Prosci on tutkinut muutosjohtamisen parhaita käytäntöjä yli 20 vuoden ajan. Jokaisessa Best Practices in Change Management-julkaisussa kysymme tutkimuksen osallistujilta,

”mitkä ovat suurimmat vaikuttajat onnistuneeseen muutosjohtamisaloitteeseen?”

osallistujien vastaukset viittaavat yhteisesti ja johdonmukaisesti seitsemään suoraviivaiseen tekijään, jotka vaikuttavat muutosaloitteen tuloksiin. Nämä ovat muutosjohtamisen parhaita käytäntöjä, joita Prosci: lle raportoi yli 8 000 muutosjohtamiseen osallistunutta henkilöä.

7 Muutosjohtamisen parhaat käytännöt

1. mobilisoi aktiivinen ja näkyvä executive sponsorointi
2. käytä jäsenneltyä muutosjohtamisen lähestymistapaa
3. kommunikoi usein ja avoimesti
4. sitoutumaan etulinjan työntekijöiden kanssa
5. sitoutumaan ja integroitumaan projektinhallintaan
6. sitoutumaan ja tukemaan keskijohtajia

tutkimusosallistujat, jotka tunnistivat nämä vaikuttajat, olivat kokeneita toimijoita, projektinjohtajat, johtajat ja konsultit. Best Practices in Change Management-julkaisun 11.painokseen osallistuneista 62 prosentilla oli yli neljä vuotta kokemusta muutosjohtamisen soveltamisesta ja lähes 25 prosentilla yli 12 vuotta.

aktiivisen ja näkyvän sponsoroinnin Mobilisoiminen

positiivinen johtaja, joka aktiivisesti ohjaa organisaatiota muutoksen läpi ja osallistuu näkyvästi koko muutoksen elinkaaren ajan, on suurin menestyksen edistäjä. Sponsoroinnin merkitys mainittiin neljä kertaa useammin kuin seuraava muutosmenestyksen aiheuttaja. Osallistujat käyttivät johdonmukaisesti avainsanoja ”aktiivinen ja näkyvä” kuvaillessaan tätä huipputekijää. Aktiivinen ja näkyvä sponsorointi tarkoittaa, että sponsori on:

• tukee muutosta kiinnittämällä johdonmukaista huomiota muutokseen ja muutosjohtamisen tarpeeseen
• puolustaa muutosta johtamalla ja motivoimalla muita organisaatiossa
• tekee tehokkaita ja vaikutusvaltaisia muutoksia koskevia päätöksiä, mukaan lukien prioriteettien yhdenmukaistaminen organisaation muiden johtajien kesken
• ylläpitää suoraa yhteydenpitoa projektijohtoon ja muutosjohtoryhmiin, ja pysyy saavutettavissa muutoksen aikana
• vaikuttaa vertaisryhmien ylläpitoon ja sponsorointikoalitioon

p > kaavio Seuraavassa on esitetty selvä korrelaatio sponsoroinnin tehokkuuden ja hankkeen tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyden välillä. Hankkeet, joilla oli erittäin tehokkaat sponsorit, saavuttivat tavoitteensa yli kaksi kertaa todennäköisemmin kuin hankkeet, joilla oli erittäin tehottomia sponsoreita.

Jos et ole varma, miten auttaa sponsoriasi aktivoitumaan ja näkyväksi, tai jos olet sponsori ja haluat lisäselvitystä, lue tämä artikkeli sponsorin roolista.

käytä strukturoitua Muutoksenhallintamallia

tarkoituksellinen ja määritelty lähestymistapa muutoksen hallintaan tarjoaa rakenteen, joka on tarpeen pysyäkseen raiteillaan. Siinä varataan riittävästi aikaa mielekkäälle toiminnalle ja annetaan tilaa havaita ja korjata puutteita koko hankkeen elinkaaren ajan. Muodollisen lähestymistavan käyttäminen tekee myös prosesseista toistettavia, jotta muutosjohtamista voidaan soveltaa johdonmukaisesti useampiin aloitteisiin koko organisaatiossa. Avainsanat, jotka tulivat esiin, kun osallistujat kuvasivat tätä parasta käytäntöä:

