Ah, RFPs. Hvis du planlægger at samarbejde med et agentur på en hjemmeside redesign projekt, kan du få til opgave at skrive en af disse skræmmende dokumenter. Desværre er der ingen brancheomfattende, trin-for-trin guide til at anmode om forslag til tjenester, og ofte falder RFP-processen på skuldrene til nogen—eller en gruppe mennesker—der ikke er bekendt med alle kompleksiteterne i moderne redesignprojekter, hvilket gør det nervepirrende, forvirrende og vanskeligt.

så hvad gør du? Hvis du er som mange organisationer, samler du hver person i organisationen, der har en andel på hjemmesiden, og du beder om en ønskeliste over alt, hvad de vil se. Du skynder dig gennem RFP-skriveprocessen, fordi din afslutningsdato truer, send hurtigt din RFP til ethvert muligt agentur, du kan tænke på, og håber på det bedste. Derefter tager agenturerne et kig på din RFP og gør alle mulige antagelser om projektets størrelse, omfang, bredde eller budget baseret på dine angivne krav.

de ender med at blive forvirrede over, hvad du rent faktisk vil have, pitch-tjenester, du ikke har brug for, og du er nødt til at starte forfra eller bare gå med din tarm og vælge forslaget med den mest fantasifulde skrifttype, flotteste fotos eller billigste pris.

sikker på, at skrive RFP ‘ er kan være en skræmmende proces, især hvis emnet er uden for dit typiske ekspertiseområde. Hvis du ikke er krystalklar om, hvad du vil opnå med din nye hjemmeside, får du ikke det, du har brug for ud af projektet. I det øjeblik du begynder farende gennem din RFP eller forsøger at inkludere alt under Solen, din hjemmeside redesign er dømt til at mislykkes. Du vil bruge din tid og penge på et mislykket, ineffektivt projekt og potentielt ødelægge din hjemmeside—omdrejningspunktet for din organisations brand. Stol på os, vi ser det hver dag.

nu lyder det stort og skræmmende, synes du ikke?

før du begynder at hyperventilere, tag en dyb indånding. Vi er her for at lede dig gennem almindelige fejl, vi ser i anmodninger om forslag, så du ikke gentager dem. Vi hjælper dig med at oprette RFP ‘ er, der konfigurerer dine projekter til succes.

Problem #1: Du opretter en RFP, når du ikke behøver at

Nogle organisationer er påkrævet af virksomhedens politikker, interessentvedtægter eller lovbestemmelser for at oprette en RFP, når de har brug for hjælp til at redesigne deres hjemmeside. Højere ed institutioner, offentlige myndigheder og nonprofitorganisationer falder ofte ind under denne kategori.

men andre organisationer vælger blot at oprette en anmodning om forslag, når de har brug for hjælp til et projekt, selv når det ikke er nødvendigt. Organisationer med mulighed for at undgå at oprette en RFP kan vælge at gøre det alligevel, fordi det er almindeligt i deres branche, de synes, det er lettere, mere grundigt og sparer dem tid.

husk, RFP ‘ er kan være store projekter og bør ikke tages let. Selvom du går ind i skriveprocessen med en ide om, hvor lang tid det vil tage, eller hvor grundigt det skal være, risikerer du stadig at løbe ind i problemer, der kræver, at du backpedal og pin ned flere detaljer, tilføjer dage eller endda uger til oprettelsesprocessen.

løsning: Tal med agenturer

Hvis du finder ud af, at din organisation ikke kræver, at du skriver en RFP, skal du ikke gøre det.

