtävä valtiosihteereillä on toimia osavaltion ylimpänä vaalivirkailijana (tosin monissa osavaltioissa on myös vaalivalvojia, jotka ovat yleensä läänin vaalivirkailijoita). 38 osavaltiossa lopullinen vastuu vaalien järjestämisestä, mukaan lukien vaatimukset täyttävien sääntöjen täytäntöönpano, varainhoidon valvonta ja Vaalipäivämenettelyjen käyttöönotto, kuuluu valtiosihteerille. Poikkeuksia ovat Alaska, Delaware, Havaiji, Illinois, Maryland, New York, Pohjois-Carolina, Oklahoma, Etelä-Carolina, Utah, Virginia ja Wisconsin.

Florida on yksi niistä monista osavaltioista, joissa tämä pitää paikkansa, ja tästä syystä Floridan vaalien uudelleenlaskennan aikana Floridan ulkoministeri Katherine Harrisista tuli yksi harvoista valtiosihteereistä, joka tuli kansallisesti tunnetuksi.

suurimmassa osassa osavaltioita ulkoministeri vastaa myös Uniform Commercial Code-lain hallinnoinnista.laki koskee liikesopimusten ja-käytäntöjen yhdenmukaista soveltamista kaikkialla Yhdysvalloissa, mukaan lukien henkilökohtaista omaisuutta koskevien panttioikeuksien rekisteröinti. Käsi kädessä tämän velvollisuuden kanssa, useimmissa valtioissa valtiosihteeri on vastuussa valtion tavaramerkkien rekisteröinnistä ja yritysten (yleensä mukaan lukien kumppanuudet ja yritykset) vuokraamisesta, jotka haluavat toimia omassa valtiossaan. Näin ollen useimmissa osavaltioissa valtiosihteeri säilyttää myös kaikki tiedot valtion sisäisestä liiketoiminnasta. Ja joissakin osavaltioissa valtiosihteerillä on varsinaista laaja-alaista sääntelyvaltaa myös yrityksiin nähden.

liikeasiakirjojen lisäksi ulkoministerin kanslia on ehkä valtaosassa osavaltioista virallisten asiakirjojen ensisijainen säilytyspaikka. Tämä sisältää useimmissa osavaltioissa viralliset kopiot valtion asiakirjoja, mukaan lukien todellinen virallinen kopio valtion perustuslain (ja Delaware, valtion omistama kopio Yhdysvaltain Bill of Rights) muodolliset kopiot säädösten voimaan laiksi, toimeenpanovallan antamia määräyksiä kuvernöörin, ja asetukset ja tulkinnat säädösten antamia valtion sääntelyvirastojen. Ainakin puolessa tusinassa osavaltiossa tämä rekisterinpitovalta ulottuu siviilitoimiin, kuten avioliittoihin, syntymätodistuksiin sekä adoptio-ja avioeropäätöksiin. Monet osavaltiot vaativat myös ulkoministerin kansliaa pitämään kirjaa myös maakaupoista ja omistuksesta.

ainakin 35 valtiossa valtiosihteeri vastaa myös notaarien julkisesta hallinnosta. Ja lähes kaikki valtiot myös nimeävät (lähes aina itse valtion perustuslaissa), että Valtiosihteeri on valtion ”suuren sinetin vartija”. Näennäisesti tämä edellyttää sihteerin tekevän päätöksiä siitä, mihin valtion sinetti kiinnitetään, oli se sitten lainsäädäntöön, valtion sopimuksiin tai muihin virallisiin asiakirjoihin.

niissä valtioissa, joissa on puhuttelusalaisuusohjelmia, niiden hallinnoinnista vastaa usein valtiosihteeri.

harvinaisemmat dutiesEdit

kymmenkunta valtiota antaa ministerin tehtäväksi myöntää ammattilisenssejä. Tähän kuuluu lääkäreitä, putkimiehiä, kosmetologeja, yleisurakoitsijoita ja ainakin kahdessa osavaltiossa ministereitä (suorittamaan avioliittoja). Nevadassa, Pennsylvaniassa ja Länsi-Virginiassa ulkoministerin pitää puhdistaa kaikki, jotka haluavat toimia ammattiurheilijan urheiluagenttina.

useissa osavaltioissa (muun muassa Indiana, Mississippi, Massachusetts ja Wyoming) ulkoministeri vastaa arvopaperiteollisuuden valvonnasta.

