torsdag den 27.August 2020

i løbet af 2020 har du sandsynligvis været nødt til at revurdere dit nonprofit budget. De hidtil usete udfordringer, som den globale pandemi har bragt frem, har tvunget mange små til mellemstore nonprofitorganisationer til at operere på et endnu strammere budget end normalt.

dette gør det til et perfekt tidspunkt for din organisation at opdatere din forståelse af driftsbudgetter for at omstrategisere dine egne for at få mest muligt ud af det.

her på Jitasa hjælper vi udøvende og finansielle direktører i nonprofitorganisationer med at organisere deres økonomi til mere effektiv brug. I vores succeshistorier, du kan læse om andre organisationer, der stolede på deres økonomiske oplysninger til vores eksperter, og hvordan forholdet gjorde det muligt for dem at omdirigere deres energi og fokusere på deres mission.

effektiv finansiel planlægning og budgettering er endnu vigtigere i disse vanskelige tider. Åben kommunikation med en ekspert om din nonprofit økonomi kan hjælpe dig med at evaluere dit nonprofit budget og omdefinere mål i henhold til ekspert bedste praksis.

det bringer os tilbage til vigtigheden af en omfattende forståelse af nonprofit operationelle budgetter. I denne vejledning dækker vi det grundlæggende og tager et dybt dyk for at hjælpe din nonprofit med at analysere dit budget for året igen. Vi dækker følgende punkter:

1. hvad er et Nonprofit Budget?
2. funktioner i effektive budgetter
3. budgetkomponenter
4. Nonprofit budgetskabelon
5. Budgetanmeldelser

du er velkommen til at bruge ovenstående navigation til at springe til det afsnit, der mest vækker dine interesser for din organisation. Eller læs med os fra starten for et komplet overblik. Lad os komme i gang!

Hvad er et Nonprofit Budget?

et nonprofit-budget er et planlægningsdokument, der bruges til at forudsige udgifter og allokere ressourcer til din organisation. Det beskriver både de omkostninger, som din organisation vil pådrage sig, samt de indtægter, du forventer at modtage over en bestemt periode.

din nonprofit vil udforme to primære budgetter på en regelmæssig basis. Dette er dit driftsbudget og dit kapitalbudget.

et nonprofit driftsbudget nedbryder de årlige forventede indtægter og udgifter for organisationen. Det nedbryder dine indtægter ved forskellige finansieringskilder og dine driftsomkostninger ved program og faste omkostninger.

dit kapitalbudget projicerer udgifter og indtægter i forbindelse med flerårige, langsigtede projekter. Dette har tendens til at dække din nonprofit kapital kampagner og andre større udgiftskampagner.

i løbet af året er disse budgetter det, du gennemgår regelmæssigt for at overvåge processen med dine forskellige projekter, fundraising succes og din økonomiske status. Dette betyder, at dit budget ikke er noget, du opretter, men aldrig ser på igen. Det er et levende dokument, der skal være i centrum for dine økonomiske aktiviteter.

funktioner i effektive Nonprofit-budgetter

det fantastiske ved at gennemgå dit nonprofit-budget nu under kaoset i 2020? Du har mulighed for at gøre det endnu mere effektivt. Når du og din revisor arbejder sammen om at udforme eller restrategisere et effektivt budget, skal du huske på de funktioner, der gør et budget mest effektivt.

efter vores erfaring inkluderer disse funktioner definerede aktiviteter, en specifikt defineret tidsperiode og realistiske og målbare målinger. Lad os dække hver af disse funktioner i dybden.

definerede aktiviteter

dit nonprofit budget og din strategiske plan skal gå hånd i hånd. Hvert aspekt af dit budget skal direkte associeres med en specifikt defineret aktivitet, som du ønsker at udføre.

derudover skal hver af disse aktiviteter have et specifikt defineret separat budget. Disse separate budgetter kombineres alle i det enestående organisationsdækkende driftsbudget.

for eksempel kan din nonprofit sætte et mål om at rejse $15.000 for at opbygge et computerlaboratorium på en indre Byskole.