Planlæg i stedet tid til at chatte med agenturer, du måske vil arbejde med. Henvend dig til betroede kolleger og personer i dit netværk for at få anbefalinger. Måske er der en virksomheds hjemmeside, der fangede dit øje for nylig. Måske er det agentur, de arbejdede med, et godt valg. Læs udtalelser om agenturer i dit område og bringe i agenturer til samtaler; du kan endda give dem et opkald! Det vil tage lidt indledende grunt arbejde for dig at finde det bureau, du vil ansætte, men du sparer bådbelastninger af tid og reducerer din risiko for fejl, hvis du helt giver afkald på RFP.

af natur begrænser RFP-processen kommunikationen mellem din virksomhed og potentielle agenturpartnere. Tænk på processen som en ansættelsesproces. Du ville ikke ansætte nogen, der kun har kigget på deres CV, ikke? Selvfølgelig ikke. Du ønsker at få en fornemmelse af, hvor godt de lytter til dig, og hvordan deres tankeproces ser ud. Du vil finde ud af, om du nyder at mødes med dem, og om du ser dig selv samarbejde godt. Disse faktorer er vigtigere end selv det mest velskrevne RFP-svar.

Problem #2: du har ikke et Budget eller en tidslinje etableret

at have et budget i tankerne er et absolut must. Omkostninger kan tilføjes hurtigt, så det er vigtigt, at agenturer kender dit ideelle budget. På den måde kan de mere præcist prioritere og give vejledning i deres forslag og få dig det bedste serviceniveau for det budget, du har det godt med at bruge.

catch-all-løsningen på din hjemmeside RFP-problemer er at tale med potentielle agenturer, selvom du stadig arbejder gennem RFP-processen. Vi er glade og ivrige efter at hjælpe.

tænk på det sådan: lad os sige, at du bygger et hus. Du bør nok fastlægge dit budget, før du gør noget andet, ikke? Du ville ikke overveje at tale med et byggefirma, ejendomsmægler eller arkitekt uden at give dem en grov ide om et budget. Hvorfor behandle din hjemmeside—din primære digitale ejendom-anderledes?

den samme regel gælder for din tidslinje. Vil du have dit nye hus bygget om seks måneder? Et år? To år? Ligesom i det husbygningsprojekt spiller tidslinje for færdiggørelse en stor rolle i, hvad der er muligt for din organisation, så det er vigtigt at tage gætteriet ud af det for potentielle agenturpartnere.

uden en tidslinje eller et budget lider både dig og potentielle agenturpartnere. Agenturer gør bogstaveligt talt gæt om, hvad dit budget tillader, og du er derfor langt mindre tilbøjelige til at modtage et forslag, du elsker i dit prisklasse og inden for din ønskede tidslinje.

løsning: Medtag et budgetoverslag og grov tidslinje

prøv at finde et nummer, der fungerer for dit budget, og en foreløbig afslutningsdato. Hvis dette viser sig at være for svært, er en rækkevidde langt bedre end blot at give ingen oplysninger. Har du ingen anelse om, hvor meget et projekt som dette skal koste? Det er også acceptabelt at tale med et agentur om, hvad du skal forvente at betale, og hvordan en gennemførlig tidslinje skal se ud.

Vi er nødt til at spørge: når du gennemgår forslag, er du skyldig i at vende ret til den side, der viser budgettet og tidslinjen, og derefter fjerne eventuelle forslag, der falder uden for de budgetmæssige eller tidsrammebegrænsninger, du har besluttet? Det tænkte vi nok. Du er ikke alene.

den nederste linje er dette: din RFP er ikke stedet at forhandle priser; det er hvor du kommer til at kommunikere præcis, hvad du vil, og hvad du forventer at betale for det. Inklusive et budget og en tidslinje giver dig mulighed for at læse gennem hvert forslag, vel vidende at hver enkelt er en skræddersyet løsning på dit problem, baseret på oplysninger, du har givet. Det giver dig mulighed for at fokusere på at vælge den bedste strategiske plan for din virksomhed i stedet for det bedste prispunkt.

Problem #3: Du har ikke angivet, hvilken del af din hjemmeside der skal medtages i projektet

Dette er et alt for almindeligt problem. Du er så bekendt med den bestemte problematiske del af din hjemmeside—du har sandsynligvis diskuteret det internt i flere måneder—at du glemmer at være specifik om, hvad du vil se ændret.

for eksempel, hvis du er en del af marketingafdelingen på et 4-årigt Universitet, og du håber at forbedre atletiske afdelingens hjemmeside, er det ikke nyttigt at blot sige, “Vi ønsker vores hjemmeside redone.”For mange organisationer—især dem med komplekse strukturer og flere interessenter—bliver hjemmesider større og større, da sider tilføjes for at tilfredsstille det nyeste initiativ eller kampagne. Du tænker måske på hjemmesiden og produkt – /programsiderne som din “hjemmeside”, når din hjemmeside faktisk indeholder tusindvis af sider.

