e-mail har længe været et kerneværktøj til forretningskommunikation, men en undersøgelse fra 2013 af Sendmail, Inc., fandt ud af, at det har forårsaget spænding, forvirring eller andre negative konsekvenser for 64 procent af de arbejdende fagfolk.
så hvordan kan du undgå, at dine e-mails gør dette? Og hvordan kan du skrive e-mails, der får de ønskede resultater? I denne artikel og video ser vi på strategier, du kan bruge til at sikre, at din brug af e-mail er klar, effektiv og vellykket.
Klik her for at se en udskrift af denne video.
skrivning af effektive e-mails
den gennemsnitlige kontorarbejder modtager omkring 80 e-mails hver dag. Med den mængde mail kan individuelle meddelelser let overses. Følg disse enkle regler for at få dine e-mails bemærket og handlet efter.
- må ikke overkommunikere via e-mail.
- gør god brug af emnelinjer.
- hold meddelelser klare og korte.
- vær høflig.
- Tjek din tone.
- korrekturlæst.
overkommunikere ikke via e-mail
en af de største kilder til stress på arbejdspladsen er den store mængde e-mails, som folk modtager. Så før du begynder at skrive en e-mail, spørg dig selv: “er dette virkelig nødvendigt?”
som en del af dette skal du bruge telefonen eller chatten til at håndtere spørgsmål, der sandsynligvis har brug for en diskussion frem og tilbage. Brug vores Kommunikationsplanlægningsværktøj til at identificere de kanaler, der er bedst til forskellige typer meddelelser.
e-mail er heller ikke så sikker, som du måske vil have den, især da folk muligvis videresender e-mails uden at tænke på at slette samtalehistorikken. Så undgå at dele følsomme eller personlige oplysninger i en e-mail, og skriv ikke om noget, som du eller emnet for din e-mail ikke gerne vil se pudset på et billboard af dit kontor.
når det er muligt, skal du levere dårlige nyheder personligt. Dette hjælper dig med at kommunikere med empati, medfølelse og forståelse og gøre det godt igen, hvis dit budskab er blevet taget den forkerte vej.
gør god brug af emnelinjer
en avisoverskrift har to funktioner: den fanger din opmærksomhed, og den opsummerer artiklen, så du kan beslutte, om du vil læse den eller ej. Emnelinjen i din e-mail-meddelelse skal gøre det samme.
en tom emnelinje er mere tilbøjelig til at blive overset eller afvist som “spam”, så brug altid et par velvalgte ord til at fortælle modtageren, hvad e-mailen handler om.
du vil muligvis medtage datoen i emnelinjen, hvis din meddelelse er en af en almindelig række e-mails, f.eks. en ugentlig projektrapport. For en meddelelse, der har brug for et svar, du vil måske også medtage en opfordring til handling, såsom “svar venligst inden November 7.”
en velskrevet emnelinje som den nedenfor leverer de vigtigste oplysninger, uden at modtageren selv behøver at åbne e-mailen. Dette fungerer som en prompt, der minder modtagere om dit møde, hver gang de kigger på deres indbakke.
| Bad Example | Good Example |
|---|---|
| Subject: Meeting | Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m. 25. februar 2014 |
Hvis du har en meget kort besked at formidle, og du kan passe det hele ind i emnelinjen, skal du bruge “EOM” (slutningen af meddelelsen) for at lade modtagerne vide, at de ikke behøver at åbne e-mailen for at få alle de oplysninger, de har brug for.
emne: kan du venligst sende Februar salgsrapport? Tak! EOM
(det er selvfølgelig kun nyttigt, hvis modtagerne ved, hvad “EOM” betyder.)
hold meddelelser klare og korte
e-mails, som traditionelle forretningsbreve, skal være klare og koncise. Hold dine sætninger korte og til det punkt. E-mailens krop skal være direkte og informativ, og den skal indeholde alle relevante oplysninger. Se vores artikel om skrivefærdigheder for vejledning i at kommunikere klart skriftligt.
I modsætning til traditionelle breve koster det dog ikke mere at sende flere e-mails, end det gør at sende kun en. Så hvis du har brug for at kommunikere med nogen om en række forskellige emner, kan du overveje at skrive en separat e-mail til hver enkelt. Dette gør din besked klarere, og det giver din korrespondent mulighed for at svare på et emne ad gangen.