Illinoisissa, Mainessa ja Michiganissa ulkoministeri vastaa ajokorttien myöntämisestä, moottoriajoneuvojen rekisteröinneistä ja autoverojen keräämisestä. Monissa muissa osavaltioissa nämä tehtävät kuuluvat jonkin organisaation, kuten moottoriajoneuvo -, kuljetus-tai valtiollisen poliisin, alaisuuteen.

useissa osavaltioissa ulkoministeri vastaa myös lobbareiden toiminnan valvonnasta. Vaikka jotkut saattavat pitää tätä luonnollisena jatkeena vaalipäällikön tehtävälle, Virginian liittovaltion ministeri, joka ei vastaa vaaleista kyseisessä osavaltiossa, on kuitenkin vastuussa lobbauksen sääntelystä.

noin viidessä osavaltiossa valtiosihteeri on valtion virallisesta museosta vastaava virkamies. Joissakin näistä osavaltioista ja myös joissakin osavaltioissa, joissa ei ole virallisia museoita, valtiosihteeri on nimetty virkailijaksi, joka vastaa valtion historiallisten asiakirjojen ylläpidosta.

muutamat osavaltiot asettivat valtiosihteerin vastaamaan julkisen omaisuuden käytöstä. Useimmiten tämä tarkoittaa vain julkisia rakennuksia (yleensä state capitol building), mutta Mississippissä siihen kuuluu myös joitakin osavaltioon laillisesti määriteltyjä maita, kuten tidelands.

useat valtiot myöntävät valtiosihteerille teknisen lakisääteisen valtuutuksen armahdusten ja kommutaatioiden alalla. Useimmissa tapauksissa tämä ei ole muuta kuin velvollisuus kiinnittää osavaltion sinetti kuvernöörin julistukseen. Delawaressa ja Nebraskassa ulkoministeri istuu kuitenkin armahduslautakunnassa kuvernöörin kanssa, ja ulkoministeri määrää kuvernöörin kanssa yhtäläiset valtuudet kaikissa armahduspäätöksissä, joita annetaan.

1980-luvun alusta lähtien monet valtiot ovat lisänneet pyrkimyksiään kehittää suoria kauppasuhteita ulkomaisiin valtioihin. Useissa näistä osavaltioista valtiosihteerille on annettu ensisijainen vastuu tässä asiassa. Tästä huolimatta ei pitäisi olla epäselvyyttä tietyn valtion ulkoministerin ja Yhdysvaltain ulkoministerin tehtävistä. Yhdysvaltain perustuslaki kieltää ehdottomasti yksittäisiä valtioita solmimasta diplomaattisia suhteita vieraisiin valtioihin;nämä hiljattain kehittyneet velvollisuudet ovat luonteeltaan puhtaasti kaupallisia.

Mainessa ja Kaliforniassa joidenkin vaalikytkösten sattuessa ulkoministeri ratkaisee voittajan arpomalla. Kaliforniassa tämä ei ulotu esivaaleihin eikä kuvernöörin tai Varakuvernöörin vaaleihin. Mainessa tämä velvollisuus koskee vain esivaaleja.

ainutkertaiset vastuualueet

useat osavaltiot ovat antaneet valtiosihteerilleen ainakin yhden vastuun, jota mikään muu valtiosihteeri ei jaa:

• Kaliforniassa suostuvaiset aikuiset voivat solmia kotimaisen parisuhteen rekisteröitymällä ulkoministerille.
• Connecticutissa poliittisten keskustelujen moderaattoriksi ryhtyminen vaatii ulkoministerin luvan.
• Coloradossa esittävien taiteiden yhdistysten on toimitettava tietyt tiedot ulkoministerille.
• Delawaressa ulkoministeri valvoo Delawaren Veteraanipalvelujen toimistoa.
• Illinoisissa ulkoministeri on viran puolesta Korvaustuomioistuimen virkailija. Lisäksi valtiosihteeri vastaa valtion moottoriajoneuvovarkaussääntöjen valvonnasta ja autoteollisuuden sääntelystä.
• Indianassa ulkoministeri vastaa autokauppojen sääntelystä.
• Iowassa ulkoministeri myöntää Carrie Chapman Catt-palkinnon jokaiselle Iowan koululle, joka ilmoittautuu ja rekisteröi vähintään 90 prosenttia äänestyskelpoisista oppilaistaan. Palkinto on nimetty Iowalaisen mukaan, joka oli naisten äänioikeusliikkeen Valtakunnallinen johtaja.
• Kentuckyssa ulkoministeri valvoo osavaltion Maavirastoa, joka ylläpitää pysyvää rekisteriä osavaltion maaavustuksista, warranteista ja kartoituksista.
• Louisianassa osavaltion virkamiesten ja työntekijöiden eläkeilmoitukset jätetään ulkoministerille.
• Marylandissa asuinkerrostalojen ja lomaosakkeiden rakennuttajien on ilmoittauduttava ulkoministerille.
• Massachusettsissa Kansainyhteisön Sihteeri toimii koko osavaltion asiakirjarekisterinä ja ylläpitää haaratoimistoja jokaisessa piirikunnassa.
• Michiganissa vakuutuksia Michiganin asukkaille kirjoittavien autor-vakuutuksenantajien on toimitettava vakuutuksenottajatiedot ulkoministerille.
• Minnesotassa osavaltioiden johtokuntien, komissioiden ja neuvostojen jäsenet nimitetään ansioihin perustuvalla avoimella nimitysprosessilla, jota hallinnoi ulkoministeri. Valtion laki edellyttää myös Secretary of State julkaista vuosiraportti, joka sisältää luettelon ja kuvaus tehtävät, jäsenyys, ja tilastot kunkin valtion hallituksen, komissio, tai neuvosto.
• Mississippissä Valtiosihteerillä on luottamusvelvollisuus kuudestoista pykälän public school trust lands and lieu lands-lakien täytäntöönpanosta, osavaltion public trust tidelandsin hoidosta ja hallinnasta sekä valtiolle arvoverojen maksamatta jättämisen vuoksi menetettyjen Maiden luovuttamisesta.
• Montanassa valtiosihteeri istuu tarkastuslautakunnassa, joka toimii valtionvelan liikkeeseenlaskijana ja hyväksyy obligaatioiden myynnin valtiolle.
• Nebraskassa velanhoitovirastot eivät voi harjoittaa liiketoimintaa ilman, että ne saavat ensin luvan ulkoministeriltä.
• Nevadassa ulkoministeri kuuluu Tahoen Aluesuunnitteluviraston hallintoneuvostoon, joka suojelee Tahoe-järven altaan ympäristöä maankäyttösäädöksillä.
• New Hampshiressa vital Recordsin hallinnosta vastaa ulkoministeri.
• New Jerseyssä ulkoministerin tehtävänä on lisätä ja rakentaa tietoisuutta etnisestä monimuotoisuudesta. Muita tehtäviä ovat vapaaehtoistyön ja lukutaidon edistäminen.
• New Yorkissa ulkoministeriä syytetään osavaltion tuhansien hautausmaiden valvonnasta. Lisäksi valtiosihteeri hallinnoi osavaltion rannikkoalueiden hoito-ohjelmaa liittovaltion rannikkoalueiden hallintolain mukaisesti.
• Pohjois-Carolinassa ulkoministeri suojelee sijoittajia syyttämällä osavaltion arvopaperilakien rikkomisesta.
• Pohjois-Dakotassa ulkoministeri on Hätätilakomission jäsen ja viran puolesta sen sihteeri.