Hvis du ikke er specifik om, hvad du vil have redesignet, er agenturer tilbage til at gætte, hvilket efterlader for meget op til tilfældighederne. Hvis de gætter forkert, Du får lov til at sammenligne en række meget forskellige forslag med hinanden, hvilket gør det vanskeligt at vælge den bedste agenturpartner.

løsning: størkne parametrene for dit projekt

det er svært for agenturer at få styr på omfanget af din hjemmeside, når du er usikker på det selv. Den bedste måde at endeligt afgøre, hvad der skal indgå i din RFP er at foretage en revision af din hjemmeside, før du opretter det. Der er flere værktøjer, du kan bruge til at “revidere” din hjemmeside—Google Analytics, Screaming Frog, SEMrush eller mose, for at nævne nogle få—men det er lige så vigtigt, at du har nogen, der kan fortolke de data, du indsamler, uanset om de er en intern medarbejder eller agenturpartner.

når du har foretaget din hjemmeside revision, kan du derefter klart beslutte, hvad der skal indgå i din hjemmeside redesign projekt, og hvad der kan udelades.

Problem # 4: Du har ikke detaljeret dit indhold behov

det er vigtigt at forstå, at en hjemmeside redesign projekt er meget mere end skrifttyper, billeder, HTML, CSS og farvepaletter. Meget af en hjemmeside redesign vil fokusere på indhold, der i øjeblikket findes på de sider eller indhold, der mangler fra din hjemmeside.

behovet for “indhold” i et redesign af et site kan antage mange former: en indholdsstrategi skal muligvis udvikles for at styre yderligere indholdsressourcer; sideindhold skal muligvis revideres for at vurdere relevans og værdi; helt nyt Side-eller sektionsindhold skal muligvis skrives fra bunden; eksisterende indhold skal muligvis opdateres, genbruges eller omorganiseres; og i nogle situationer skal indhold muligvis migreres fra et indholdsstyringssystem til et andet.

Hvis du ikke lægger ud præcis, hvad du har brug for, når du siger “indhold”, kan du satse agenturer vil antage, at du har brug for den type indhold, de leverer, og det vil være en stor del af deres forslag.

løsning: Overvej dit budget og få specifik

Err på siden af at være for specifik. Nogle af de spørgsmål, du bør overveje, inkluderer:

• Leder du efter oprettelse af indhold, indholdsstrategi eller begge dele?
• hvor meget nyt indhold Ønsker du eller har brug for på din hjemmeside?
• hvem vil skabe det nye indhold? Dig, eller den potentielle agentur partner?
• har du indhold, der kræver genbrug? Har du interne emneeksperter, der kan give vejledning om dette?
• vil du kræve en indholdsmigrering til et nyt CMS?
• planlægger du at gennemføre din indholdsrevision? Eller skal partneragenturet medtage det i sit forslag?

husk, hjemmesider i dag har brug for høj kvalitet, rettidig indhold for at være relevant, så dine indholdskrav vil sandsynligvis tage en stor del af dit budget. Hvis dine behov inkluderer oprettelse af nyt indhold og en fuld indholdsmigrering, kan du forvente, at det bliver dyrere end en plan for genbrug af indhold ved hjælp af dit eksisterende CMS. Uanset hvad dine krav er, skal du sørge for, at dit budget er i et interval, der gør dine anmodninger gennemførlige.