| dårligt eksempel | godt eksempel |
|---|---|
|
emne: revisioner for salgsrapport Hej Jackie, tak for at sende denne rapport i sidste uge. Jeg læste det i går, og jeg føler, at Kapitel 2 har brug for mere specifikke oplysninger om vores salgstal. Jeg følte også, at tonen kunne være mere formel. Jeg ville også fortælle dig, at jeg har planlagt et møde med PR-afdelingen for denne fredag vedrørende den nye annoncekampagne. Klokken er 11.00 og vil være i det lille konferencerum. lad mig vide, hvis du kan gøre det tid. Tak! Monica |
emne: revisioner for Salgsrapport Hej Jackie, tak for at sende denne rapport i sidste uge. Jeg læste det i går, og jeg føler, at Kapitel 2 har brug for mere specifikke oplysninger om vores salgstal. Jeg følte også, at tonen kunne være mere formel. kan du ændre det med disse kommentarer i tankerne? tak for dit hårde arbejde med dette! Monica (Monica følger derefter dette op med en separat e-mail om PR-afdelingsmødet.) |
det er vigtigt at finde balance her. Du ønsker ikke at bombardere nogen med e-mails, og det giver mening at kombinere flere relaterede punkter i en e-mail. Når dette sker, skal du holde tingene enkle med nummererede afsnit eller kuglepunkter og overveje at “chunking” information i små, velorganiserede enheder for at gøre det lettere at fordøje.
Bemærk også, at Monica i det gode eksempel ovenfor specificerede, hvad hun ville have Jackie til at gøre (i dette tilfælde ændre rapporten). Hvis du gør det nemt for folk at se, hvad du vil, er der en bedre chance for, at de vil give dig dette.
vær høflig
folk tror ofte, at e-mails kan være mindre formelle end traditionelle breve. Men de meddelelser , du sender, er en afspejling af din egen professionalisme, værdier og opmærksomhed på detaljer, så der er behov for et vist niveau af formalitet.
medmindre du er på god fod med nogen, skal du undgå uformelt sprog, slang, jargon og upassende forkortelser. Humørikoner kan være nyttige til at afklare din hensigt, men det er bedst at bruge dem kun med folk, du kender godt.
Luk din besked med” hilsen”,” Med venlig hilsen “eller” alt det bedste ” afhængigt af situationen.
modtagere kan beslutte at udskrive e-mails og dele dem med andre, så vær altid høflig.
kontroller tonen
når vi møder mennesker ansigt til ansigt, bruger vi den anden persons kropssprog , vokaltone og ansigtsudtryk til at vurdere, hvordan de har det. E-mail frarøver os disse oplysninger, og det betyder, at vi ikke kan fortælle, hvornår folk har misforstået vores meddelelser.
dit valg af ord, sætningslængde, tegnsætning og store bogstaver kan let fortolkes forkert uden visuelle og auditive signaler. I det første eksempel nedenfor, Emma tror måske, at Harry er frustreret eller vred, men, i virkeligheden, han har det godt.
| dårligt eksempel | godt eksempel |
|---|---|
|
Emma, Jeg har brug for din rapport inden 5 pm i dag, ellers går jeg glip af min deadline. Harry |
Hej Emma, tak for alt dit hårde arbejde med denne rapport. Kan du venligst få din version over til mig ved 5 pm, så jeg ikke går glip af min deadline? Tak så meget! Harry |
tænk over, hvordan din e-mail “føles” følelsesmæssigt. Hvis dine intentioner eller følelser kunne misforstås, skal du finde en mindre tvetydig måde at sætte dine ord på.
korrekturlæsning
endelig, før du trykker på “send”, skal du tage et øjeblik til at gennemgå din e-mail for stave -, grammatik-og tegnsætningsfejl. Dine e-mail-beskeder er lige så meget en del af dit professionelle image som det tøj, du har på dig, så det ser dårligt ud at sende en besked, der indeholder skrivefejl.
Når du korrekturlæser, skal du være opmærksom på længden af din e-mail. Folk er mere tilbøjelige til at læse korte, koncise e-mails end lange, vandrende e-mails, så sørg for, at dine e-mails er så korte som muligt uden at udelukke nødvendige oplysninger.
vores artikel om skrivefærdigheder har tip og strategier, som du kan bruge, når du korrekturlæser dine e-mails.
nøglepunkter
de fleste af os bruger en betydelig del af vores dag på at læse og komponere e-mails. Men de meddelelser, vi sender, kan være forvirrende for andre.
for at skrive effektive e-mails skal du først spørge dig selv, om du overhovedet skal bruge e-mail. Nogle gange kan det være bedre at tage telefonen.
gør dine e-mails koncise og til det punkt. Send dem kun til de mennesker, der virkelig har brug for at se dem, og vær klar over, hvad du gerne vil have, at modtageren skal gøre næste gang.
Husk, at dine e-mails er en afspejling af din professionalisme, værdier og opmærksomhed på detaljer. Prøv at forestille dig, hvordan andre kan fortolke tonen i din besked. Vær høflig, og altid korrekturlæs, hvad du har skrevet, før du klikker på “send.”
infografik
Klik på billedet nedenfor for at se vores infografik om, hvordan du skriver effektive e-mails.