du skal sammensætte et budget, der planlægger alle de nødvendige udgifter til at opbygge et sådant computerlaboratorium. For eksempel bør du estimere de omkostninger, det vil tage at købe computere, investere i effektivt trådløst internet og samle diverse udstyr (som forsikring), der er nødvendige for en sådan investering.

på dit større, organisationsdækkende budget skal du angive, hvilke kilder du vil bruge til at hæve disse $15.000 og allokere midlerne til projektet.

specifik tidsperiode

når din nonprofit sætter mål for din organisations strategiske eller udviklingsplan, sørger du for, at disse mål er specifikke, målbare, opnåelige, realistiske og tidsbaserede (eller smarte). Den foranstaltning, vi ønsker at understrege her, er tidsaspektet. Din nonprofit bør være meget opmærksomme på tid, som du håndværk dit budget.

nonprofitorganisationer udarbejder normalt et enkelt budget for året. Det er dog vigtigt at overveje, hvornår din organisation forventer at indsamle indtægter, og hvornår du vil gennemføre de aktiviteter, der er beskrevet i dokumentet. For eksempel, hvis du ved, at #GivingTuesday og årets udgang er en vigtig indtægtskilde for din nonprofit, kan du beslutte at gennemføre et større projekt direkte efter disse kampagner.

en anden grund tid er vigtig? Få budgettet godkendt og indstille check-ins til dit team. Inden du overhovedet starter budgetteringsprocessen, skal du indstille en dag og et tidspunkt, hvor du vil have dokumentet godkendt af bestyrelsen. Dette holder dig ansvarlig ved at angive en forfaldsdato for at gennemføre planen.

Du bør også oprette regelmæssige check-ins med dit team for at sikre, at du holder dig til det budget, du har planlagt. Mange nonprofitorganisationer foretager en hurtig check-in månedligt med en mere dybdegående gennemgang hvert kvartal.

realistiske og målbare målinger

ideen om at definere realistiske og målbare målinger går sammen med at definere aktiviteterne i din organisations budget. Hver af dine aktiviteter skal være forbundet med et specifikt dollarbeløb for hver udgift og indtægtskilde.

dette er især vigtigt, når din organisation udvikler indtægtsdelen af budgettet. Din nonprofit ‘ s finansiering skal specifikt være forbundet med forskellige indtægtskilder.

Hvis du for eksempel forventer at modtage $100.000 fra individuel fundraising i år, kan du bestemme, at $50.000 kommer fra større donorer, $20.000 fra din peer-to-peer-kampagne, $20.000 fra din online donationsside, $10.000 fra Direct mail fundraising.

Husk, at hver af disse finansieringsmålinger skal være realistiske for dit team. Bestem, hvad der er realistisk ved at analysere dine tidligere fundraising-succeser. Du kan dog også vælge et mere ambitiøst mål for at skubbe dit team til at rejse mere. Bare sæt det ikke for højt, ellers kan du afskrække dit hold.

nonprofit Budget Components

uanset om du udarbejder et nonprofit budget alene, eller hvis du arbejder med en ekspertrevisor, skal du sørge for, at det er komplet med både dine forventede indtægter og dine udgiftsbudgetter.

Dette er de to hovedkomponenter i et nonprofit-budget. Lad os grave lidt dybere ind i hvert emne.

forventet omsætning

din forventede omsætning skal adskilles og fordeles af hver fundraising-kilde. Brug tidligere data fra dit udviklingsteam til bedre at forstå og forudsige, hvor meget du vil hæve fra hver kilde.

der er to metoder til prognoser, som du kan bruge til at forudsige din nonprofit fremtidige indtægter. Hver af disse prognosemetoder skaber en vis fleksibilitet i budgettet, så din organisation er mere tilbøjelig til at være på mål hele året. Disse to metoder til prognoser kaldes rabatmetoden og cutoff-metoden:

• Rabatmetode: ved hjælp af denne metode identificerer dit team det dollarbeløb, du forventer at modtage fra hver fundraising-kilde. Derefter multiplicerer du det dollarbeløb med fundraising sandsynlighedsprocenten. For eksempel, hvis du ansøger om et tilskud på $10.000 og har en 75% Sandsynlighed for at modtage tilskuddet, opdaterer du den forventede omsætning til $7.500.
• Cutoff-metode: ved hjælp af denne metode identificerer dit team det samlede beløb af forudsagte fundraising-indtægter og multiplicerer dette med din samlede sandsynlighedsestimering. For eksempel, hvis du har en vellykket historie i fundraising og forventer en 80% chance for succes i din forudsagte $100.000 af anslåede indtægter, vil du forudsige $80.0000.

en nonprofit-revisor vil være i stand til at hjælpe med at lede dit team gennem beslutningen om, hvilken prognosemetode der er bedst for dit budget. Plus, de vil være i stand til at arbejde sammen med dig for at bestemme sandsynlighedsraterne for din prognose.

det kan være farligt at forudsige, at du får 100% succes med alle dine forventede indtægter. Det er bedre at være forsigtig, når du planlægger fremad, så du er mere sikker på, at du har den finansiering, du har brug for for at nå dine mål, uanset hvilke eksterne omstændigheder der opstår.

udgiftsbudget

den anden del af et effektivt nonprofit-budget er dit udgiftsbudget. Dette er det værktøj, du bruger til at bestemme og forudsige de omkostninger, som din nonprofit har til at finansiere dine forskellige projekter.

dette kan opdeles i dine fundraising, administrative og programudgifter. Kombinationen af din fundraising og administrative udgifter er, hvad der udgør din nonprofit overhead. Mens hver nonprofit udgiftsbudget vil se lidt anderledes ud, anbefaler Better Business Bureau, at organisationer ikke bruger over 35% af din finansiering på deres faste udgifter og bruger mindst 65% på deres programmer.

men som vi nævnte, vil dette se anderledes ud for hver nonprofit. Derfor er det vigtigt at diskutere dine egne udgifter med en revisor, der har erfaring med at arbejde med nonprofitorganisationer. De kan hjælpe med at sikre, at dine udgifter er i skak.

på et mere detaljeret niveau skal din nonprofit huske på de specifikke udgifter, du vil støde på, såsom:

• Fundraising-udgifter kan opdeles i din kampagnemarkedsføring, fundraising-begivenhedssted eller virtuel programmelinvestering og fundraising-teknologiværktøjer.
• administrationsomkostninger kan opdeles i ting som den løn, du betaler dine medarbejdere, de investeringer, du foretager for at organisere data, lejen til dit kontorlokale og de regninger, du betaler for din organisation.
• Programudgifter er dem, der er nødvendige for at udføre dit arbejde i samfundet. For eksempel kan en organisation, der tilskynder til musikundervisning for dårligt stillede børn, investere i klasseværelsesrum, instrumenter og musikbøger til deres program.

den bedste måde at estimere, hvad din nonprofit udgifter vil være, Er ved at undersøge, hvad du har brugt i fortiden. Sørg for at adskille din organisations faste og variable udgifter, og vurder derefter, hvad forskellige budgetposter vil koste.

faste udgifter er dem, der er konstante fra år til år som din organisations kontorleje. Du kan regne med, at dette er den samme pris fra år til år på grund af den kontrakt, du har med dit administrationsselskab. I mellemtiden er variable udgifter dem, der kan ændre sig fra år til år og ikke kan regnes med at forblive konstante. For eksempel kan dine indsamlingsudgifter ændre sig fra år til år afhængigt af de kampagner, du kører.

der er mange misforståelser om nonprofit udgifter. Folk har en tendens til at tro, at nonprofit-medarbejdere ikke bør tjene store lønninger, og at overhead er en iboende dårlig ting. Dette er bare ikke sandt. Udgiftsdelen af dit budget skal sikre en sund økonomisk balance for din organisation.

