giver din virksomhed små kontanter til medarbejdere? Små kontante midler er små mængder kontanter, som virksomheder bruger til at betale for billige udgifter, som frimærker eller donuts til et møde. Men hvis du vil oprette en smålig kontant fond på din lille virksomhed, være parat til at oprette en smålig kontant regnskabssystem.

Du skal registrere små kontanttransaktioner, selvom du synes, de er for lave til at betyde noget. Uden et lille kontantsystem kan brug af små kontante beløb med jævne mellemrum tilføje en stor uoverensstemmelse i dine bøger. Og når du fører fortegnelser over alle din virksomheds udgifter, kan du kræve skattefradrag.

læs videre for at lære om oprettelse af en smålig kontantfond, håndtering af små kontantregnskab, afstemning af din smålige kontantkonto og krav om skattefradrag.

oprettelse af en lille kontantfond

små kontante midler er nyttige alternativer til at skrive checks eller bruge dit forretningskreditkort til at dække små udgifter. Små kontante midler bruges til at købe varer til din virksomhed, refundere medarbejdere, der har købt forretningsartikler, eller til at foretage ændringer.

Hvis du beslutter dig for at oprette en petty cash fund, kan følgende hjælpe med at forenkle dit petty cash accounting ansvar:

• vælg en petty cash Depot og petty cash kasserer
• Bestem beløbet for petty cash fund
• Beslut hvilke petty cash funds der kan bruges til
• Vælg et maksimumsbeløb for petty cash anmodninger

den petty cash depotmand er en medarbejder, der er ansvarlig for petty cash management og distribution til medarbejdere. Du eller en medarbejder), der lægger penge i småkassefonden, når den bliver for lav og håndterer småkasseregnskaber. Du bør bede separate medarbejdere om at påtage sig disse roller for at modvirke medarbejdertyveri.

Du skal bestemme, hvor meget den smålige kontantfond er indstillet til. Nogle virksomheder sætter $ 50 i deres små kontantfond, mens andre sætter $250—mængden af din fond afhænger af dine forretningsbehov.

hvad kan medarbejdere købe med små kontante midler? Du bør sætte grænser, før du distribuerer småpenge. For eksempel kan medarbejdere ikke bruge små kontanter til at købe sig kaffe.

endelig skal du vælge et maksimalt beløb, som medarbejderne kan anmode om små kontanttransaktioner. Hvis medarbejderen har brug for at bruge mere end den lille kontantanmodningsgrænse, kan de bruge forretningskreditkortet.

Petty cash accounting

som enhver anden type transaktion skal du registrere små kontanttransaktioner i dine regnskabsbøger for små virksomheder.

for at forbedre den måde, du håndterer petty cash accounting på, skal du kræve en lille kvittering for hver transaktion. Og opret en lille kontantseddel, der angiver beløbet, medarbejderens navn og dato, når du giver medarbejderne små kontanter. Når du eller medarbejderne betaler med små kontanter, skal du beholde kvitteringen og vedhæfte den smålige kontantseddel til kvitteringen for dine poster.

for små kontantregnskab skal du oprette en log, der beskriver dine transaktioner. Og, du skal registrere en petty cash journal post, når du lægger penge i petty cash fund, og når penge forlader fonden. Overvej at registrere små kontanttransaktioner i dine bøger mindst en gang om måneden.

så hvordan fungerer petty cash bogføring?

Petty cash log

Opret en petty cash log, der beskriver, hvad der blev købt, købsbeløbet, datoen det blev købt, den berørte konto (f.eks. Kontorartikler konto), og hvilken medarbejder modtog midlerne.

Her er et eksempel petty cash log:

journalpost for at sætte penge ind i petty cash fund

når din petty cash kasserer sætter penge ind i petty cash fund, skal de oprette en journalpost i dine bøger. Posten skal vise en stigning i din Småkontokonto og et fald i din kontantkonto. For at vise dette skal du debitere din Petty Cash-konto og kreditere din kontantkonto.

dit petty cash book-format skal svare til følgende post:

When the petty cash fund gets too low, you must refill it to its set amount. Opret derefter en anden journalpost, der debiterer den smålige kontantkonto og krediterer Kontantkontoen.

journalpost for at fjerne penge fra petty cash fund

Du (eller din petty cash kasserer) skal også oprette journalposter, der viser, hvad petty cash funds går mod.

for at oprette journalposter, der viser køb af små fonde, skal du debitere de tilsvarende konti (f.eks. Kontorartikler, hvis du køber forsyninger) og kreditere din Petty Cash-konto.

du debiterer muligvis flere konti, afhængigt af hvor ofte du opdaterer dine bøger til småkontantregnskab.

dit smålige kontantregnskabsformat skal svare til dette:

Petty cash accounting examples

Let’s say you udpeg $ 75 til din småkassefond. Når du lægger penge i fonden, skal du oprette en journalpost, der debiterer din Petty Cash-konto og krediterer din Cash-konto.

Now, let’s say that you distribute petty cash for the following expenses:

• $10.50 for postage
• $45.50 til et teammøde
• $14,00 til kontorartikler

Du skal opdatere din lille kontantlog for at specificere ovenstående udgifter. Din petty cash log ville se sådan ud:

Når du har indsamlet kvitteringer fra dine medarbejdere, skal du opdatere dine bøger for at vise de brugte petty cash. Du skal debitere din Porto, måltider og underholdning, og kontorartikler konti og kreditere din Petty Cash konto.

små kontantafstemning

dine små kontante poster kan være unøjagtige på grund af medarbejdertyveri eller regnskabsfejl. For at løse uoverensstemmelser skal du forene dine små kontanter.

for smålig kontantafstemning skal du trække beløbet i din små kontantfond fra det beløb, der er angivet i dine bøger. Dette viser dig, hvor mange penge du har trukket tilbage fra fonden. Sammenlign dette beløb med det samlede beløb, der er angivet på dine kvitteringer for at afgøre, om dine konti er ens.

Petty cash skattefradrag

mange af dine forretningsudgifter er fradragsberettigede, herunder køb foretaget med din petty cash fund.

Du kan trække nogle små kontantkøb fra din virksomhedsskat, hvis du har de rette poster til støtte for dine krav.

vil du have en enkel måde at optage små kontante poster i dine bøger? Patriots online regnskabsprogram er nemt at bruge og lavet til den ikke-revisor. Derudover tilbyder vi gratis, amerikansk baseret support. Få din gratis prøveperiode i dag!

Dette er ikke tænkt som juridisk rådgivning; for mere information, Klik her.