en politik for refusion af medarbejderudgifter er den proces, en medarbejder skal følge for at blive betalt tilbage af deres arbejdsgiver, når de pådrager sig forretningsrelaterede udgifter. En refusionspolitik er typisk relateret til en medarbejder, der rejser på arbejde, deltager i forretningsmiddage eller køber arbejdsrelaterede forsyninger eller værktøjer.politikken for godtgørelse af medarbejderudgifter skal være et afsnit i din medarbejderhåndbog, der kræver medarbejderens underskrift for at sikre, at de forstår politikken for godtgørelse af medarbejderudgifter i sin helhed.

brug vores skabelon til din medarbejderudbetalingspolitik som udgangspunkt, og foretag ændringer, hvor det er relevant, hvis det er muligt, rådfør dig med juridisk rådgiver for at sikre, at medarbejderudbetalingspolitikken passer til din virksomhed.

skabelon til refusion af medarbejderudgifter

følgende er politikken for refusion af medarbejderudgifter for ABC Productions, som alle vores medarbejdere skal følge, når det kommer til penge brugt på arbejdsrelaterede forhold.

der er kun to arbejdsrelaterede udgiftskategorier ABC Productions dækker:

• udgifter betalt direkte af ABC Productions på vegne af medarbejdere.
• udgifter betalt af ABC Productions medarbejdere og refunderes.

medarbejderen kan have ret til fuld eller delvis refusion, efter at HR har gennemgået kravene.

hvad er / er arbejdsrelaterede udgifter?

arbejdsrelaterede udgifter er direkte relateret til en ABC productions-medarbejder under en ydelse (som en forretningstelefon) eller en forretningsrelateret underholdningsudgifter (som en middag med klienter eller kolleger).

Bemærk, at de arbejdsrelaterede udgifter kan begrænses, og at HR-lederen skal godkende dem. Hvis en medarbejder bruger mere end det godkendte beløb, skal ekstraomkostningerne kun dækkes af medarbejderen.

følgende betragtes ikke som en arbejdsudgift derfor dækker ABC Productions det ikke:

• et uautoriseret møde med klienter, partnere eller virksomhedskandidater.
• bøder eller lovovertrædelser, mens du kører en firmabil.
• et ikke-forretningsmæssigt abonnement eller træning.
• en personlig tur.

bemærk, at ovenstående fungerer som et par eksempler, tal med HR for at lære mere dybtgående om refunderbare udgifter, før du selv indsender et krav.

rejseudgifter

mens du deltager i en godkendt forretningsrejse til ABC Productions, refunderes følgende udgifter delvist eller fuldt ud:

• transportpriser (fly, bil, skib osv.)
• indkvartering
• juridiske dokumentudgifter (visum)
• nødvendige/nødvendige medicinske udgifter (vaccinationer)
• lokal transport under rejsen (udlejningsbiler osv.)
• mindre udgifter, der er forhåndsgodkendt af medarbejderens leder (måltider, forretningsmateriale osv.)

Hvis der opstår medicinske gebyrer efter en rejserelateret hændelse eller ulykke, kan medarbejderen være dækket af arbejdstagerens kompensationsforsikring. Hvis det ikke er tilfældet, kan ABC Productions godtgøre medarbejderen for deres medicinske udgifter, hvis det findes passende.

ikke-refunderbare udgifter

følgende er en mere dybdegående liste over de udgifter, ABC Productions ikke refunderer en medarbejder for:

• tab eller tyveri af en medarbejders personlige ejendom, som bagage.
• uautoriserede opgraderinger, som business class under flyvning eller en hotelværelse opgradering.
• personlige tjenester, såsom massage, skønhedsbehandlinger osv.
• personlige indkøb, såsom tøj, gaver, snacks til kontoret osv.
• de udgifter, som en ægtefælle eller anden ikke-medarbejder afholdt, mens han ledsagede ABC Productions-medarbejderen under rejsen.

ovenstående er ikke en komplet liste, Tal med HR om alle refunderbare udgifter, før du tager afsted på forretningsrejse.

Procedure

Når en ABC Productions-medarbejder tager på en arbejdsrelateret rejse, arrangerer HR din indkvartering, transport og dokumenterer udgifterne. Du skal dog gøre følgende:

• Dokumentudgifter ABC Productions har ikke direkte arrangeret, som f.eks. Bed om kvitteringer, når det er muligt, da du muligvis har ret til et dagpenge til dækning af yderligere nødvendige rejseudgifter.
• Indsend en udgiftsrapport til HR med al nødvendig dokumentation inden for to uger efter din rejse.

HR er ansvarlig for godkendelse af medarbejderrefusionskrav. Når du er godkendt, modtager du refusionen i din lønseddel inden for to lønperioder.

Når medarbejdere pådrager sig arbejdsrelaterede udgifter, skal de:

• bede om HR og deres leders godkendelse.
• Indsend et refusionskrav til HR.
• Indsend alle relevante kvitteringer og regninger til forretningsmiddage og transport inden for to uger.

eventuelle overdrevne udgifter vil blive undersøgt, og hvis der findes tilfælde af forfalskede eller overdrevne krav, vil ABC Productions tage disciplinære skridt.