• perustetaan
• muokattavissa
• skaalautuva
• helppo toteuttaa useiden muutosten kautta
• Helppo soveltaa projektin jokaisessa vaiheessa

miten organisaatiot käyttävät tutkimuksessa vaihtelevaa strukturoitua lähestymistapaa. 76 prosenttia käyttää muutoksen hallintamenetelmää yleisessä ohjeistuksessa, kun taas 46 prosenttia käyttää sitä tarkistuslistana toimille ja 38 prosenttia seuraa edistymistä (osallistujat pystyivät valitsemaan useita vastauksia, jolloin yhteensä yli 100%).

jälleen tutkimus paljastaa, kuinka paljon strukturoidun lähestymistavan soveltaminen edistää menestystä. Strukturoitua lähestymistapaa soveltaneet osallistujat kokivat 33% todennäköisemmin muutoksen johtamisen vaikuttavuuden hyväksi tai erinomaiseksi kuin ne, joilla ei ollut metodologiaa.

viestivät usein ja avoimesti

Muutosjohtamisen harjoittajat kamppailevat usein sitä harhaluuloa vastaan, että muutosjohtaminen olisi ”vain viestintää.”Vaikka muutosjohtaminen on paljon muutakin, tehokas viestintä on ratkaisevan tärkeää muutoksen johtamiseksi onnistuneesti. Yleisyyden lisäksi osallistujat mainitsivat nämä tekijät menestyksen kannalta tärkeiksi:

• johdonmukaisuus
• avoimuus
• useiden viestintäkanavien hyödyntäminen
• Suositut Lähettäjät

lisäksi osallistujat tunnistivat tärkeitä viestittäviä aiheita, kuten miksi muutos tapahtuu, odotukset, pitkän aikavälin suunnitelmanäkymät, miten muutos vaikuttaa työntekijöihin ja olennaiset liiketoiminnan veturit.

ota yhteys etulinjan työntekijöihin

sovellamme muutosjohtamista auttaaksemme työntekijöitä ymmärtämään, miksi muutos on välttämätön ja miten se vaikuttaa heihin, ja antaaksemme heille valmiudet siirtyä prosessin läpi onnistuneesti-mikä johtaa menestyksekkäisiin lopputuloksiin organisaatioille. Kun otetaan huomioon tämä tavoite, on selvää, miksi työntekijöiden sitoutuminen ja osallistuminen määriteltiin menestyksen kärkitekijäksi. Taktiikkaa lisätä sitoutumista ovat:

• korostamalla ”What’ s in it for me?”(WIIFM)
• tunnistamalla ja rakentamalla suhteita vaikutuspiiriin
• varmistamalla, että vaikutuspiiriin kuuluvat ryhmät saavat asianmukaisen tason koulutusta
• , jossa työntekijät osallistuvat ehdotetun ratkaisun ja tulevan tilan tunnistamiseen

näiden pyrkimysten tavoitteena on auttaa työntekijöitä osoittamaan halukkuutta osallistua muutokseen ja tekemään yhteistyötä muutosta johtavien ihmisten kanssa.

vahvistaminen on kriittinen vaihe muutosjohtamisprosessissa. Koska useimmat organisaatiot ovat nykyään muutoksen kyllästämiä, ja harjoittajien on tasapainoiltava monia muutoksia samanaikaisesti, he usein laiminlyövät tämän vaiheen. Puutteellisella paneutumisella vahvistamis-ja ylläpitotoimiin on kielteinen vaikutus muutoksen kokonaistulokseen. Osallistujat, jotka suunnittelivat vahvistustoimia, saavuttivat hankkeen tavoitteet 20 prosenttia todennäköisemmin kuin ne, jotka eivät saavuttaneet niitä.