nonprofit budgettering skabelon

Vi anbefaler, at din nonprofit nå ud til en uddannet nonprofit revisor til at udforme dine budgetter fra år til år. En revisor vil hjælpe med at lede dig i den rigtige retning, når det kommer til at opdage muligheder for at skære ned på forskellige udgifter. De vil også hjælpe din nonprofit med at finde nye måder at forbedre din fundraising for at maksimere indtægterne.

når du har gennemført dit årlige nonprofit-budget, og det er klar til at blive sendt til dit bord til gennemgang, vil det se ud som skabelonen nedenfor.

gennemgå din Nonprofit Budget

Dummies.com forklarer, “et godt budget er krøllet, kaffe farvet, og meget undersøgt. Et godt budget guider og forudsiger.”Det betyder, at din nonprofit ofte skal tjekke ind på dit budget for at overvåge dine fremskridt i løbet af året.

din organisation bør holde nonprofit budget check-ups regelmæssigt. Mange anbefaler, at du holder dem årligt, kvartalsvis og månedligt for at sikre, at din organisation er på rette spor.

• den årlige gennemgang af dit nonprofit-budget opstår normalt, når du skriver det næste års budget. Dette er, når du (og din revisor) gennemgå de budgetterede finanser fra det forløbne år og afgøre, hvor budgettet opholdt sig på kursus, og hvor din økonomi forvildet fra stien. Du bruger disse oplysninger til at informere dine forventede indtægter og udgifter for det næste regnskabsår.
• når dit team mødes kvartalsvis for at gennemgå dit budget, skal du sammenligne dine budgetterede indtægter og udgifter for det kvartal og sammenligne det med de faktiske beløb. Du bør også gennemgå dine tilskudsbudgetter og bestemme, hvilke midler der blev vundet, brugt, ubrugt osv. Endelig gennemgå hele budgettet og se efter eventuelle uoverensstemmelser. Det er bedre at fange disse tidligt og notere dem for fremtidige budgetter.
• månedlige budgetanmeldelser gør det muligt for dit team at mødes ofte og regelmæssigt for at se over din økonomi for måneden og bestemme de budgetterede vs. faktiske udgifter og indtægter for individuelle projekter. Du kan også gennemgå balancerne for uoverensstemmelser og se frem til at sikre, at fremtidige budgetposter ser ud til at være på linje.

igen, når som helst din organisation gennemgår dit budget og dine konti, hjælper en uddannet revisor dig med at sikre, at alt er i orden. Nå ud til revisorerne på Jitasa for at spørge om, hvordan deres uddannede finansielle fagfolk kan hjælpe din nonprofit anmeldelse og udforme det bedste budget til at hjælpe dig med at lykkes.

skønheden i dit nonprofit-budget er, at det giver din nonprofit mulighed for at forblive gennemsigtig med dit team, dine bestyrelsesmedlemmer og dine tilhængere. Gennemsigtighed i økonomi er nøglen til at skabe tillid og tillid til alle involverede i organisationen.

Hvis du er interesseret i at investere i en uddannet revisor for at hjælpe din nonprofit med at sikre gennemsigtighed og ansvarlighed i økonomi, skal du udføre din forskning. Her er nogle ekstra ressourcer, du kan undersøge for mere vejledning:

• arbejde med en Nonprofit-revisor: hvad man kan forvente. At arbejde med en revisor kan hjælpe din organisation med at udvikle et effektivt budget. Læs mere om, hvad en revisor kan gøre for dig i denne omfattende artikel.
• bogføring og regnskab for nonprofitorganisationer. Ønsker du at ansætte eller outsource et økonomiteam? Lær mere om både bogføring og regnskab for nonprofitorganisationer, specifikt om forskellen mellem dem.
• Top 10 + outsourcede Nonprofit regnskabsfirmaer. At arbejde med en revisor, der specifikt er dedikeret til nonprofitorganisationer, er vigtigt for at udvikle et velinformeret nonprofit-budget. Lær mere om Fundlys top ti valg til outsourcede virksomheder.