Ah, RFPs. Pokud plánujete partnerství s agenturou na projektu redesignu webových stránek, můžete mít za úkol napsat jeden z těchto děsivých dokumentů. Bohužel, tam není žádný průmysl-široký, krok-za-krokem průvodce, aby žádající návrhů služeb, a často RFP proces padá na bedra někoho, nebo skupinu lidí—neznají všechny složitosti moderní webové stránky redesign projektů, což je nervy drásající, matoucí a obtížné.

tak co děláte? Pokud jste jako mnoho organizací, shromáždíte každého člověka v organizaci, který má na webu podíl, a požádáte o seznam přání všeho, co chtějí vidět. Spěcháte procesem psaní RFP, protože se blíží datum dokončení, rychle pošlete svůj RFP každé možné agentuře, na kterou si vzpomenete, a doufat v to nejlepší. Pak, agentury se podívat na vaše RFP, a dělat všechny druhy předpokladů o velikosti, rozsah, šířka, nebo rozpočet projektu na základě vašich uvedených požadavků.

nakonec Se zmatená o tom, co vlastně chcete, hřiště, služby, které nepotřebujete, a vy budete muset začít znovu, nebo prostě jít s svůj instinkt a vyberte si návrh s nejmódnější písmo, nejlépe vypadající fotografie, nebo nejlevnější ceny.

jistě, psaní RFP může být děsivý proces, zejména pokud je předmět mimo vaši typickou oblast odborných znalostí. Pokud nejste křišťálově jasné, co chcete dosáhnout s vaší nové webové stránky, nebudete mít to, co potřebujete z projektu. Ve chvíli, kdy začnete spěchat přes vaše RFP nebo se snaží zahrnout vše pod sluncem, vaše webové stránky redesign je odsouzena k nezdaru. Budete trávit svůj čas a peníze na neúspěšný, neefektivní projekt, a potenciálně zničit vaše webové stránky-ústředním bodem značky vaší organizace. Věřte nám, vidíme to každý den.

teď to zní velké a děsivé, nemyslíte?

než začnete hyperventilaci, zhluboka se nadechněte. Jsme tu, abychom vás provedli běžnými chybami, které vidíme v žádostech o návrhy, takže je neopakujete. Pomůžeme vám vytvořit RFP, které nastaví vaše projekty pro úspěch.

Problém #1: Jste Vytvoření RFP, Když nemáte

Některé organizace jsou povinny podle firemní politiky, zúčastněných stran, stanovy nebo právní předpisy k vytvoření RFP, když potřebují pomoc redesignu jejich webových stránkách. Do této kategorie často spadají vyšší instituce ed, vládní agentury a neziskové organizace.

ale jiné organizace se pouze rozhodnou vytvořit žádost o návrh, když potřebují pomoc s projektem, i když to není nutné. Organizace s možností vyhnout se vytváření RFP by se tak mohly rozhodnout, protože je to běžné v jejich oboru, myslí si, že je to jednodušší, důkladnější a šetří jim čas.

pamatujte, že RFP mohou být velké projekty a neměly by být brány na lehkou váhu. Dokonce i když jdete do procesu psaní s myšlenkou, jak dlouho to bude trvat, nebo jak důkladné to musí být, stále riskovat, že narazím na problémy, které vyžadují, abyste zpátečku a pin dolů více detailů, přidávání dní nebo dokonce týdnů na proces tvorby.

řešení: Promluvte si s agenturami

Pokud zjistíte, že vaše organizace nevyžaduje, abyste napsali RFP, nedělejte to.

místo toho si naplánujte čas na chatování s agenturami, se kterými budete chtít pracovat. Doporučení najdete u důvěryhodných kolegů a lidí ve vaší síti. Možná je tu web společnosti, který vás nedávno zaujal. Možná, že agentura, se kterou pracovali, je dobrá volba. Přečtěte si posudky o agenturách ve vaší oblasti a přiveďte agentury k rozhovorům; můžete jim dokonce zavolat! To bude trvat trochu počáteční grunt práci za vás najít agenturu, kterou chcete najmout, ale budete ušetřit spoustu času a snížit riziko chyb, pokud jste vzdát RFP úplně.

proces RFP přirozeně omezuje komunikaci mezi vaší společností a potenciálními agenturními partnery. Přemýšlejte o procesu jako o procesu náboru. Nenajali byste někoho, kdo by se jen podíval na jejich životopis, že? Jistěže ne. Chcete získat představu o tom, jak dobře vás poslouchají, a jak vypadá jejich myšlenkový proces. Chcete zjistit, zda vás setkání s nimi baví a zda vidíte, že dobře spolupracujete. Tyto faktory jsou důležitější než i nejlépe napsaná odpověď RFP.