Varatkaa Muutosjohtamisen resurssit

projektinne tarvitsee varattuja resursseja ja rahoitusta saadakseen muutosjohtamistyön tehdyksi. Dedicated change management resources and funding means having access to:

• asianmukainen rahoitus ja resurssit
• Dedicated resources with change management experience
• muutostiimi tai-yhteisö, jossa on joustavia, kunnianhimoisia, päättäväisiä, yhteistyöhaluisia henkilöitä

eräs tutkimukseen osallistunut antoi oivaltavan kommentin: ”jos se ei ole jonkun tehtävä, niin se ei ole kenenkään tehtävä.”Jotta muutosjohtamisen hyödyt toteutuvat, jonkun on oltava vastuussa siitä ja saatava käyttöönsä sopiva määrä rahoitusta. Aineisto paljastaa positiivisen ja merkityksellisen korrelaation omistetun resurssin (henkilön) ja yleisen muutosjohtamisen tehokkuuden välillä. Osallistujat, joilla oli omat resurssit, saavuttivat merkittävästi todennäköisemmin hyvää tai erinomaista muutosjohtamisen tehokkuutta kuin ne, joilla ei ollut omaa resurssia.

Engage and Integrate With Project Management

Prosci: n tutkimus on korostanut yleistä suuntausta yhdistää muutosjohtamistyö projektinhallintaan. Nämä toisiaan täydentävät tieteenalat risteävät luonnollisesti aloitteen koko elinkaaren ajan. Uusimmassa tutkimuksessa 74% osallistujista integroi projektinjohtotyötä ja muutosjohtamista jossain määrin. Kun he totesivat tämän olevan menestyksen suurin edistäjä, he antoivat esimerkkejä siitä, miten he saavuttivat integraation.:

• lisäämällä projektisuunnitelmaan muutosjohtamistoimia
• yhteistyö projektiryhmän kanssa
• Muutossuunnitelmien yhdenmukaistaminen projektisuunnitelmien kanssa
• vastuiden ja roolien yhdistäminen tai osoittaminen
• muutosjohtamiskoulutuksen antaminen projektiryhmälle

yhä useammat organisaatiot ymmärtävät projektinhallinnan ja muutosjohtamisen integroimisen arvon. Osallistujat, jotka integroivat nämä kaksi tieteenalaa, saavuttivat tai ylittivät hankkeen tavoitteet 17 prosenttia todennäköisemmin kuin ne, jotka eivät integroituneet.

ota yhteyttä ja tue Keskijohtajia

esimiehistä voi tulla muutoksen hetkellä muutoksen harjoittajan suurin liittolainen, koska he ovat lähimpänä työntekijöitä, joihin muutos vaikuttaa. Osallistujat selittivät tämän top-rahoittajan seuraavasti:

• korostaa viestintää muutoksesta ja johtajien rooleista muutoksessa
• kahdenkeskisten kokousten, tiimipalaverien ja linjausistuntojen pitäminen
• keskittyen tietoisuuden lisäämiseen, mukaan lukien muutoksen vaikutus heihin, muutoksen liiketoiminnalliset syyt ja muutosjohtamisen tarve
• tarjoaa materiaaleja, työkaluja ja tukea, jotka auttavat esimiehiä ymmärtämään ja suunnistamaan muutosta
• sitouttaa ja ottaa johtajat mukaan muutoksen alkuvaiheissa ja koko projektin elinkaaren ajan

uusin tutkimus paljastaa keskimmäisen muutosvastarikkaimpana ryhmänä johtajat, 42% osallistujista nimesi heidät sellaisiksi. Osallistujat uskovat, että suurinta osaa vastustuksesta olisi voitu lieventää käsittelemällä tätä ryhmää perusteellisesti muutossuunnitelmassa.

What This Means for You

Prosci on tuottanut kahden viime vuosikymmenen aikana 11 parasta käytäntöä Muutosjohtamisen raportteihin, joihin on koottu tietoja yli 8 000 muutosjohtajalta 85 maassa. Käytä näitä parhaita käytäntöjä:

• Aloita muutosjohtamistyösi niistä käsitteistä, joilla on eniten merkitystä
• arvioi nykyistä lähestymistapaasi
• sisällyttää tarkoituksellisesti parhaat käytännöt päivittäiseen työhösi

muutosjohtamisen tieteenala kasvaa edelleen, ja parhaat käytännöt ovat vuosien saatossa kasvaneet ja muuttuneet. Harkitsemalla ja toteuttamalla tässä esitettyjä parhaita käytäntöjä sinä ja organisaatiosi voitte jatkaa kasvamista ja oppimista kurin mukana.