Problem # 5: Du samler forretningsmål og projektmål

Hvis du vil have potentielle agenturpartnere til klart at forstå dine ønsker og behov, skal du være klar i dit spørgsmål. “Forretningsmål” og “projektmål” er udtryk, der er krydret i de fleste RFP ‘ er, og selvom de er lignende begreber—sidstnævnte er en del af førstnævnte—er det forkert at bruge dem om hverandre og forvirrer kun situationen.

et forretningsmål er en samlet præstation, som din virksomhed håber at opnå på lang sigt—overvej dette din organisations “hvorfor.”Projektmål fungerer som springbræt for at nå dette forretningsmål—overvej dette din organisations “hvordan.”For eksempel, hvis dit forretningsmål er at øge brandbevidstheden på dit marked, kan to projektmål være at producere blogindhold af høj kvalitet og bruge betalte sociale medieindlæg til at promovere det til nye målgrupper og køre dem tilbage til din hjemmeside.

dette er et fælles problem, vi ser hele tiden: du skal forstå både “hvordan” og “hvorfor” af din hjemmeside redesign projekt for at det skal lykkes. Conflating eller undlader at klart formulere forretningsmål og projektmål vil føre til agentur partnere miste synet af, hvad du håber at opnå med din hjemmeside redesign—og du kan satse deres forslag vil afvige langt fra din vision.

løsning: Definer og differentier dine forretningsmål og projektmål

Dette vil hjælpe agenturer med at forstå dine langsigtede og kortsigtede mål klart, og hvordan du bedst kan hjælpe dig med at nå dem. Dette kan også hjælpe bureauer med at beslutte, hvordan du fordeler dit budget, hvilke metrics der skal spores, og definere ægte succes i dit projekt. Jo klarere du formulerer dine forretningsmål og projektmål, jo mere sandsynligt er det, at du modtager forslag af høj kvalitet, der inkluderer omhyggeligt udtænkte strategier.

Har “hvordan” spikret ned, men har ikke helt fastslået “hvorfor”? Tal med agenturer, selvom du stadig arbejder gennem RFP-processen. Vi hjælper gerne.

Problem # 6: Du har ikke overvejet krav til tilgængelighed på hjemmesiden

Hvis du tænker, “tilgængelighed på internettet? Aldrig hørt om det, ” du er ikke alene. Alt for få mærker er klar over, hvad det betyder, eller hvorfor det er vigtigt. Tilgængelighed handler om at sikre, at alle, der ønsker at engagere sig med din hjemmeside, er i stand til det, og det er planlagt at blive lovligt påkrævet for alle “steder for offentlig indkvartering” i 2018.

Hvis du starter en fuldt redesignet hjemmeside, der ikke overholder retningslinjerne for tilgængelighed, gæt hvad? Du vil være på udkig efter en anden redesign senere på året!

på grund af det anbefaler vi, at alle redesignprojekter på hjemmesiden følger retningslinjerne for tilgængelighed på hjemmesiden som beskrevet af 2.0. Som hovedregel anbefaler vi i det mindste at opfylde niveau AA, men dette kan variere afhængigt af din kundebase eller branche. Dette vil påvirke hjemmeside aspekter såsom tekst størrelser, farve brug, hyperlink retningslinjer, og mobilvenlige layout indkvartering.

opløsning: Overvej, hvordan tilgængelighed kan se ud på din hjemmeside

Arbejd med dit juridiske team eller compliance-team for at se, hvilke krav din organisations hjemmeside muligvis skal opfylde, og sørg for at angive dem tydeligt i din RFP, så agenturer holder sig inden for parametrene i lovbestemmelser.

som altid er catch – all-løsningen at tale med potentielle agenturer. Selvom vi ikke er advokater, kan vi give vejledning og indsigt i tilgængelighedsovervejelser, og hvordan de vil påvirke dit redesignprojektomfang.