Problém #2: nemáte nastavený rozpočet nebo časovou osu

mít na paměti rozpočet je absolutní nutností. Náklady se mohou rychle sčítat, takže je důležité znát váš ideální rozpočet. Tímto způsobem mohou přesněji stanovit priority a poskytnout pokyny ve svém návrhu a získat vám nejlepší úroveň služeb pro rozpočet, který pohodlně utrácíte.

řešení catch-all pro vaše webové stránky RFP strasti je mluvit s potenciálními agenturami, i když stále pracujete prostřednictvím procesu RFP. Jsme šťastní a dychtiví pomoci.

Přemýšlejte o tom takto: řekněme, že stavíte dům. Pravděpodobně byste měli snížit svůj rozpočet, než uděláte něco jiného, že jo? Neuvažovali byste o rozhovoru se stavební společností, realitním agentem nebo architektem, aniž byste jim poskytli hrubou představu o rozpočtu. Proč zacházet s vaší webovou stránkou-vaší primární digitální vlastností-jinak?

stejné pravidlo platí pro vaši časovou osu. Chcete svůj nový dům postavit za půl roku? Rok? Dva roky? Stejně jako v tomto projektu budování domu, časová osa pro dokončení hraje obrovskou roli v tom, co je pro vaši organizaci možné, takže je důležité, abyste z toho pro potenciální agenturní partnery vybrali dohady.

bez časové osy nebo rozpočtu trpíte vy i potenciální partneři agentury. Agentury doslova hádají, co váš rozpočet umožňuje, a vy, proto, je mnohem méně pravděpodobné, že obdržíte návrh, který máte rádi ve svém cenovém rozpětí a v požadované časové ose.

řešení: zahrňte odhad rozpočtu a hrubou časovou osu

pokuste se určit jedno číslo, které funguje pro váš rozpočet, a předběžné datum dokončení. Pokud se ukáže, že je to příliš obtížné, rozsah je mnohem lepší, než jednoduše poskytovat žádné informace. Netušíte, kolik by takový projekt měl stát? Je také přijatelné mluvit s agenturou o tom, co byste měli očekávat, že zaplatíte a jak by měla vypadat proveditelná časová osa.

Musíme se zeptat: Když jste přezkoumání návrhů, jste vinen, že proletí přímo na stránku, která uvádí rozpočet a časový harmonogram, a pak eliminuje jakékoliv návrhy, které nespadají do rozpočtové nebo časovém omezení, které jste se rozhodl? Mysleli jsme si to. Nejsi sám.

Sečteno a podtrženo: vaše RFP není místem pro vyjednávání cen; je to místo, kde můžete sdělit přesně to, co chcete a co očekáváte, že za to zaplatíte. Včetně rozpočtu a časové osy vám umožní přečíst si každý návrh s vědomím, že každý z nich je řešením vašeho problému na míru, na základě informací, které jste poskytli. To vám umožní soustředit se na výběr nejlepšího strategického plánu pro vaše podnikání místo nejlepšího cenového bodu.

problém #3: neurčili jste, která část vašeho webu musí být zahrnuta do projektu

Jedná se o příliš častý problém. Jste tak obeznámeni s touto problematickou částí vašeho webu-pravděpodobně jste o ní interně diskutovali měsíce—že zapomenete být konkrétní ohledně toho, co přesně chcete vidět změnit.

například, pokud jste součástí marketingové oddělení na 4 roky na univerzitě a jste doufal, že ke zlepšení atletické oddělení na webových stránkách, to není užitečné, aby jednoduše říci, „chceme, aby naše webové stránky změnit.“Pro mnoho organizací—zejména těch, které mají složité struktury a více zúčastněných stran—se webové stránky zvětšují a zvětšují, protože stránky jsou přidávány, aby uspokojily nejnovější iniciativu nebo kampaň. Možná přemýšlíte o domovské stránce a stránkách produktu/programu jako o svém „webu“, když ve skutečnosti váš web obsahuje tisíce stránek.

