anmodning om information (RFI) – processen er et vigtigt aspekt ved planlægning af projekter i byggebranchen. Indkøbsprocessen kan dog være unødigt lang og forvirrende, hvilket koster dig værdifuld tid og penge. Nedenfor gennemgår vi, hvad en formel anmodning om information er, hvordan de er nyttige, og de bedste fremgangsmåder til, hvordan man skriver dem. Vi vil også tale om nogle vigtige tip til, hvordan du forbedrer RFI-processen, så du kan holde din virksomheds effektivitet maksimalt.

foto af Rodolfo finurlige Peksels

RFI defineret

en anmodning om information er dybest set en form for forretningskommunikation beregnet til at få generel information om potentielle leverandører og de produkter og tjenester, de tilbyder. Det ultimative mål med at sende en RFI er at se, hvordan en potentiel leverandørs produkter og tjenester bedst kan bruges til at løse løsninger og passe til din virksomheds behov. Entreprenører har en bred vifte af leverandører og interesserede parter at vælge imellem, så anmodninger om information hjælper med at se, hvad hvert firma har at tilbyde, og hvordan hvert firma stabler op efter entreprenørens behov.

RFI ‘ er indsendes hovedsageligt i de tidlige faser af byggekontrakter, men kan bruges i hele byggefasen, da der opstår forskellige krav til et specifikt projekt. Generelt vil RFI ‘er blive sendt før anmodninger om tilbud (tilbudsanmodninger) og anmodninger om forslag (RFP), da tilbudsanmodninger og RFP’ er sendes af entreprenører, når de har indsnævret de bedste passer.

RFI ‘ er kan også antage forskellige former, da de afhænger af, hvad hovedentreprenøren leder efter. For eksempel ville en hovedentreprenør, der leder efter elektrisk arbejde, sende en RFI til en underleverandør, mens en GC, der leder efter materialer, ville sende en RFI til en leverandør.

fordele ved RFI ‘ s

anmodninger om information hjælper ikke kun entreprenører med at sammenligne potentielle leverandører, men de hjælper også med at indsnævre puljen af leverandører at vælge imellem. RFI ‘er har også et generelt format til indsamling af grundlæggende oplysninger, hvilket gør det lettere for GC’ er at filtrere leverandører, der ikke passer godt til det aktuelle projekt. RFI ‘ er kan også bidrage til at tilskynde til konkurrence mellem leverandører, især når dokumentet deles på en offentlig platform.

foto af Ivan på Peksel

skrivning af en RFI

Start med at give et generelt overblik over din virksomhed og hvad du søger fra sælgeren. Ved modtagelse skal sælgeren forstå, at dokumentet er en RFI og har en god ide om, hvem din virksomhed er. Du bør også være så specifik som du kan med dine behov, som generelle priser, personalekrav og leveringsplaner. Dette giver dig mulighed for bedre at sammenligne dine leverandører uden yderligere afklaring.

sørg også for at give en retningslinje for, hvordan modtageren skal svare på informationsanmodningen, hvilket format der skal følges, og angiv en frist for at komme tilbage til dig. Endelig kan du medtage andre detaljer som at anmode leverandørernes tidligere erfaring eller din evalueringsproces for at vælge den potentielle leverandør.

forbedring af RFI-processen

som hovedentreprenør er en måde at forbedre indkøbsprocessen på at bruge en RFI-skabelon. Brug af en skabelon gør det ikke kun lettere for dig at medtage alle nødvendige oplysninger, men vil også gøre det lettere for leverandøren at svare med det, du leder efter. Du kan også medtage billeder og konstruktionstegninger eller billeder, da visuals kan hjælpe leverandøren med at få en bedre fornemmelse af den løsning, du leder efter. Brug af et system vil også hjælpe med at gøre din RFI-proces mere organiseret og give hurtigere og bedre adgang til dokumenter for medarbejdere i marken og kontoret.

Hvis du er modtager af RFI, er der også trin, du kan tage for at forbedre processen. At reagere hurtigt og flittigt vil give dig en fordel i forhold til andre konkurrenter, hvilket øger din sandsynlighed for at få jobbet. Men før du svarer, skal du sørge for, at RFI ‘ en er detaljeret nok til at sikre, at din virksomhed passer godt til byggeprojektet. Du kan ikke give et godt svar, hvis RFI er uklar eller ikke stiller de rigtige spørgsmål. Endelig skal du ikke være bange for at afvise et job. Hvis din virksomhed ikke passer godt til jobbet, kan du stadig efterlade et godt indtryk med en GC ved formelt at falde, hvilket øger dine chancer for, at GC kontakter dig igen for en anden fremtidig indsats.

konklusion

når du læser denne artikel, skal du have en meget bedre ide om, hvad en anmodning om information er, og hvordan de hjælper virksomheder med at vælge den bedst mulige løsning til deres krav. Sørg for at følge ovenstående tip til, hvordan du skriver en RFI, og de bedste fremgangsmåder til forbedring af RFI – processen-din virksomhed vil takke dig.