Problem # 7: Du har ikke medtaget noget om din Branding behov

selvom din organisation er på udkig efter en fuld hjemmeside redesign, en ting, der bør forblive konsekvent er dit brand. Din hjemmeside skal stadig se ud og føle, at den tilhører dig, men være en ny og forbedret version. Medmindre du specifikt leder efter en “rebrand”—som er meget anderledes end et site “redesign”—skal din hjemmeside stadig have en lignende stemme, tone, mission, logo og farvepalet for at sikre, at den er genkendelig for dine nuværende kunder. Hvis du ved, at du vil starte frisk med et nyt brand, men din RFP undlader at nævne noget om branding, vil agenturer antage, at dit brand er solidt og ikke adresserer det i deres forslag.

løsning: vær klar og detaljeret om dine brandingbehov

giv dem så meget som muligt. Hvis du leder efter ændringer i dit logo eller virksomhedens mission, vision eller værdier, fantastisk! Vær klar over det. Giv detaljer om, hvilke elementer i dit brand du vil beholde, og hvilke du vil forbedre. Hvis dit brand kun har brug for små opdateringer, er det okay at holde brandinganmodninger i samme RFP. Hvis du overvejer noget mere betydningsfuldt, som at ændre navnet på din organisation, skal det behandles som en del af et brandstrategiinitiativ, inden du går videre til et redesignprojekt på hjemmesiden.

sørg for, at du ikke samler en hjemmeside redesign med en rebrand og bede om den forkerte ting i din RFP. Hvis du ikke vil have en rebrand, skal du dele dine nuværende brandretningslinjer med potentielle agenturer, så de får en chance for at lære lidt om din branding.

Problem # 8: Du prøver at dræbe for mange fugle med One Stone

lad os sige, at du leder efter et agentur, der kan hjælpe dig med redesign af hjemmesiden, brandstrategi og en digital marketingkampagne. Det er nemmere at bare sætte disse alle i en RFP, ikke?

forkert.

når du lægger flere forskellige projekter med variable mål og tidslinjer i en enkelt RFP, glanser du over for mange detaljer, hvilket giver potentielle agenturpartnere mulighed for at gøre det samme. Selv hvis du har angivet dit budget, hvor meget af det skal afsættes til brandstrategi? Hvor meget skal gå i retning af din nye hjemmeside? Er tidslinjen vedrørende bare din hjemmeside redesign, eller det hele? Hvordan planlægger du at måle projektets succes?

Hvis et bureau hjalp dig med at lancere en succesfuld ny hjemmeside og opbygge et brand, du og dine kunder elsker, men vaklede i sin digitale marketingkampagne, udgør det en fejl i hele projektet? Pointen er, at omfanget af din RFP altid skal bygges op omkring, hvorvidt projektets succes kan måles tydeligt. Denne tilgang hjælper dig med at indse, hvornår du har oprettet en RFP, der er for bred, for generel eller inkluderer divergerende succesmålinger.

løsning: fokus på det vigtigste projekt, for nu

Vi kan allerede høre alarmklokkerne lyde i dit hoved, men rolig. Dette er vigtigt for din virksomheds succes, så invester ikke tid, energi og ressourcer i et projekt, der er uoverkommeligt bredt eller vagt—det er sådan, virksomheder mister interessen, og projekter udsættes.

brug din RFP til at fokusere på et enkelt problem eller initiativ og arbejde sammen med din agenturpartner for at prioritere og tackle de andre problemer, når det giver mening at gøre det. Start med de problemer, der er missionskritiske—dvs.dem, der vil hindre din evne til at nå dine forretningsmål—og gå derfra. Den rigtige agenturpartner vil være i stand til at hjælpe dig med at oprette en ønskeliste, når nye initiativer dukker op og udvikler en plan for at tackle dem.

partnerskab med et agentur for at arbejde hen imod dine projektmål vil forbedre dine chancer for at have vellykkede, effektive projekter, der giver ægte værdi for din organisation og dens kunder.

klar til din hjemmeside Redesign?

gå ud og skriv den anmodning om forslag! Ikke så stor og skræmmende længere, ikke? Hvis du ikke tager noget andet fra dette indlæg, gør det til dette: dit primære mål, når du opretter en RFP, er at fjerne behovet for potentielle agenturer til at påtage sig noget. Stil OS spørgsmål. Få afklaring. Lad os tale sammen.

det øjeblik et agentur skal antage, gætte eller spekulere om, hvad du leder efter fra dem, er det øjeblik din RFP er dømt. Specifikationer er din bedste ven her. Tag gættespil ud af det, og sæt din RFP på vej til succes.

Har du stadig spørgsmål? Vi er her for at hjælpe.