Pokud nejste konkrétní v tom, co chcete přepracovat, agentury jsou ponechány na hádat, ponechává příliš mnoho náhodě. Pokud se hádají špatně, budete si muset navzájem porovnat spoustu velmi odlišných návrhů, takže je obtížné vybrat nejlepšího agenturního partnera.

řešení: zpevnit parametry vašeho projektu

pro agentury je těžké získat přehled o rozsahu vašeho webu, když si nejste jisti sami. Nejlepší způsob, jak definitivně určit, co je třeba zahrnout do vašeho RFP, je provést audit vašeho webu před jeho vytvořením. Existuje několik nástrojů, které můžete použít k „auditu“ vaše webové stránky—Google Analytics, Křičící Žába, SEMrush, nebo Moz, abychom jmenovali alespoň některé—, ale je to stejně důležité, máte někoho, kdo může interpretovat data budete sbírat, ať už in-house zaměstnance nebo agentura partnerem.

Jakmile provedete audit svých webových stránek, můžete se jasně rozhodnout, co by mělo být zahrnuto do vašeho projektu redesignu webu a co lze vynechat.

Problém #4: Je důležité si uvědomit, že projekt redesignu webových stránek je mnohem více než písma, obrázky, HTML, CSS a barevné palety. Moc redesign webu se zaměřením na obsah, který v současné době existuje na stránky nebo obsah, který chybí z vašeho webu.

„obsah“ potřebám stránky redesign může mít mnoho podob: obsah strategie může být třeba vyvinut vést další zdroje obsahu; obsah webu může být třeba auditované posoudit význam a hodnotu; zcela nové stránky nebo části obsahu může být nutné písemné od nuly; stávající obsah může být nutné aktualizovat, repurposed, nebo reorganizována, a, v některých situacích, obsah může být nutné přesunout z jednoho redakčního systému do druhého.

pokud neuvádíte přesně to, co potřebujete, když řeknete „obsah“, můžete se vsadit, že agentury předpokládají, že potřebujete typ obsahu, který poskytují, a bude to velká část jejich návrhu.

řešení: zvažte svůj rozpočet a získejte konkrétní

chybovat na straně příliš specifické. Některé z otázek, které byste měli zvážit, zahrnují:

• hledáte tvorbu obsahu, obsahovou strategii nebo obojí?
• kolik nového obsahu chcete nebo potřebujete na svých webových stránkách?
• kdo bude vytvářet tento nový obsah? Vy, nebo potenciální partner agentury?
• máte obsah, který vyžaduje opětovné použití? Máte interní odborníky na předmět, kteří vám mohou poskytnout pokyny?
• budete potřebovat migraci obsahu do nového CMS?
• plánujete provést audit obsahu? Nebo by to měla partnerská agentura zahrnout do svého návrhu?

mějte na paměti, že webové stránky dnes potřebují vysoce kvalitní a včasný obsah, aby byly relevantní, takže vaše požadavky na obsah pravděpodobně zabírají velkou část vašeho rozpočtu. Pokud vaše potřeby zahrnují vytváření nového obsahu a úplnou migraci obsahu, můžete očekávat, že bude dražší než plán pro opětovné použití obsahu pomocí stávajícího CMS. Ať už jsou vaše požadavky jakékoli, ujistěte se, že váš rozpočet je v rozsahu, který činí vaše požadavky proveditelnými.

problém # 5: Jste Směšováním Obchodních Cílů a Cílů Projektu

Pokud chcete, potenciálních partnerů agentury jasně pochopit vaše požadavky a potřeby, být jasné, ve svých zeptat. „Obchodních cílů“ a „cíle projektu“ jsou pojmy, které jsou posety po většinu Rfp, a i když jsou podobné koncepce—ta je součástí bývalého—jejich použití zaměnitelně, je nesprávné a pouze mate situace.

obchodní cíl je celkový úspěch, který vaše společnost doufá v dosažení v dlouhodobém horizontu-zvažte to „proč“ vaší organizace.“Cíle projektu fungují jako odrazový můstek ke splnění tohoto obchodního cíle-považujte to za „jak“ vaší organizace.“Například, pokud je vaším obchodním cílem je zvýšit povědomí o značce ve vašem trhu, dvě cílů projektu by mohlo být, aby produkovat vysoce kvalitní obsah blogu a využívat placené sociální média příspěvky na podporu nové publikum a řídit je zpět na vaše webové stránky.

