nykyään painettu kirje on yleensä varattu tärkeään ammatilliseen viestintään, kuten suosituskirjeisiin, työn saatekirjeisiin, erokirjeisiin, lakikirjeisiin ja yritysviestintään. Koska kirje on muodollinen viestintämuoto, sinun kannattaa tietää, miten kirjoittaa yksi, joka on ammatillinen.
oikea muotoilu on erityisen tärkeää, jos lähetät vastaanottajalle sähköpostin sijaan paperikopion, koska kirjeen pitää sopia sivulle ja näyttää hyvältä.
seuraavassa esimerkkikirjemuodossa esitetään tiedot, jotka sinun on sisällytettävä kirjettä kirjoitettaessa, sekä neuvot sopivasta kirjasimesta, tervehtimisestä, välilyönnistä, sulkemisesta ja allekirjoituksesta yritysten kirjeenvaihdossa.
Näytekirjeen muoto
yhteystiedot (liitä mukaan yhteystietosi, ellet Kirjoita kirjelomakkeeseen, joka jo sisältää sen.)
Your Name
your Address
Your City, State Postinumero
your Phone Number
your Email Address
Date
Contact Information (the person or company you are written to)
Name
Title
Company
Address
City, State Postinumero
Greeting (Salutation Examples)
Dear Mr/Ms. Last Name:
Use a formalervutation, not a first name, ellet tunne häntä hyvin. Jos et tiedä henkilön sukupuolta, voit kirjoittaa hänen koko nimensä. Esimerkiksi ”Dear Pat Crody”eikä” Dear Mr. Crody ” tai ” Dear Ms. Crody.”Jos et tiedä vastaanottajan nimeä, on edelleen yleistä ja hyväksyttävää käyttää vanhanaikaista”, jota se voi koskea.”
kirjeitse
- kirjeesi ensimmäisessä kappaleessa pitäisi olla johdatus siihen, miksi kirjoitat, jotta syy yhteydenottoon olisi alusta asti ilmeinen.
- kerro sitten seuraavissa kappaleissa tarkat tiedot pyynnöstäsi tai antamistasi tiedoista.
- kirjeesi viimeisessä kappaleessa pitäisi toistaa syy, miksi kirjoitat, ja kiittää lukijaa pyyntösi tarkistamisesta. Sen olisi tarvittaessa pyydettävä myös kohteliaasti kirjallista vastausta tai mahdollisuutta järjestää tapaaminen pyyntönne käsittelyä varten.
sulkeminen
parhain terveisin, (Loppuesimerkit)
allekirjoitus
käsinkirjoitettu allekirjoitus (paperikirjeessä käytetään mustaa tai sinistä mustetta kirjeen allekirjoittamiseen.)
Typed Signature
Letter Template to Download
tässä on esimerkkikirje, jonka voit ladata (yhteensopiva Google Docsin ja Word Online: n kanssa), tai näet tekstin alla. Huomaa, että tässä esimerkissä Nicole tuntee Jason Andrewsin tarpeeksi hyvin käyttääkseen tervehdyksessä etunimeään.
Professional Letter Example
Nicole Thomas
35 Chestnut Street
Dell village, Wisconsin 54101
555-555-5555
[email protected]
3. elokuuta 2020
Jason Andrews
manageri
LMK Company
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101
rakas Jason,
kirjoitan eroamaan asiakaspalveluedustajan tehtävästä, astuen voimaan 14.elokuuta 2020.
olen hiljattain päättänyt palata kouluun, ja ohjelmani alkaa syyskuun alussa. Jätän eroanomukseni, jotta voin auttaa sinua siirtymävaiheessa.
olen todella nauttinut työstäni sinun ja kaikkien muiden tiimimme LMK: ssa. On harvinaista löytää asiakaspalvelurooli, joka tarjoaa niin paljon mahdollisuuksia kasvaa ja oppia, sekä niin positiivinen, inspiroiva tiimi ihmisiä kasvaa ja oppia.
olen erityisen kiitollinen opastuksestanne, kun harkitsin koulutukseni edistämistä. Tukenne on merkinnyt minulle paljon.
please let me know if there ’ s any I can do for help you find and training my replacer.
Kiitos ja onnea,
Nicole Thomas (allekirjoitus paperilappu)
Nicole Thomas
Laajenna
vinkkejä kirjeen muotoiluun
Jos haluat varmistaa, että kirjeesi näyttää ammattimaiselta, noudata näitä vinkkejä:
- kirjeesi tulisi olla yksinkertainen ja keskittynyt; tee kirjeen tarkoitus selväksi.
- vasen perustele kirjeesi.
- yksi välilyönti kirjaimesi ja jätä välilyönti jokaisen kappaleen väliin.
- käytä tavallista kirjasinta kuten Arial, Times New Roman, Courier New tai Verdana. Kirjasinkoon tulee olla 10 tai 12 pistettä.
- Jätä tyhjä rivi tervehdyksen jälkeen ja ennen sulkemista.
- liikekirjeet tulee aina painaa valkoiselle joukkovelkakirjapaperille eikä värilliselle paperille tai henkilökohtaiselle paperitavaralle.
- Jos lähetät sähköpostikirjeen, tässä on mitä sisällytetään ja miten allekirjoituksesi muotoillaan.
Tarkista Muotoiluvirheet ja kirjoitusvirheet
kun olet kirjoittanut liikekirjeesi, oikoluku se ja kirjoita se näytölle. Sitten tulostaa sen ja lukea sen läpi ainakin kerran, tarkistaa virheitä tai kirjoitusvirheitä. Tämä on tärkeää, koska se on usein helpompi havaita virheitä paperilla.
sen ääneen lukeminen on hyvä tapa napata virhe.
Etsi muotoiluvirheitä, kuten kaksi kappaletta, joiden välissä ei ole tilaa, tai rivejä, jotka on sisennetty väärin. Sitten, ennen kuin laitat kirjeen kirjekuoreen, allekirjoita kirjoitetun nimesi yläpuolelle mustalla tai sinisellä musteella.
Jos käytät kirjeesi kirjoittamiseen Microsoft Wordia tai muuta tekstinkäsittelyohjelmaa, on saatavilla malleja, joiden avulla voit muotoilla kirjeesi oikein. Tässä lisätietoja vapaa Microsoft Word letter malleja.
lisää kirjeiden kirjoittamista koskevaa tietoa
liikekirjeiden kirjoittamisen osaaminen on olennainen taito, joten tässä on useita lisäartikkeleita, joista voit oppia lisää:
Aloita perusteista
Aloita perusteista, miten liikekirje kirjoitetaan yleisessä muodossa, ja käy läpi erilaisia liikekirjemalleja. Lisäksi voit katsoa näitä työhön liittyviä liikekirjeesimerkkejä. Lue lisätietoja muotoilusta ja katso toinen esimerkki liikekirjeen muodosta.
käy läpi esimerkkejä
Jos haluat oppia katsomalla esimerkkejä, on valittavana monenlaisia liikekirjeitä, kuten saatekirjeitä, haastattelukirjeitä, jatkokirjeitä, työn hyväksyminen-tai hylkäyskirjeitä, erokirjeitä ja arvostuskirjeitä. Löydät kaikki ne sekä näytteitä liiketoiminnan ja työllisyyden liittyviä kirjeitä tässä katsauksessa kirjenäytteitä.
Lähetä sähköpostilla Yrityssanoma
kaikkia liikekirjeitä ei tulosteta ja postiteta. Jos aiot lähettää sähköpostia, lue nämä ohjeet ammattimaisille sähköposteille ja kirjeiden kirjoittamiselle.