i et indlæg hver måned målretter vi mod de øverste interne problemer, som vores kunder har identificeret som at forhindre deres organisations evne til at køre bedst. I dette indlæg undersøger vi politikker og procedurer.

politikker og procedurer er nødvendige for en smidig og effektiv organisation med mindre konflikt og omarbejdning. Der er dog ofte forvirring mellem, hvad der er en politik, og hvad der er en procedure, og hvordan man opretter P&P ‘ er, der er effektive. I deres strategiske planlægning interne vurderinger, mange af vores kunder kommenterede, at deres politikker og procedurer manglede eller ineffektive. I dette blogindlæg har vi til hensigt at afklare definitionerne og give dig nogle gode tip til at skrive god politik og procedurer.

definitionerne

lad os starte med, hvad der er en politik, og hvad er en procedure.

• en organisations politikker er de klare, koncise udsagn om de parametre, hvormed en organisation driver sin virksomhed. I det væsentlige er politikkerne de regler, som personalet overholder, når de udfører deres forskellige ansvarsområder.
• procedurerne er de instruktioner eller trin, der beskriver, hvordan du udfører en opgave eller udfører et job.

en af de enkleste og klareste forklaringer, jeg har hørt, er dette. Hvis du rejser på en køretur, er politikkerne for dit drev reglerne for den vej, du følger, dvs.hastighedsgrænser, envejsveje, ingen passerende områder osv. Procedurerne for din kørsel tur er de retninger, du følger for at komme dertil, dvs., gå 75 miles vest på Interstate 40 indtil du når Nashville, tag derefter Interstate 65 syd for 25 miles, etc. Politikker styrer, hvordan du kører, procedurer fortæller dig, hvad du skal gøre for at komme til din destination.

skrivning af gode politikker og procedurer

hos PGS opretter vi politikker, der styrer, hvordan vi opererer inden for vores forretning. Vi bruger en skabelon, der indeholder følgende:

• politiknavnet og opdelingen af den organisation, som den gælder for (økonomi, salg, ledelse og så videre)
• formålet med politikken. Dette er en kort erklæring, der definerer, hvad vi vil have, når denne politik er i kraft.
• teorien for politikken. I lighed med formålet, men kommer fra en anden vinkel, forklarer teorien, hvorfor dette er vigtigt.
• endelig opregner vi elementerne i selve politikken eller specifikke regler, som vi alle følger med hensyn til denne politik.

for eksempel har vi et sæt “Admin Day” til PGS, en dag, hvor vi alle prøver at være til stede på kontoret eller arbejde via Skype uden planlagte klientmøder eller uden for aftaler. I afklaring Admin dag, vi har en skriftlig politik.

formålet med Admin Day-politikken lyder: at sikre, at kommunikationen mellem teammedlemmer er tilstrækkelig, at virksomhedens tilstand er kendt for teammedlemmer, og at problemer identificeres og løses hurtigt.

teorien hedder: opretholdelse af stærk forståelse blandt teammedlemmer re. virksomhedens tilstand og løsning af problemer, der hæmmer produktiviteten hos teammedlemmer, vil resultere i et højtydende team og organisation.

selve politikken for Admin Day inkluderer kugler som: “hver onsdag er PGS’ udpegede admin day.”, og “teammedlemmer forventes at deltage i vores personalemøde hver onsdag kl 8:30”

procedurer på PGS har et andet udseende. Næsten alle vores procedurer er skrevet som rutediagrammer. For eksempel har vi oprettet et facilitator-rutediagram for hver fase af vores Vision Navigation-strategiske planlægningsproces. Disse rutediagrammer viser de generelle trin, der skal følges for at sikre, at hver klient får et slutresultat af høj kvalitet fra sessionen.

procedurer skrives også ofte som en række trin i et orddokument, f.eks. trinnene til indtastning af faktureringsoplysninger i Hurtigbøger.

endelige noter om udvikling af politikker og procedurer

politikker og procedurer er afgørende for, at en organisation kan holde alle i drift ud fra de samme kerneprincipper og udføre deres opgaver på den måde, der sikrer et sundt, pålideligt produkt hver gang. Den eneste forsigtighed ved oprettelse af et sæt politikker og procedurer: pas på at undgå overkill.

Vi har nogle tidligere blogs om, hvornår man skal oprette politik, og hvornår ikke det, hjælper dig med at bestemme, hvornår en politik er vigtig, og hvornår den ikke er. på samme måde er procedurer vigtige, når en afvigelse fra processen vil resultere i omarbejdning eller et dårligt udført produkt eller til en meget kompliceret og kompleks opgave. Procedurer bliver overkill, når de er skabt til simple opgaver eller opgaver, der virkelig kan gøres effektivt i en række forskellige måder at opnå det samme resultat.

Hvad har været din oplevelse? Vi ville elske, at du hører dine tanker. Send os en e-mail for at starte samtalen.