proces žádosti o informace (RFI) je důležitým aspektem při plánování projektů ve stavebnictví. Proces zadávání zakázek však může být zbytečně dlouhý a matoucí, což vás stojí drahocenný čas a peníze. Níže si projdeme, co je formální žádost o informace, jak jsou užitečné, a osvědčené postupy, jak je napsat. Budeme také hovořit o některých klíčových tipech, jak zlepšit proces RFI, abyste mohli udržet efektivitu svého podnikání na maximum.

Foto Rodolfo Quirós na Pexels

RFI Definovanými

žádost o informace je v podstatě forma obchodní sdělení určené k získání obecné informace o potenciálních dodavatelů a výrobků a služeb, které nabízejí. Konečným cílem při odesílání RFI je zjistit, jak lze produkty a služby potenciálního dodavatele nejlépe využít k řešení řešení a přizpůsobení potřebám vaší firmy. Dodavatelé mají širokou škálu dodavatelů a zúčastněné strany, aby si vybrat z, takže žádosti o informace pomoci vidět, co každá společnost má co nabídnout, a jak se každá společnost komíny podle dodavatele potřeb.

RFI jsou předkládány hlavně v raných fázích stavebních zakázek, ale mohou být použity během fáze výstavby, protože na konkrétní projekt vznikají různé požadavky. Obecně platí, že RFI budou zaslány před žádostmi o cenovou nabídku (RFQ) a žádosti o návrh (RFP), protože RFQ a RFP jsou zasílány dodavateli, jakmile zúží nejlepší řešení.

RFI mohou mít také různé formy, protože závisí na tom, co generální dodavatel hledá. Například generální dodavatel hledající elektrické práce by poslal RFI subdodavateli, zatímco GC hledající materiály by poslal RFI dodavateli.

Výhody RFI

Žádosti o informace nejen dodavatelé porovnání potenciálních dodavatelů, ale také pomoci zúžit bazén prodejců z čeho vybírat. RFI mají také obecný formát pro shromažďování základních informací, což GC usnadňuje odfiltrování dodavatelů, kteří nejsou vhodní pro daný projekt. RFI může také pomoci podpořit hospodářskou soutěž mezi dodavateli, zejména pokud je dokument sdílen na veřejné platformě.

Foto Ivan na Pexels

Psaní RFI

Začněte tím, že dává obecný přehled o vaší společnosti a to, co hledáte od dodavatele. Po obdržení, prodejce by měl pochopit, že dokument je RFI a mít dobrou představu o tom, kdo je vaše společnost. Měli byste být také co nejkonkrétnější s vašimi potřebami, jako jsou obecné ceny, personální požadavky a dodací plány. To vám umožní lépe porovnat své dodavatele bez dalšího objasnění.

nezapomeňte také uvést pokyny, jak by měl příjemce reagovat na žádost o informace, jaký formát je třeba dodržovat, a poskytnout lhůtu pro návrat k vám. Nakonec můžete zahrnout další podrobnosti, jako je žádost o předchozí zkušenosti dodavatelů nebo proces hodnocení pro výběr potenciálního dodavatele.

zlepšení procesu RFI

jako generální dodavatel je jedním ze způsobů, jak zlepšit proces zadávání zakázek, použití šablony RFI. Použití šablony vám nejen usnadní zahrnutí všech potřebných informací, ale také usnadní dodavateli reagovat s tím, co hledáte. Můžete také zahrnout obrázky a stavební výkresy nebo obrázky, protože vizuály mohou dodavateli pomoci získat lepší představu o řešení, které hledáte. Využití softwarového systému také pomůže zorganizovat proces RFI a poskytnout rychlejší a lepší přístup k dokumentům zaměstnancům v terénu a kanceláři.

Pokud jste příjemcem RFI, můžete také podniknout kroky ke zlepšení procesu. Rychlá a pečlivá reakce vám poskytne výhodu nad ostatními konkurenty, což zvyšuje pravděpodobnost získání práce. Než však odpovíte, musíte se ujistit, že RFI je dostatečně podrobný, aby vaše společnost byla vhodná pro stavební projekt. Nemůžete poskytnout dobrou odpověď, pokud je RFI nejasná nebo se neptá na správné otázky. A konečně, nebojte se odmítnout práci. Pokud vaše společnost není pro tuto práci vhodná, stále můžete zanechat dobrý dojem s GC formálním poklesem, zvýšení vašich šancí GC vás znovu kontaktuje pro jiné budoucí úsilí.

Závěr

Od přečtení tohoto článku, měli byste mít mnohem lepší představu o tom, jak žádost o informace, a jak pomáhají společnosti, aby se vybrat to nejlepší možné řešení pro jejich požadavky. Ujistěte se, že budete postupovat podle výše uvedených tipů, jak napsat RFI, a osvědčených postupů pro zlepšení procesu RFI-vaše firma vám poděkuje.