• Ohiossa ulkoministeri kuuluu Jakolautakuntaan, joka kokoontuu kymmenvuotisen väestönlaskennan jälkeen joka vuosikymmenellä piirtämään uudelleen rajat jokaiselle Ohion 99 edustajainhuoneelle ja 33 Ohion Senaattialueelle. Muita Jakolautakunnan jäseniä ovat kuvernööri, osavaltion tilintarkastaja ja kaksi jäsentä, yksi republikaani ja yksi demokraatti, jotka osavaltioiden lainsäädäntöjohtajat nimittävät.
• Oregonissa valtiosihteeri on osavaltion perustuslain mukaan julkisten tilien Tarkastaja, ja tässä ominaisuudessa hän suorittaa valtion virastojen ja paikallishallintojen talous -, Vaatimustenmukaisuus-ja toiminnantarkastuksia.
• Pennsylvaniassa Kansainyhteisön Sihteeri valvoo osavaltion Urheilukomissiota, joka säätelee ammattinyrkkeilyä ja vapaaottelua.
• Puerto Ricossa ulkoministeri myöntää bingolupia.
• Rhode Islandissa valtion virastojen ja paikallishallintojen on toimitettava ilmoitukset julkisista kokouksista valtiosihteerille osavaltion avoimista kokouksista annetun lain mukaisesti. Ulkoministeri puolestaan julkaisee mainitut ilmoitukset verkossa.
• Etelä-Carolinassa ulkoministeri vastaa kaapelitelevision franchising-yhtiöiden rekisteröinnistä.
• Etelä-Dakotassa ulkoministeri on viranomainen, joka myöntää kätkettyjen aseiden lupia.
• Tennesseessä ulkoministeri säätelee katastrofiavun varainkeruuta.
• Texasissa ulkoministeri rekisteröi terveyskylpylöitä.
• Utahissa paikallishallinnon ja rajoitetun tarkoituksen yksiköiden on rekisteröidyttävä Varakuvernöörille, joka hoitaa ulkoministerin tehtävää.
• Virginiassa Kansainyhteisön Sihteeri hoitaa armahdusanomuksia, kansalaisoikeuksien palauttamista ja luovutuksia ja toimii samalla kuvernöörin yhteyshenkilönä Virginian intiaaniheimojen kanssa.
• Washingtonissa ulkoministeri on viran puolesta osavaltion Tuottavuuslautakunnan puheenjohtaja. Lain mukaan Tuottavuuslautakunnan tehtävänä on käydä läpi virkamiesten ehdotuksia julkisten palvelujen tuottamisen parantamiseksi ja valtion toiminnan tehostamiseksi.
• Länsi-Virginiassa maapankit eivät voi toimia, elleivät ne ole rekisteröityneet ulkoministerille.
• Wisconsinissa ulkoministeri on osavaltion perustuslain mukaan viran puolesta Wisconsinin Board of Commissioners of Public Lands-lautakunnan jäsen yhdessä osavaltion rahastonhoitajan ja oikeusministerin kanssa. Board of commissions of Public Lands investoi Wisconsinin neljä school trust-rahastoa ja hallinnoi kestävästi jäljellä olevia school trust-maita julkisen koulutuksen, esiopetuksen kautta yliopiston kautta. Merkittävä tulonlähde koulurahastoille-suurin on yhteinen Koulurahasto, jonka käypä markkina – arvo on yli $1 miljardia-on BCPL: n valtion erityisrahaston lainaohjelma, joka lainaa rahastopääomaa koulupiireille ja kunnille rahoittamaan julkisiin tarkoituksiin hankkeita, jotka edistävät talouskehitystä, paikallista infrastruktuuria, pääomalaitteita ja ajoneuvoja, rakennusten korjauksia ja parannuksia tai jälleenrahoittavat olemassa olevia velkoja tulevien lainakustannusten vähentämiseksi.
• Wyomingissa ulkoministeri on vastuussa eettisten paljastusten vastaanottamisesta ja arkistoinnista kaikilta osavaltion lainsäätäjiltä ja jokaiselta osavaltion perustuslain virkailijalta. Wyoming on unionin ainoa osavaltio, josta puuttuu eettinen toimikunta.