Toto je běžný problém, který vidíme po celou dobu: musíte pochopit jak „jak“, tak „proč“ projektu redesignu vašeho webu, aby byl úspěšný. Směšováním nebo neschopnost jasně formulovat obchodní cíle a cíle projektu povede k agentuře partneři ztratí ze zřetele to, co jste doufal, že dosáhnout s vaší webové stránky redesign—a můžete se vsadit, že jejich návrhy budou veer široko daleko od své vize.

Řešení: Jasně definovat a odlišit své obchodní cíle a cíle projektu

To vám pomůže agentur jasně pochopit vaše dlouhodobé a krátkodobé cíle, a jak nejlépe pomoci vám jich dosáhnout. To může také pomoci agenturám rozhodnout, jak přidělit váš rozpočet, jaké metriky sledovat, a definovat skutečný úspěch ve vašem projektu. Jasněji formulovat své obchodní cíle a cíle projektu, tím větší je pravděpodobnost, budete dostávat vysoce kvalitní návrhy, které zahrnují pečlivě koncipované strategie.

mít“ jak “ přibitý dolů, ale ještě není zcela určil „proč“? Promluvte si s agenturami, i když stále pracujete na procesu RFP. Rádi pomůžeme.

problém #6: Neuvažovali jste o požadavcích na přístupnost webových stránek

, Pokud si myslíte: „Přístupnost webu? Nikdy jsem o tom neslyšel, “ nejsi sám.“. Příliš málo značek si je vědomo toho, co to znamená Nebo proč je to důležité. Přístupnost webu je o tom, že každý, kdo se chce zapojit do vašeho webu, je schopen tak učinit, a v roce 2018 je naplánováno, že bude právně vyžadováno pro všechna „místa veřejného ubytování“.

Pokud spustíte plně přepracovaný web, který není v souladu s pokyny pro přístupnost, hádejte co? Budete hledat další redesign později v tomto roce!

z tohoto důvodu doporučujeme, aby všechny projekty redesignu webových stránek dodržovaly pokyny pro přístupnost webových stránek stanovené WCAG 2.0. Jako obecné pravidlo, doporučujeme splnit úroveň AA, alespoň, ale to se může lišit v závislosti na vaší klientské základně nebo odvětví. To bude mít dopad na aspekty webových stránek, jako jsou velikosti textu, použití barev, pokyny pro hypertextový odkaz, a mobilní rozložení ubytování.

řešení: Zvažte, co přístupnost by mohla vypadat jako na své stránky

Práce s vaším legální nebo v souladu tým, aby viděli, co vaše požadavky stránkách organizace mohla plnit, a ujistěte se, že jasně, uveďte je ve vašem RFP takže agentur zůstat v mezích právních předpisů.

jako vždy je řešením catch-all mluvit s potenciálními agenturami. I když Nejsme právníci, můžeme poskytnout pokyny a informace o úvahách o přístupnosti a o tom, jak ovlivní rozsah vašeho projektu redesignu.

problém # 7: Nezahrnuli jste nic o vašich potřebách značky

i když vaše organizace hledá úplný redesign webových stránek, jedna věc, která by měla zůstat konzistentní, je vaše značka. Váš web by měl stále vypadat a cítit se, jako by patřil vám, ale být novou a vylepšenou verzí. Pokud jste hledá speciálně pro „rebrand“—což je daleko odlišná, než stránky „redesign“—vaše webové stránky by měly stále nesou podobné hlas, tón, mise, logo a barevné palety, aby bylo zajištěno, že je rozpoznatelný pro své stávající zákazníky. Pokud víte, že chcete začít znovu s novou značkou, ale vaše RFP nezmiňuje nic o značky, agentury, bude předpokládat, že vaše značka je pevná a nebude řešit to v jejich návrhy.

řešení: buďte jasní a podrobní o vašich potřebách značky

dejte jim co nejvíce. Pokud hledáte změny ve svém logu nebo firemní misi, vizi nebo hodnotách, skvělé! Ujasněte si to. Uveďte podrobnosti o tom, které prvky vaší značky chcete zachovat a které chcete vylepšit. Pokud vaše značka potřebuje pouze malé aktualizace, je v pořádku ponechat požadavky na značku ve stejném RFP. Pokud uvažujete o něco výraznější, jako je změna názvu vaší organizace, které by mělo být řešeno jako součást strategie značky iniciativu před přechodem na redesign webových stránek projektu.

ujistěte Se, že nechcete spojovat redesign webových stránek s rebrand a požádat o špatnou věc ve vašem RFP. Pokud nechcete rebrand, podělte se o své aktuální pokyny pro značku s potenciálními agenturami, aby měli šanci dozvědět se něco o vaší značce.

problém # 8: Snažíte se zabít příliš mnoho ptáků jedním kamenem

Řekněme, že hledáte agenturu, která vám pomůže s redesignem webových stránek, strategií značky a digitální marketingovou kampaní. Je jednodušší dát je všechny do jednoho RFP, že jo?

špatně.

Když dáte několik různých projektů s proměnnou cíle a harmonogramy v jediném RFP, lesk na příliš mnoho detailů, takže potenciálních partnerů agentury, aby učinily totéž. I když jste uvedli svůj rozpočet, kolik z toho by mělo být přiděleno na strategii značky? Kolik by mělo jít na váš nový web? Týká se časová osa pouze redesignu vašeho webu, nebo všechno? Jak plánujete měřit úspěšnost projektu?

Pokud agentura vám pomohl zahájit úspěšný nový web a budovat značku vy a vaši zákazníci milují, ale zaváhal v své digitální marketingové kampaně, které představují selhání celého projektu? Jde o to, rozsah vašeho RFP by měl být vždy postaven na tom, zda lze úspěch projektu jasně měřit. Tento přístup vám pomůže uvědomit si, když jste vytvořili RFP, který je příliš široký, příliš obecný nebo obsahuje odlišné metriky úspěchu.

řešení: zaměřte se na nejdůležitější projekt, prozatím

už slyšíme poplašné zvony, které znějí ve vaší hlavě, ale nebojte se. To je důležité pro úspěch vaší společnosti, takže neinvestujte čas, energii a zdroje do projektu, který je neúměrně široký nebo vágní-tak společnosti ztrácejí zájem a projekty se odkládají.

Použijte svůj RFP se zaměřit na jeden problém nebo iniciativu a spolupracovat s vaší agenturou partner upřednostnit a řešit jiné problémy, když to dává smysl, aby tak učinily. Začněte s problémy, které jsou kritické-tj. ty, které budou bránit vaši schopnost dosáhnout vašich obchodních cílů—a jít odtamtud. Správný partner agentury vám pomůže vytvořit seznam přání, jakmile se objeví nové iniciativy, a vypracovat plán jejich řešení.

Partnerství s agenturou práce směrem k vašich cílů projektu bude zlepšit vaše šance mít úspěšnou, efektivní projekty, které poskytují skutečnou hodnotu pro vaši organizaci a její zákazníky.

jste připraveni na Redesign vašeho webu?

jděte a napište tu žádost o návrh! Už ne tak velký a děsivý, že? Pokud z tohoto příspěvku neberete nic jiného, udělejte to takto: vaším primárním cílem při vytváření RFP je odstranit potřebu potenciálních agentur převzít cokoli. Zeptejte se nás. Získejte vysvětlení. Promluvme si.

okamžik, kdy agentura musí předpokládat, hádat nebo spekulovat o tom,co od nich hledáte, je okamžik, kdy je váš RFP odsouzen k zániku. Specifika jsou zde vaším nejlepším přítelem. Vezměte hádání hry z něj, a dát svůj RFP na cestě k úspěchu.

stále máte dotazy? Jsme tu, abychom vám pomohli.